Auftragsbestätigungen für Einkauf und Disposition
Abweichungen erkennen, bevor Wareneingang und Vertrieb davon erfahren.
Der Einkauf sollte nicht jede Bestätigung Zeile für Zeile vergleichen.
Ein geänderter Liefertermin, ein neuer Zuschlag oder eine Teilmenge fällt im Tagesgeschäft schnell zu spät auf. Dann suchen Einkauf, Disposition und Vertrieb denselben Vorgang aus verschiedenen Systemen zusammen.
Alle Lieferantenwege gemeinsam verarbeiten
EDI, E-Mail, PDF und Portalbelege laufen in denselben Vorgang. Unterschiedliche Formate ändern nichts am Bestellbezug und am weiteren Klärweg.
Jede Position mit der Bestellung vergleichen
Artikel, Einheit, Menge, Preis, Zuschlag und Termin werden direkt gegenübergestellt. Übereinstimmungen und Abweichungen sind klar voneinander getrennt.
Kritische Änderungen gezielt weitergeben
Jede Abweichung erhält einen Grund und eine Zuständigkeit. Einkauf, Disposition und Vertrieb sehen nur die Fälle, für die ihr Fachwissen gebraucht wird.
So bleibt der bestätigte Bestellstand im Tagesgeschäft aktuell.
Ihre Toleranzen und Zuständigkeiten bestimmen den Ablauf. Das ERP bleibt der verbindliche Ort für Bestellung, Termin und Bearbeitungsstand.
Bestätigungen gemeinsam annehmen
Wir führen EDI-Nachrichten, E-Mails, PDF-Dateien und Portalexporte zusammen. Lieferant, Eingangszeit und Originalbeleg bleiben erhalten.
Offene Bestellung eindeutig zuordnen
Bestellnummer, Lieferant und Positionsdaten verbinden die Bestätigung mit dem richtigen Vorgang in der Warenwirtschaft.
Werte und Toleranzen abgleichen
Menge, Einheit, Preis, Zuschlag und Termin werden Ihren Einkaufsregeln gegenübergestellt. Nur relevante Abweichungen gehen weiter.
Bestellstand und Beteiligte aktualisieren
Freigegebene Änderungen gehen zurück an das ERP. Kritische Termine und Teilmengen erreichen gleichzeitig die zuständigen Personen.
Was Ihr Einkauf mit jeder Bestätigung erhält.
Der Vorgang zeigt nicht nur, dass etwas abweicht. Er zeigt auch, welcher Wert betroffen ist und wer ihn klären kann.
Originalbeleg und Bestellung direkt verbunden.
Niemand muss die passende Bestellung anhand von Betreff, Ablage oder Lieferantennummer zusammensuchen.
Preis, Menge und Termin positionsgenau gegenübergestellt.
Bestellter und bestätigter Wert stehen nebeneinander. Auch Teilmengen, Zuschläge und Ersatzartikel bleiben sichtbar.
Jede Abweichung bei der richtigen Person.
Die zuständige Rolle erhält Beleg, Bestellbezug und betroffene Position in einem vollständigen Vorgang.
Freigegebene Änderungen zurück in die Warenwirtschaft.
Einkauf, Disposition und Vertrieb arbeiten danach mit demselben bestätigten Termin und derselben Menge.
Eine Auftragsbestätigung ist erst erledigt, wenn ihr Inhalt im Betrieb angekommen ist.
Ein abgelegtes PDF hilft weder der Disposition noch dem Vertrieb. Bestätigte Mengen und Termine gehören in den Bestellstand. Echte Abweichungen gehören direkt zu den Menschen, die sie lösen können.
Fragen, die wir im ersten Gespräch klären.
EDI-Nachrichten, E-Mails, PDF-Dateien und Exporte aus Lieferantenportalen können in einem gemeinsamen Eingang zusammenlaufen. Originalbeleg, Lieferant, Bestellbezug und Eingangszeit bleiben am Vorgang erhalten.
Ihr Einkauf legt die Grenzen nach Lieferant, Warengruppe, Wert oder Feld fest. Eine geringe Rundungsdifferenz kann anders behandelt werden als ein neuer Zuschlag oder eine deutlich geänderte Menge.
Teilmengen, neue Lieferfolgen und Ersatzartikel werden getrennt ausgewiesen. Disposition oder Einkauf entscheiden, ob die Änderung zum Bedarf, zum Bestand und zum Kundenversprechen passt.
Preisfragen gehen an den Einkauf, kritische Termine an Disposition oder Vertrieb und technische Ersatzartikel an die zuständige Fachperson. Beleg, Bestellung und betroffene Position sind bereits beigefügt.
Wir nutzen die vorhandenen Schnittstellen oder Dateiwege Ihrer Warenwirtschaft. Freigegebene Mengen, Preise und Termine werden dem Bestellvorgang zugeordnet. Rechte und Übergaben legt Ihre IT gemeinsam mit dem Einkauf fest.
Wie viele Bestätigungen vergleicht Ihr Einkauf noch von Hand?
Bringen Sie typische Lieferantenbelege und Ihre wichtigsten Toleranzen mit. Wir zeigen, wie daraus ein aktueller Bestellstand mit klaren Klärwegen wird.