EDI und API
Strukturierte Nachrichten können direkt auf Bestellbezug, Positionen und bestätigte Werte geprüft werden. Nachrichtentyp, Feldbelegung und Statuslogik werden je Lieferant dokumentiert.
Einkauf & Lieferantenkommunikation
Lieferantenauftragsbestätigungen prüfen: Abweichungen vor dem Wareneingang klären
Auftragsbestätigungen kommen per EDI, API, E-Mail, PDF oder Portal. Ihr Einkauf ordnet sie einer Bestellung zu, prüft jede Position und klärt Abweichungen. Conveso bereitet diesen Vergleich als prüfbaren Vorgang vor. Ihr Team behält Toleranzen, Zuständigkeiten und Freigaben in der Hand.
5 Kanäle
EDI, API, E-Mail, PDF und Portal
Positionsgenau
Artikel, Menge, Preis und Termin vergleichen
14 Tage
bis zur gemeinsamen Pilotauswertung
Originalbeleg und Bestellbezug bleiben erhaltenToleranzen folgen Ihren EinkaufsregelnAusnahmen gehen an die zuständige RolleERP-Update erst nach Schnittstellencheck und Freigabe
Eingangskanäle und Belegarten
Ein Prüfprozess für unterschiedliche Lieferantenwege
Der Kanal ändert sich, die fachliche Aufgabe bleibt: Bestellung finden, bestätigte Werte vergleichen und offene Punkte zustellen.
E-Mail und PDF
Betreff, Nachrichtentext und Anhänge werden gemeinsam betrachtet. Tabellen, Fließtext und unterschiedliche Lieferantenlayouts werden mit echten Belegen im Pilot getestet.
Lieferantenportal
Bei Portalbelegen prüfen wir den verfügbaren Export, Benachrichtigungen und zulässigen Abrufweg. Zugang, Berechtigung und Nutzung werden vor einer technischen Umsetzung geklärt.
Korrektur und Storno
Nachträgliche Bestätigungen, geänderte Termine und Stornierungen brauchen einen klaren Bezug zum vorherigen Stand. Versionen und Änderungen bleiben im Prüfprotokoll nachvollziehbar.
Vom Eingang bis zum ERP-Update
Sechs kontrollierte Schritte für Auftragsbestätigungen
Jeder Schritt erzeugt einen nachvollziehbaren Status. Ein unklarer Vorgang wird nicht still weitergereicht, sondern landet mit Kontext bei der zuständigen Person.
01
Eingang erfassen
Die Auftragsbestätigung wird mit Kanal, Lieferant, Zeitstempel und Originalbeleg aufgenommen. Anhänge und strukturierte Nutzdaten bleiben dem Vorgang zugeordnet.
02
Bestellung zuordnen
Bestellnummer und weitere Merkmale werden mit offenen Bestellungen verglichen. Mehrdeutige Treffer erscheinen als Vorschlag für den zuständigen Einkauf.
03
Positionen vergleichen
Artikel, Menge, Einheit, Preis, Zuschlag, Termin, Teilmenge und Ersatzartikel werden positionsgenau gegenübergestellt.
04
Toleranzen anwenden
Freigegebene Regeln unterscheiden passende Bestätigungen von prüfpflichtigen Abweichungen. Grenzwerte können je Lieferant, Warengruppe oder Feld variieren.
05
Ausnahmen zustellen
Preis-, Mengen- und Terminfragen gehen mit Beleg, Bestellbezug und Abweichung an die festgelegte Rolle. Der Mensch entscheidet über Annahme, Rückfrage oder Korrektur.
06
Update und Protokoll vorbereiten
Freigegebene Änderungen können über den geprüften Datenweg für das ERP aufbereitet werden. Originalwert, bestätigter Wert, Entscheidung und Übergabestatus bleiben dokumentiert.
Positionsvergleich
Die Felder, an denen Abweichungen sichtbar werden
Die Prüfung wird nicht auf einen Gesamtstatus verkürzt. Entscheidend ist, welcher Wert abweicht und welche fachliche Folge daraus entsteht.
Artikel und Ersatzartikel
Bestätigte Artikelnummer, Lieferantenartikel und angebotener Ersatz werden gegen Bestellung und freigegebene Stammdaten geprüft. Ein Ersatzartikel bleibt bis zur fachlichen Entscheidung offen.
Menge, Einheit und Teilmenge
Bestellmenge, bestätigte Menge, Verpackungseinheit und Teilbestätigung werden getrennt verglichen. So wird sichtbar, ob eine Differenz fachlich zulässig oder klärungsbedürftig ist.
Preis und Zuschlag
Positionspreis, Staffel, Fracht, Rohstoff- oder Mindermengenzuschlag können gegen Bestellung und hinterlegte Konditionen gestellt werden. Akzeptanzgrenzen werden nicht pauschal angenommen.
Termin und Lieferfolge
Wunschtermin, bestätigter Termin und mehrere Teillieferungen werden als eigener Prüfbereich behandelt. Kritische Abweichungen können an Disposition oder Kundenservice weitergegeben werden.
Toleranzen und Ausnahmen
Routine trennen, kritische Fälle gezielt vorlegen
Toleranzen werden mit Einkauf und Disposition festgelegt. Sie können nach Feld, Lieferant, Warengruppe, Standort oder Wert unterscheiden.
