RFQ und E-Mail
Anfragetext, Anhänge, Absender und gewünschter Termin werden als zusammengehöriger Vorgang aufbereitet. Fehlende Angaben bleiben sichtbar.
Vertrieb & Innendienst
Angebotserstellung automatisieren: Von der Anfrage zum freigegebenen Entwurf
Ein Kunde schickt ein Leistungsverzeichnis, eine Excel-Liste oder Freitext per E-Mail. Der Innendienst sucht Artikel, prüft Konditionen, kalkuliert die Marge und klärt den Liefertermin. Im Pilot bereiten wir genau diese Schritte als nachvollziehbaren Angebotsentwurf auf. Ihr Team entscheidet über Ausnahmen und Freigabe.
RFQ, E-Mail, PDF, Excel und FreitextLeistungsverzeichnisse als eigener PrüffallMarge und Ausnahmen bleiben sichtbarProduktiver Einsatz erst nach Freigabe
Eingangskanäle und Belegarten
Anfragen kommen nicht in einer einheitlichen Vorlage
Der Pilot trennt die Formate bewusst. So sehen Sie, welche Belegarten belastbar aufbereitet werden können und wo Ihr Innendienst weiter eingreifen muss.
PDF und Scan
Tabellen, Positionszeilen, Artikelangaben, Mengen und Einheiten werden mit Ihren Belegen getestet. Schlechte Scans und wechselnde Layouts sind eigene Prüffälle.
Excel und CSV
Spalten, Tabellenblätter und kundeneigene Vorlagen werden auf eine vereinbarte Angebotsstruktur abgebildet. Unbekannte Spalten werden nicht stillschweigend verworfen.
Freitext und Leistungsverzeichnis
Beschreibungen, Fabrikatsvorgaben, Ordnungszahlen und Alternativpositionen können als Zuordnungsvorschläge aufbereitet werden. Die fachliche Auswahl bleibt beim Innendienst.
Kontrollierter Ablauf
Sechs Schritte bis zum freigegebenen Angebotsentwurf
Jeder Schritt hat eine Datenquelle, eine Prüfregel und einen verantwortlichen Freigeber. Unklare Fälle werden nicht verdeckt weitergereicht.
Anfrage und Belegart erfassen
RFQ, E-Mail, PDF, Excel, Freitext oder Leistungsverzeichnis werden einem Vorgang zugeordnet. Kunde, Projektbezug, Frist und Anhänge bleiben gemeinsam nachvollziehbar.
Positionen strukturieren
Mengen, Einheiten, Beschreibungen, gewünschte Fabrikate und Ordnungszahlen werden ausgelesen. Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden als Rückfrage markiert.
Artikel zuordnen
Artikelnummern, Kundenbezeichnungen, Herstellerangaben und freigegebene Vergleichsdaten liefern Kandidaten. Mehrdeutige Treffer gehen in die fachliche Prüfung.
Konditionen und Kalkulation prüfen
Preisquelle, Kundenkondition, Staffel, Zuschlag und Rabatt werden nach den vereinbarten Regeln als Kalkulationsentwurf zusammengeführt.
Marge, Alternative und Termin klären
Margengrenzen, Ersatzartikel, Verfügbarkeit und Liefertermin werden gegen die freigegebenen Quellen geprüft. Auffälligkeiten bleiben als Ausnahmen sichtbar.
Freigeben und übergeben
Der Innendienst prüft den vollständigen Entwurf. Erst danach kann der Vorgang über den getesteten Datenweg an ERP oder CRM übergeben werden.
Menschliche Freigaben
Ausnahmen gehören dorthin, wo das Fachwissen sitzt
Ihr Team kennt Kundenbeziehungen, Projektpreise und technische Alternativen. Die Automatisierung bereitet vor und zeigt die Entscheidungsgrundlage.
Artikel nicht eindeutig
Mehrere passende Artikel, veraltete Nummern oder fehlende Einheiten erfordern eine fachliche Entscheidung.
Kondition nicht belastbar
Abgelaufene Vereinbarungen, Sonderpreise oder widersprüchliche Preisquellen werden nicht automatisch übernommen.
Marge außerhalb der Regel
Unterschrittene Margengrenzen oder ungewöhnliche Zuschläge werden mit Datenquelle und Rechenweg zur Freigabe vorgelegt.
Liefertermin offen
Fehlende Bestände, unklare Beschaffungszeiten oder nicht aktuelle Lieferdaten bleiben als Rückfrage im Vorgang.
