Um 5.30 Uhr stehen die ersten kommissionierten Aufträge an der Rampe. Eine Baustelle kann erst ab neun Uhr annehmen, für einen Wärmeerzeuger wird eine Hebebühne benötigt und ein dringender Ersatzteilauftrag soll noch auf die bereits volle Nordtour. Wenn solche Informationen erst beim Fahrer oder auf einem Ausdruck zusammenkommen, wird aus Tourenplanung tägliche Improvisation.
Kurzantwort
Tourenplanung im SHK-Großhandel verbindet nur freigegebene Auftragspositionen mit Lieferorten, Zeitfenstern, Fahrzeugkapazitäten und der tatsächlichen Bereitstellung im Lager. Ein System kann passende Touren und Reihenfolgen vorschlagen. Die Disposition gibt den Plan frei, entscheidet über Zielkonflikte und erhält nach jedem Stopp einen belastbaren Status zurück. Baustellenzeitfenster, sperrige Ware, benötigte Fahrzeugausstattung, angemeldete Mitnahmen und kurzfristige Aufträge bleiben dabei sichtbar.
Tourenplanung im SHK-Großhandel: Was muss sie leisten?
Tourenplanung beantwortet mehr als die Frage nach der schnellsten Reihenfolge von Adressen. Sie legt fest, welche Aufträge gemeinsam fahren, welches Fahrzeug passt, wann die Ware bereit sein muss und was bei einer Abweichung geschieht. Für die Tagesbelieferung im SHK-Fachgroßhandel treffen dabei wiederkehrende Gebietstouren auf kurzfristige Baustellen- und Ersatzteilbedarfe.
Eine feste Rahmentour kann für bekannte Kunden, Liefertage und Regionen sinnvoll sein. Eine dynamische Planung reagiert zusätzlich auf die an diesem Tag freigegebenen Aufträge, Mengen, Zeitfenster und Fahrzeuge. In der Praxis braucht die Logistik häufig beides: einen stabilen Grundplan und einen kontrollierten Weg für Ausnahmen.
Die offizielle Dokumentation zur Transportverwaltung von Microsoft beschreibt Transportplanung auf Basis von Aufträgen oder daraus gebildeten Lieferungen sowie die Planung ausgehender Ladungen. Bei Routen mit mehreren Stopps werden unter anderem Kundenadressen, Lieferdaten, geplante Routen und die Kapazität der Ladungsvorlage berücksichtigt. Das ist keine Produktempfehlung, sondern zeigt zwei grundlegende Ebenen: Der Auftrag liefert den Bedarf, die Ladung und Route organisieren seine physische Auslieferung.
Welche Daten braucht eine ausführbare Auslieferungstour?
Ein Tourenplaner kann nur Restriktionen berücksichtigen, die strukturiert vorliegen. Eine Postleitzahl und ein Lieferdatum reichen für die SHK-Praxis nicht. Mindestens diese Datenbereiche müssen zusammengeführt werden:
| Datenbereich | Benötigte Angaben | Typischer SHK-Klärfall |
|---|---|---|
| Auftrag und Position | Auftrags-ID, Position, Menge, Lieferdatum, Priorität, Teilbelieferung | Eine fehlende Position soll die übrige Baustellenlieferung nicht blockieren |
| Lieferstelle | eindeutige Adresse, Ansprechpartner, Zeitfenster, Zufahrt, Abladeort | Die Baustellenadresse ist korrekt, die Zufahrt für den Lkw aber gesperrt |
| Ware | Gewicht, Volumen, Länge, Packstücke, besondere Lade- oder Transportvorgaben | Rohrbündel, Speicher oder Wärmeerzeuger benötigen besondere Lade- und Abladebedingungen |
| Fahrzeug | Nutzlast, Laderaum, Hebebühne, Kran, zulässige Einsatzgebiete | Das verfügbare Fahrzeug erfüllt die Gewichtsgrenze, besitzt aber nicht die nötige Ausstattung |
| Fahrer und Zeit | Schicht, Startort, verfügbare Fahrzeit, Qualifikation | Eine geplante Rückkehr kollidiert mit der verfügbaren Einsatzzeit |
| Lagerstatus | kommissioniert, vollständig, verpackt, an der Rampe, Ladefolge | Eine Tour ist gerechnet, zwei Sendungen sind zum Freigabezeitpunkt noch nicht bereit |
| Rückweg | Retouren, Leergut, Abholungen, Entsorgungs- oder Prüfbedarf | Beim Kunden stehen Paletten und eine angemeldete Retoure zur Mitnahme bereit |
Fehlt ein Wert, sollte das System nicht stillschweigend einen günstigen Standard annehmen. Es braucht einen sichtbaren Klärstatus, eine zuständige Person und eine Regel, ob der Auftrag ohne diese Angabe geplant werden darf.
