KI & Automatisierung im Pharma-Großhandel
Engpass-Rückfragen, Sonderbestellungen, Retaxen. Automatisch erfasst, neben Ihrer MSV3-Strecke.
Der Großhandelszuschlag bewegt sich seit Jahren nicht, die Kosten schon. Genau deshalb darf der Innendienst seine Zeit nicht in der manuellen Bearbeitung von Sonderfällen verlieren, die neben der automatisierten Bestellstrecke auflaufen.
Tagesablauf einer Bestellung
- 01
Bestellung kommt rein
MSV3 aus der Apotheken-Warenwirtschaft, E-Mail (Sonderbestellungen, Hochpreiser), Telefon (Engpass-Rückfragen), Fax als Rückfallebene, Eingangsrechnungen und Lieferantenbelege.
- 02
KI liest und prüft
Artikel zugeordnet, Verfügbarkeit geprüft, Preis validiert.
- 03
Auftrag im ERP
Erfasst in Ihrem Warenwirtschaftssystem, ohne Doppelerfassung.
- 04
Innendienst prüft Ausnahmen
Nur Vorgänge, die wirklich Beratung brauchen.
Live testen
Sehen Sie die KI in Aktion
Unsere Live Demo erfasst Bestellungen und erstellt Angebote in Sekunden. Probieren Sie es direkt aus, mit echten Beispielen aus dem Großhandelsalltag.
Betreff: Bestellung Sanitär
---5x Spülkasten Geberit AP140
10x Eckventil 1/2" verchromt
Das kennen Sie
Wo dem Innendienst neben der MSV3-Strecke die Zeit fehlt
Das Tagesgeschäft läuft fast vollautomatisch über MSV3. Der Innendienst lebt von dem, was daneben hängenbleibt: Engpässe, Sonderbestellungen, Hochpreiser und Reklamationen. Genau diese Vorgänge kosten bei gedeckeltem Honorar die meiste Zeit und schlagen bei diesen Spannen sofort durch.
So bestellen Ihre Kunden
Lieferengpässe sind Tagesgeschäft, nicht Ausnahme
Kontingentierung, Rückfragen von Apotheken, Alternativen suchen, Verfügbarkeit prüfen. Jede Engpass-Rückfrage läuft per Telefon und E-Mail beim Innendienst auf und wird von Hand bearbeitet. Bei tausenden Artikeln im Engpassmanagement bindet das spürbar Kapazität, die für die eigentliche Beratung der Apotheke fehlt.
Sonderbestellungen und Hochpreiser von Hand
Was nicht sauber über MSV3 läuft, kommt per E-Mail oder Fax: Sonderbestellungen, Direktanforderungen, Hochpreiser. Jeder Vorgang wird einzeln erfasst, geprüft und in Ihrem ERP angelegt. Vier bis acht Minuten pro Vorgang, die bei diesen Margen kein Prozesspunkt hergibt.
Retaxen und Reklamationen binden Kapazität
Retax-Klärung, Reklamationen, Differenzen bei Lieferschein und Charge. Diese Sonderfälle laufen oft über Excel-Listen und E-Mail-Ordner neben Ihrem ERP. Erfahrungswissen steckt in einzelnen Köpfen, und wenn die in Rente gehen, geht es mit.
Was Conveso macht
Drei Hebel, die im Pharma-Tagesgeschäft sofort wirken
Die KI ersetzt Ihre MSV3-Strecke nicht und ersetzt auch keine Mitarbeitenden. Sie nimmt dem Innendienst die manuelle Bearbeitung der Sonderfälle ab, die neben der automatisierten Bestellstrecke auflaufen, und dockt dabei an Ihr bestehendes System an.
Sonderbestellungen automatisch erfassen
Anforderungen aus E-Mail, PDF und Fax werden erkannt, Artikel und PZN zugeordnet, auch bei Freitext oder unvollständigen Angaben. Verfügbarkeit wird geprüft, der Vorgang in Ihrem ERP angelegt. Ihr Innendienst sieht nur noch die echten Ausnahmen.
Engpass-Rückfragen vorsortiert
Eingehende Rückfragen zu Lieferengpässen werden erkannt, dem richtigen Artikel zugeordnet und mit Verfügbarkeit und Alternativen angereichert. Die Kontingentierung bleibt bei Ihnen, die Vorarbeit übernimmt die KI. Das verkürzt die Klärung spürbar.
Eingangsrechnungen ohne Handarbeit
Lieferanten- und Eingangsrechnungen in PDF, ZUGFeRD oder XRechnung werden ausgelesen, gegen Lieferschein und Bestellung geprüft und in Ihr ERP gebucht. E-Rechnungspflicht abgedeckt, ohne zusätzliche Stelle bei gedeckelten Spannen.