ERP und CRM
Der Datenweg wird für Ihre Installation geprüft
Wir sagen nicht pauschal zu, dass eine Schnittstelle passt. Zuerst klären wir Quellen, Felder, Rechte, Testumgebung und Rückfallweg mit Ihrer IT.
Mehr zum Vorgehen finden Sie auf der Seite ERP-Integrationen.
- Eingang
- Postfach, Dateiablage, Portalexport oder ein anderer vereinbarter Eingang
- Stammdaten
- Artikel, Kunden, Konditionen, Einheiten und freigegebene Alternativen
- Prüfung
- Pflichtfelder, Zuordnungsregeln, Margengrenzen und fachliche Ausnahmen
- Übergabe
- Angebotsentwurf an ERP oder CRM über einen zuvor getesteten Zugang
- Kontrolle
- Berechtigungen, Änderungsprotokoll, Freigabeschritte und Rückfallweg
Pilotauswertung
Nach 14 Tagen liegen Messwerte statt Annahmen vor
Die Auswertung zeigt, bei welchen Anfragearten die Vorbereitung trägt und welche Fälle weiterhin Fachwissen benötigen. Daraus entsteht die Entscheidungsvorlage für den nächsten Schritt.
- Bearbeitungszeit je Anfrageart vor und im Pilot
- Anteil eindeutig zugeordneter und korrigierter Positionen
- Offene Rückfragen zu Menge, Einheit, Artikel oder Termin
- Ausnahmen bei Konditionen, Kalkulation und Marge
- Manuelle Prüfschritte bis zum freigegebenen Angebotsentwurf
Eine Freigabe für den produktiven Einsatz erfolgt erst, wenn Qualität, Ausnahmen, Verantwortlichkeiten und Datenweg gemeinsam abgenommen wurden.
Verwandte Prozesse
Angebot, Auftrag und Preis gehören zusammen
Je nach Engpass kann der Pilot an der Anfrage beginnen oder mit einem angrenzenden Prozess verbunden werden.
Häufige Fragen
Was Vertriebsleitung und IT vor einem Pilot klären
Leistungsverzeichnisse, Excel-Dateien und umfangreiche PDF-Anfragen können im Pilot als eigene Belegarten geprüft werden. Tabellenaufbau, Positionslogik, Einheiten und Begleittexte unterscheiden sich je Kunde. Deshalb testen wir die Erkennung mit Ihren Unterlagen und halten offene Positionen für die fachliche Bearbeitung sichtbar.
Für Freitext, Kundenartikelnummern, Herstellerangaben und frühere Bestellungen können Zuordnungsvorschläge aus Ihren freigegebenen Datenquellen erstellt werden. Mehrdeutige Treffer, fehlende Einheiten und nicht gefundene Artikel landen in einer Ausnahmeliste. Ihr Innendienst bestätigt oder korrigiert die Zuordnung.
Das bleibt bei Ihrem Fachteam. Hinterlegte Preisquellen, Kundenkonditionen, Staffelungen und Margenregeln können als Kalkulationsgrundlage geprüft werden. Abweichungen und unterschrittene Margengrenzen werden markiert. Ein Angebot wird erst nach der vereinbarten Freigabe weitergegeben.
Alternative Artikel und Liefertermine können nur aus den zuvor festgelegten Datenquellen vorgeschlagen werden. Wir prüfen Verfügbarkeit, Aktualisierungszeitpunkt und fachliche Regeln je Installation. Unklare oder nicht belastbare Angaben bleiben als Prüfhinweis sichtbar.
Das klären wir für Ihre konkrete Systemlandschaft. Vor dem Pilot dokumentieren wir verfügbare Zugänge, führende Datenquellen, benötigte Felder, Berechtigungen und Rückfallweg. Erst nach technischem Test und fachlicher Freigabe wird ein Übergabeweg eingerichtet.
Die 14 Tage bezeichnen die Auswertung eines klar abgegrenzten Piloten mit ausgewählten Anfragearten. Wir vergleichen Ausgangsaufwand, Treffer, Korrekturen und Ausnahmen. Der Pilot läuft kontrolliert neben Ihrem Tagesgeschäft. Eine produktive Nutzung erfolgt erst nach Ihrer Freigabe.
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Zeigen Sie uns eine typische Anfrage
Wir grenzen Belegarten, Prüfschritte, Datenquellen und Freigaben gemeinsam ab. Danach können Sie entscheiden, ob ein Pilot für Ihren Innendienst sinnvoll ist.