Wo beginnt und endet die Tourenplanung?
Die Tourenplanung beginnt nicht bei jedem offenen Kundenauftrag. Zuerst muss feststehen, welche Menge zu welchem Termin tatsächlich zugesagt und für die Auslieferung freigegeben ist. Die vorgelagerte Lieferfähigkeitsprüfung verbindet dafür Bestand, Reservierungen, erwartete Zugänge und Logistikzeiten. Rückstände oder ungeklärte Positionen dürfen nicht unbemerkt in einer vermeintlich vollständigen Sendung landen.
Der operative Ablauf kann so aufgebaut werden:
- Planungsbestand festlegen: Nur freigegebene Auftragspositionen mit eindeutigem Lieferort und geplantem Versanddatum gelangen in den Tourenpool.
- Sendungen bilden: Positionen werden nach Empfänger, Baustelle, Zeitfenster und Teilbelieferungsregel zu einer physischen Sendung zusammengeführt.
- Restriktionen prüfen: Gewicht, Volumen, Länge, Fahrzeugausstattung, Zufahrt, Priorität und Mitnahmen werden gegen Fahrzeuge und Einsatzzeiten geprüft.
- Tourvorschlag erstellen: Stopps werden einer festen oder dynamischen Tour zugeordnet und in eine ausführbare Reihenfolge gebracht. Ungeplante Aufträge bleiben mit Grund sichtbar.
- Lager und Verladung abgleichen: Kommissionierstatus, Rampenkapazität und Ladefolge werden mit der geplanten Abfahrt synchronisiert. Die Ware für den letzten Stopp darf nicht den ersten Stopp blockieren.
- Tour verbindlich freigeben: Die Disposition bestätigt Fahrzeug, Fahrer, Stopps und Abfahrt. Spätere Änderungen erhalten Grund, Zeitpunkt und Verantwortlichen.
- Ausführung zurückmelden: Ankunft, Ablieferung, Teilmenge, Annahmeverweigerung, Retoure und Nachweis fließen je Stopp zurück.
Die Workbench für ausgehende Ladungen von Microsoft verwendet Ladungsvorlagen mit Maximalwerten für Gewicht und Volumen. Auch hier gilt das Prinzip unabhängig vom eingesetzten Produkt: Die Kapazitätsprüfung gehört vor die Freigabe, nicht erst an die Laderampe.
Wie stabil bleibt der Plan bei dringenden Aufträgen?
Eine Tour, die bis zur Abfahrt laufend neu gerechnet wird, kann im Lager mehr Unruhe als Nutzen erzeugen. Kommissionierfolge, Bereitstellfläche, Ladefolge und Fahrerunterlagen hängen an dem freigegebenen Stand. Deshalb braucht jede Niederlassung einen klaren Planungsschluss und einen definierten Freigabezeitpunkt.
Danach werden neue Aufträge nicht einfach in die nächstgelegene Tour geschoben. Die Disposition prüft mindestens vier Auswirkungen: Ist die Ware rechtzeitig bereit, passt sie physisch ins Fahrzeug, bleibt das Kundenzeitfenster erreichbar und welche bereits zugesagte Lieferung wird dadurch später? Erst dann wird umgeplant, eine zusätzliche Fahrt angelegt oder ein anderer Lieferweg vereinbart.
Dringlichkeit sollte dabei nicht als freies Textfeld wirken. Sinnvoll sind nachvollziehbare Gründe wie Anlagenstillstand, vereinbarter Baustellentermin, zugesagte Expressleistung oder Fehlerkorrektur. Wer eine freigegebene Tour ändert, dokumentiert Grund und Folge. So lässt sich später erkennen, ob Ausnahmen wirklich außergewöhnlich sind oder ein fehlender Prozess regelmäßig durch Sonderfahrten ausgeglichen wird.