“Der Bestellprozess läuft bei uns fast vollautomatisch. Was den Innendienst auffrisst, sind die Engpass-Rückfragen und Sonderbestellungen daneben. Genau die laufen jetzt vorsortiert auf, das spart uns jeden Tag spürbar Zeit.
VertriebsleiterNRW
Nutzen je Rolle
Was die Entlastung für Ihr Team bedeutet
Geschäftsführung
Vollversorgungspflicht bei eingefrorenem Großhandelszuschlag heißt: jeder Prozesspunkt zählt. Wir holen Innendienst-Zeit aus den manuellen Sonderfällen zurück, ohne dass Sie Ihre bewährte Bestellstrecke anfassen. Erste Ergebnisse in 14 Tagen.
Einkauf
Engpassmanagement, Kontingentierung und Verfallssteuerung über tausende Artikel: Die KI sortiert Rückfragen vor und reichert sie mit Verfügbarkeit an, damit Sie schneller entscheiden, statt erst zu suchen.
Logistik
Dreimal täglich raus, lückenlose Kühlkette von 2 bis 8 Grad, kein Lieferschein darf fehlen. Wir entlasten die Belegverarbeitung rund um die Kommissionierung, GDP-konform und ohne Eingriff in die Tourenfrequenz.
IT
Wir docken an Ihr ERP an, nicht um. Ihre hochverfügbaren MSV3- und Securpharm-Strecken bleiben unberührt. Anbindung per Schnittstelle, Hosting in Deutschland, DSGVO-konform, kein Parallelbetrieb nötig.
So gehen wir vor
Vom Piloten zum laufenden Betrieb. Schritt für Schritt.
Prozessanalyse
Wir schauen uns Auftragserfassung, Disposition und Bestellkanäle im Detail an. Kein Fragebogen, sondern Verständnis vor Ort.
Pilot in 14 Tagen
Ein fokussierter Pilot, etwa die Auftragserfassung, zeigt in 14 Tagen, was möglich ist. Ohne Risiko für Ihr Tagesgeschäft.
ERP-Anbindung
Andocken an Ihr bestehendes Warenwirtschaftssystem. Parallelbetrieb und gründliche Tests vor dem Go-live.
Betrieb und Ausbau
Monitoring, laufende Anpassung, schrittweise Erweiterung. Partnerschaft, kein Einmalprojekt.
Warum Conveso
Wir verstehen Theke, Tour und dreistufigen Vertrieb
Kein Konzernapparat, keine Standardsoftware. Unsere Lösungen docken an Ihr bestehendes System an, statt es zu ersetzen.
Häufige Fragen
Was uns zuerst gefragt wird
Nein. Ihre MSV3-Strecke aus den Apotheken-Warenwirtschaften bleibt unberührt und hochverfügbar. Die KI setzt nur bei den Vorgängen an, die heute manuell laufen: Sonderbestellungen, Engpass-Rückfragen, Hochpreiser und Reklamationen aus E-Mail, PDF und Fax. Diese werden erkannt, Artikel und PZN zugeordnet, Verfügbarkeit geprüft und der Vorgang in Ihrem ERP angelegt. Nur echte Ausnahmen gehen an den Innendienst.
Ja, das ist der Normalfall. Wir docken an Ihr ERP oder Ihr Distributionssystem an, per Schnittstelle oder definiertem Datenaustausch, und lassen MSV3 und Securpharm unangetastet. Ein Systemwechsel ist nicht nötig. Wir docken an, nicht um.
Wir starten mit einem fokussierten Anwendungsfall, etwa der automatischen Erfassung von Sonderbestellungen. Erste Ergebnisse sehen Sie in 14 Tagen, ohne Risiko für Ihr Tagesgeschäft. Weitere Bereiche kommen iterativ dazu, ohne Unterbrechung der laufenden Strecken.
Ja. Die KI verarbeitet Belege und Rückfragen rund um die Auftragserfassung und greift nicht in die Verifizierung oder die Kühlkettendokumentation ein. Securpharm-Verifizierung, GDP-Temperaturführung und Chargen- und Verfallsführung laufen unverändert in Ihren bestehenden Prozessen weiter.
Ihr Ansprechpartner
Fynn Governatori
Geschäftsführer, Conveso
Kein Vertriebsteam, kein Callcenter. Ein Gespräch auf Augenhöhe, in dem wir prüfen, wo bei Ihnen der größte Hebel im Tagesgeschäft liegt.
Termin mit Fynn buchenErst sehen, dann reden
Der kürzeste Weg zur Entlastung
Testen Sie unsere KI mit echten Beispielen aus dem Tagesgeschäft. Kein Login, keine Datenspeicherung, Ergebnis in Sekunden. Wer lieber direkt reden will: Termin mit Fynn. Zwanzig Minuten, auf Augenhöhe, ohne Pitch.