KI & Automatisierung im Schmierstoff- und Mineralölhandel
Abruf- und Rahmenaufträge, Gebinde und Gefahrgut. Automatisch im ERP.
Bio- und Hochleistungsöle, schwankende Grundölpreise, strengere Gefahrstoffvorgaben: Während der Markt komplexer wird, geht im Innendienst ein halber Tag für Rückfragen zu Gebindegrößen und Lieferterminen drauf. Genau hier setzen wir an.
Tagesablauf einer Bestellung
- 01
Bestellung kommt rein
Telefon, E-Mail, Außendienst, B2B-Webshop, EDI / E-Procurement, Theke / Werkstatt.
- 02
KI liest und prüft
Artikel zugeordnet, Verfügbarkeit geprüft, Preis validiert.
- 03
Auftrag im ERP
Erfasst in Ihrem Warenwirtschaftssystem, ohne Doppelerfassung.
- 04
Innendienst prüft Ausnahmen
Nur Vorgänge, die wirklich Beratung brauchen.
Live testen
Sehen Sie die KI in Aktion
Unsere Live Demo erfasst Bestellungen und erstellt Angebote in Sekunden. Probieren Sie es direkt aus, mit echten Beispielen aus dem Großhandelsalltag.
Betreff: Bestellung Sanitär
---5x Spülkasten Geberit AP140
10x Eckventil 1/2" verchromt
Das kennen Sie
Wo der Innendienst zwischen Gebinde, Gefahrgut und Tagespreis aufgerieben wird
Das Geschäft lebt von Anwendungswissen, nicht von Litern. Aber jeder Auftrag ist dokumentationslastig: Gebinde umrechnen, das aktuelle SDB heraussuchen, die Charge zuordnen, ADR sauber abbilden. Die Routine frisst die Zeit, die für die Beratung am Kunden gedacht war.
So bestellen Ihre Kunden
Gebindegrößen und Mengeneinheiten von Hand umgerechnet
Fass, IBC, Kanister, dazu Pfand und Mehrweg: Halbe Tage gehen für Rückfragen zu Gebinden und Lieferterminen drauf. Wer Liter, Kilogramm und Stückgebinde im Kopf umrechnet und per Copy-Paste ins System überträgt, produziert Fehlerquellen statt Marge.
Abruf- und Rahmenaufträge manuell erfasst
Wiederkehrende Abrufe aus E-Mail und Telefon sind das tägliche Brot. Jeder Abruf wird einzeln aus dem Rahmenvertrag herausgesucht und von Hand getippt. Vier bis acht Minuten pro Vorgang, die der Innendienst nicht für technische Beratung nutzen kann.
Gefahrgut und Doku an jedem Auftrag
ADR-Abwicklung, Sicherheitsdatenblatt und Chargen- plus MHD-Verwaltung hängen an jeder Position. Passt die Freigabe nicht zur Charge oder fehlt das aktuelle SDB, steht die Lieferung. Diese Dokumentation darf nicht im Medienbruch zwischen Postfach und ERP hängen bleiben.
Was Conveso macht
Vier Hebel, die im Schmierstoff-Tagesgeschäft sofort wirken
Wir docken an Ihr ERP an, statt es zu ersetzen. Die KI liest Bestellungen, ordnet Artikel und Gebinde zu und übergibt nur Ausnahmen an Ihren Innendienst. Dokumentation und Gefahrstoffmerkmale laufen mit, kein Parallelsystem nötig.
Auftrags- und Abruferfassung
Abruf- und Rahmenaufträge aus E-Mail, PDF und Webshop werden automatisch erkannt, dem richtigen Rahmenvertrag zugeordnet und ins ERP übertragen. Auch bei Freitext, Handelsnamen oder OEM-Freigaben. Ihr Innendienst sieht nur noch die Vorgänge, die wirklich Beratung brauchen.
Gebinde- und Mengenumrechnung
Liter, Kilogramm und Gebindeeinheiten (Fass, IBC, Kanister) werden automatisch umgerechnet und korrekt mit Pfand- und Mehrweginformation angelegt. Schluss mit dem Kopfrechnen, das den Auftrag verzögert und Fehler erzeugt.
Gefahrgut- und SDB-Zuordnung
Gefahrstoffmerkmale, ADR-Daten und das passende Sicherheitsdatenblatt werden zur Position und zur Charge mitgeführt. Die KI prüft, ob Freigabe, SDB und Charge zusammenpassen, und meldet die Ausnahme, bevor die Lieferung steht.
Rechnungsverarbeitung
Eingehende Rechnungen in PDF, ZUGFeRD oder XRechnung werden ausgelesen, gegen Auftrag und Gebindemenge validiert und ins ERP gebucht. Die E-Rechnungspflicht ist abgedeckt, ohne zusätzliche Stelle.