Wie docken ERP, Lager und Fahrerstatus aneinander an?
Das ERP bleibt führend für Kunde, Auftrag, Artikel, zugesagte Menge und kaufmännischen Beleg. Das WMS oder die Lagerfunktion führt Kommissionierung, Packstücke und Bereitstellung. Eine Tourenplanung ordnet freigegebene Sendungen Fahrzeugen, Stopps und Reihenfolgen zu. Die Fahreranwendung meldet die Ausführung zurück. Beim Andocken an die bestehende Systemlandschaft dürfen daraus keine vier voneinander getrennten Wahrheiten entstehen.
Für die Verbindung braucht jeder Vorgang stabile Referenzen: Auftrags- und Positions-ID, Lieferungs- oder Sendungs-ID, Tour, Stopp, Fahrzeug sowie Status mit Zeitstempel. Änderungen werden als Ereignis übertragen, nicht durch unbemerkte Überschreibung. Ein neuer Liefertermin muss deshalb sowohl am Auftrag als auch am betroffenen Stopp nachvollziehbar sein.
Ebenso wichtig sind Rechte und Rückfallwege. Ein Planungssystem darf Auftrags- und Lagerdaten lesen und einen Tourvorschlag ablegen. Die verbindliche Freigabe liegt bei der Disposition. Fahrer dürfen Zustellung, Abweichung und Nachweis melden, aber nicht eigenständig Mengen gutschreiben oder Kundenkonditionen ändern. Fällt eine Verbindung aus, braucht die Schicht einen dokumentierten Notablauf und eine spätere kontrollierte Nachbuchung.
Welche Ausnahmen bleiben in der Hand der Disposition?
Die mathematisch kurze Route kann betrieblich falsch sein. Eine verantwortliche Person entscheidet weiterhin, wenn:
- eine Baustelle ihr Zeitfenster ändert oder keinen sicheren Abladepunkt bietet;
- nur ein Teil des Auftrags bereitsteht und der Kunde zwischen Teil- und Komplettlieferung wählen muss;
- sperrige Ware, Langgut oder ein schweres Gerät nicht zur vorgesehenen Fahrzeugausstattung passt;
- eine Retoure oder Abholung mehr Platz beansprucht als angekündigt;
- Krankheit, Fahrzeugausfall, Stau oder eine verspätete Kommissionierung den freigegebenen Plan verändert;
- Kundenpriorität, zugesagte Serviceleistung und wirtschaftliche Tourenbildung miteinander kollidieren.
Auch gesetzliche Einsatzgrenzen dürfen nicht zugunsten eines kürzeren Plans verschwinden. Soweit die einschlägigen Vorschriften den konkreten Einsatz erfassen, sind Lenkzeiten, Fahrtunterbrechungen und Ruhezeiten als harte Restriktionen zu behandeln. Die konsolidierte EU-Verordnung 561/2006 regelt diese Zeiten für die von ihr erfassten Straßenbeförderungen. Im nationalen Bereich bezieht die Fahrpersonalverordnung, § 1 bestimmte Güterfahrzeuge über 2,8 bis 3,5 Tonnen ein und nennt Ausnahmen. Stand dieser Einordnung ist der 4. September 2026. Welche Regel im eigenen Fuhrpark greift, muss fachlich geprüft werden.
Warum gehört der Zustellnachweis zurück in den Prozess?
Die Tour ist nicht mit dem Verlassen des Hofs abgeschlossen. Ohne Rückmeldung bleibt im Innendienst offen, ob vollständig geliefert, nur abgestellt, teilweise angenommen oder zurückgewiesen wurde. Ein bloßer Status „erledigt“ reicht für Reklamation, Rückstand und Abrechnung nicht.
GS1 Germany beschreibt den Abliefernachweis oder Proof of Delivery in der Prozess- und Lösungsskizze zum digitalen Lieferschein als Nachweis der ordnungsgemäßen Ablieferung. Der Empfänger quittiert die Auslieferung; eventuelle Mängel werden auf dem Nachweis vermerkt. Für die Tourensteuerung folgt daraus: Status, Zeitpunkt, Empfänger, tatsächlich übergebene Menge und Abweichung müssen dem richtigen Stopp und Beleg zugeordnet zurückkommen.