- Bestellnummer fehlt oder verweist auf mehrere offene Bestellungen
- Bestätigte Einheit passt nicht zur bestellten Verpackungseinheit
- Preis oder Zuschlag liegt außerhalb der freigegebenen Toleranz
- Liefertermin gefährdet Bestand, Projekttermin oder zugesagte Kundenlieferung
- Lieferant bestätigt nur eine Teilmenge oder mehrere Liefertermine
- Ersatzartikel benötigt technische oder kaufmännische Prüfung
ERP- und Datenweg
Ihre konkrete Systemlandschaft entscheidet über die Übergabe
Vor dem Pilot prüfen wir mit Einkauf und IT, wie Lieferantenbelege ankommen, wo Bestellungen gelesen werden und über welchen Weg ein freigegebener Wert zurückgegeben werden darf. Dazu gehören Feldzuordnung, Testdaten, Berechtigungen, Schreibschutz, Protokollierung und Rückfallweg.
Eine ERP-Anbindung ist deshalb kein pauschales Versprechen. Ausgangspunkt sind die verfügbaren Schnittstellen und Regeln Ihrer Installation. Einen Überblick zu diesem Vorgehen finden Sie auf unserer Seite zu Integrationen im Fachgroßhandel.
Prüfprotokoll je Vorgang
- Originalbeleg, Version und Eingangszeitpunkt
- Zugeordnete Bestellung und verglichene Position
- Bestellwert, bestätigter Wert und angewandte Toleranz
- Prüfhinweis, zuständige Rolle und Entscheidung
- Freigabezeitpunkt, ERP-Übergabe und Rückmeldung
Pilotauswertung
Nach 14 Tagen liegen Ihre eigenen Prüfdaten vor
Der Pilot bleibt auf ausgewählte Lieferanten, Belegvarianten und Bestellungen begrenzt. Er verändert den produktiven Einkauf nicht ohne Ihre Freigabe.
Ausgangswert
Belegvolumen, Eingangskanäle, manuelle Bearbeitungsschritte und typische Ausnahmearten werden für den abgegrenzten Pilot dokumentiert.
Prüfqualität
Zuordnung, erkannte Felder, Abweichungen und Korrekturen werden gegen die Entscheidungen Ihres Einkaufsteams geprüft.
Bearbeitungsaufwand
Wir vergleichen die dokumentierte Basiszeit mit dem Aufwand für Vorschlagsprüfung, Ausnahmen und notwendige Nacharbeit.
Freigabeentscheidung
Nach der Pilotauswertung legen Einkauf und IT fest, welche Schritte weiter getestet werden und ob ein produktiver Einsatz freigegeben wird.
Angrenzende Prozesse
Auftragsbestätigungen im gesamten Einkaufsablauf einordnen
Bestätigte Termine und Mengen wirken auf Disposition, Lieferantensteuerung und Rechnungsprüfung. Die passenden Prozessseiten führen diese Zusammenhänge weiter.
Häufige Fragen
Was Einkaufsleiter vor einem Pilot wissen möchten
Im Pilot prüfen wir Auftragsbestätigungen aus EDI, API, E-Mail, PDF und Lieferantenportalen. Je Kanal werden Formatvarianten, Pflichtfelder, Anhänge und die Zuordnung zur ursprünglichen Bestellung dokumentiert. Nicht lesbare oder unvollständige Belege bleiben als Ausnahme beim Einkauf.
Bestellnummer, Lieferant, Gesellschaft, Standort und Positionsdaten können für die Zuordnung herangezogen werden. Fehlt eine eindeutige Bestellnummer, entsteht ein Zuordnungsvorschlag mit sichtbaren Prüfhinweisen. Welche Merkmale ausreichen, wird mit Ihrem Einkauf festgelegt.
Der Vergleich kann Artikel, Menge, Einheit, Preis, Zuschlag, Liefertermin, Teilmenge und Ersatzartikel umfassen. Ihre Toleranzen bestimmen, welche Abweichung nur protokolliert wird und welcher Fall eine fachliche Freigabe oder Rückfrage beim Lieferanten braucht.
Die Zuständigkeit folgt Ihren Einkaufsregeln. Je nach Lieferant, Warengruppe, Wert, Abweichungsart oder Standort kann ein Vorgang dem operativen Einkauf, der Disposition oder einer budgetverantwortlichen Person vorgelegt werden. Das System trifft keine Freigabe außerhalb dieser Regeln.
Ein ERP-Update kommt erst nach einem projektspezifischen Schnittstellencheck infrage. Wir prüfen Datenfelder, Berechtigungen, Testzugang, Protokollierung und Rückfallweg Ihrer konkreten Installation. Produktive Schreibvorgänge erfolgen erst nach fachlicher und technischer Freigabe.
Nach 14 Tagen werten wir den abgegrenzten Pilot gemeinsam aus. Messpunkte können Zuordnungsqualität, Feldvollständigkeit, erkannte Abweichungen, Korrekturaufwand, Bearbeitungszeit und Anteil der Ausnahmen sein. Erst danach entscheiden Sie über einen produktiven Einsatz.
Prüfprozess einschätzen
Welche Auftragsbestätigungen binden Ihren Einkauf?
Bringen Sie einige typische Belegvarianten und Ihren heutigen Ablauf mit. Im Erstgespräch grenzen wir einen sinnvollen Pilot ab und klären, welche Prüf- und Freigabeschritte dazugehören.