“Der halbe Tag ging für Rückfragen zu Gebindegrößen und Lieferterminen drauf. Seit die Abrufaufträge automatisch ins System laufen, hat mein Team wieder Zeit für die technische Beratung, für die uns die Kunden eigentlich anrufen.
Vertriebsleiter InnendienstNRW
Nutzen je Rolle
Was die Entlastung für Ihr Team bedeutet
Geschäftsführung
Sie verkaufen Anwendungswissen, nicht nur Liter. Die KI nimmt dem Innendienst die Routine ab und hält die Leute frei für Beratung und Kundenbindung. Erste Ergebnisse sehen Sie in 14 Tagen, ohne Risiko fürs Tagesgeschäft.
Einkauf
Freigaben, aktuelle SDB und Chargen laufen sauber mit jedem Auftrag mit. Weniger manuelles Nachhalten bei Lieferanten- und Chargenmanagement, mehr Überblick über Verfügbarkeit von Spezialprodukten und Grundölen.
Logistik
Gebinde, Pfand und Gefahrgutdaten stehen korrekt am Auftrag, bevor verladen wird. Das erleichtert ADR-konforme Verladung, Tourenplanung und die saubere Rückführung von Leergebinden.
IT
Wir docken an Ihre bestehende Branchensoftware an, kein Systemwechsel. Komplexe Artikelstammdaten mit Gefahrstoffmerkmalen und Gebinde-Einheiten bleiben Ihre Quelle, wir lesen und schreiben sauber per Schnittstelle. Hosting in Deutschland, DSGVO-konform.
So gehen wir vor
Vom Piloten zum laufenden Betrieb. Schritt für Schritt.
Prozessanalyse
Wir schauen uns Auftragserfassung, Disposition und Bestellkanäle im Detail an. Kein Fragebogen, sondern Verständnis vor Ort.
Pilot in 14 Tagen
Ein fokussierter Pilot, etwa die Auftragserfassung, zeigt in 14 Tagen, was möglich ist. Ohne Risiko für Ihr Tagesgeschäft.
ERP-Anbindung
Andocken an Ihr bestehendes Warenwirtschaftssystem. Parallelbetrieb und gründliche Tests vor dem Go-live.
Betrieb und Ausbau
Monitoring, laufende Anpassung, schrittweise Erweiterung. Partnerschaft, kein Einmalprojekt.
Warum Conveso
Wir verstehen Theke, Tour und dreistufigen Vertrieb
Kein Konzernapparat, keine Standardsoftware. Unsere Lösungen docken an Ihr bestehendes System an, statt es zu ersetzen.
Häufige Fragen
Was uns zuerst gefragt wird
Eingehende Bestellungen und Abrufe aus E-Mail, PDF und Webshop werden automatisch erkannt. Artikel und Gebinde werden zugeordnet, auch bei Handelsnamen, OEM-Freigaben oder Freitext, Mengeneinheiten werden umgerechnet und der Auftrag im ERP angelegt. Nur Ausnahmen gehen an den Innendienst. Entlastung pro Auftrag: vier bis acht Minuten.
Gefahrstoffmerkmale, ADR-Daten und das passende SDB werden zur Position und zur Charge mitgeführt. Das System prüft, ob Freigabe, Charge und aktuelles Sicherheitsdatenblatt zusammenpassen, und meldet Abweichungen, bevor die Lieferung anläuft. So bleibt die Dokumentation nicht im Medienbruch zwischen Postfach und ERP hängen.
Ja, das ist der Normalfall. Wir docken per Schnittstelle, direktem Datenbankzugriff oder vorhandenen Importwegen an Ihr Warenwirtschaftssystem an, inklusive Gefahrstoff- und Gebindeverwaltung. Ein Wechsel Ihrer Branchensoftware ist nicht nötig, wir docken an, nicht um. Hosting in Deutschland, DSGVO-konform.
Wir arbeiten iterativ: Ein fokussierter Pilot, etwa die automatische Erfassung von Abrufaufträgen, zeigt erste Ergebnisse in 14 Tagen, ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts. Der Aufwand richtet sich nach Umfang und Anbindungstiefe, ein fokussiertes Modul startet bewusst überschaubar. Den passenden Zuschnitt klären wir im Gespräch.
Ihr Ansprechpartner
Fynn Governatori
Geschäftsführer, Conveso
Kein Vertriebsteam, kein Callcenter. Ein Gespräch auf Augenhöhe, in dem wir prüfen, wo bei Ihnen der größte Hebel im Tagesgeschäft liegt.
Termin mit Fynn buchenErst sehen, dann reden
Der kürzeste Weg zur Entlastung
Testen Sie unsere KI mit echten Beispielen aus dem Tagesgeschäft. Kein Login, keine Datenspeicherung, Ergebnis in Sekunden. Wer lieber direkt reden will: Termin mit Fynn. Zwanzig Minuten, auf Augenhöhe, ohne Pitch.