Diese Rückmeldung kann automatisch Folgeaufgaben anstoßen, sie darf die fachliche Entscheidung nicht vorwegnehmen. Eine Fehlmenge erzeugt einen Klärfall. Eine Annahmeverweigerung löst die Rückführung aus. Ob daraus Nachlieferung, Gutschrift oder Reklamation wird, entscheiden die zuständigen Bereiche anhand des ursprünglichen Auftrags und des dokumentierten Befunds.
Mit welchen Kennzahlen wird Tourenoptimierung messbar?
Kilometer allein zeigen nicht, ob die Tagesbelieferung besser funktioniert. Eine kürzere Tour kann mehr verspätete Stopps oder Sonderfahrten verursachen. Legen Sie deshalb vor einem Pilot Definition, Datenquelle und Verantwortlichen für wenige zusammenhängende Kennzahlen fest:
- Termintreue je Stopp: Anteil der bewertbaren Stopps, die innerhalb des zugesagten Zeitfensters abgeschlossen wurden;
- fehlgeschlagene Stopps: nicht oder nicht vollständig ausgeführte Zustellungen mit dokumentiertem Grund;
- Planstabilität: Änderungen an Stopps, Fahrzeug oder Reihenfolge nach der Tourfreigabe;
- Bereitstellungsgrad: freigegebene Sendungen, die zum geplanten Ladebeginn vollständig bereitstanden;
- Auslastung: genutzte Kapazität nach der jeweils begrenzenden Größe wie Gewicht, Volumen oder Ladefläche;
- Fahrleistung und Sonderfahrten: geplante und tatsächliche Gesamt- sowie Leerstrecke, Zahl zusätzlicher Fahrten und dokumentierter Anlass;
- Transportaufwand: zurechenbare Fahrzeug-, Personal- und Betriebskosten je ausgeliefertem Stopp oder Auftrag nach einer festgelegten Kostenlogik;
- Bearbeitungsaufwand: Zeit für Planung, Umplanung, telefonische Statusklärung und nachträgliche Korrektur;
- Rückmeldezeit: Zeit zwischen Ablieferung und verwertbarem Status im führenden System.
Für jede Quote muss der Nenner feststehen. Stornierte Aufträge, vom Kunden verschobene Zeitfenster und technisch nicht bewertbare Stopps dürfen nicht je nach gewünschtem Ergebnis ein- oder ausgeschlossen werden. Der wirtschaftliche Effekt ergibt sich erst aus den eigenen Ausgangswerten, den tatsächlichen Prozesskosten und der gemessenen Veränderung.
Wie sieht ein sinnvoller Pilot für eine Niederlassung aus?
Beginnen Sie mit einer Niederlassung, einem klaren Liefergebiet und einer wiederkehrenden Tour. Der Testbestand sollte nicht nur den Normalfall enthalten, sondern auch ein enges Baustellenzeitfenster, sperrige Ware, eine Teilmenge, eine Retoure und einen dringenden Auftrag. So zeigt sich, ob Regeln und Daten die echte Schicht tragen.
Zuerst dokumentiert die Logistik mehrere vergleichbare Betriebstage mit den heutigen Kennzahlen. Danach werden Pflichtdaten, Tourfreigabe, Änderungsregeln und Rückmeldestatus festgelegt. Ein Planungsvorschlag kann zunächst parallel zum bestehenden Ablauf laufen. Erst wenn Zuordnungen und Ausnahmen nachvollziehbar sind, wird ein begrenzter Teil der Touren damit freigegeben.
Für die Logistikleitung im Fachgroßhandel zählt am Ende ein belastbarer Tagesablauf: Die richtige Ware steht in passender Ladefolge bereit, der Fahrer kennt Stopps und Besonderheiten, der Innendienst sieht Abweichungen und die Disposition kann bewusst eingreifen. Wenn Sie einen solchen Pilot an einer realen Tour abgrenzen möchten, können wir den Ablauf, die vorhandenen Daten und die Schnittstellen in einem unverbindlichen Prozessgespräch gemeinsam prüfen.
Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel