Rechnungsstellung
Vom ERP-Datensatz zur geprüften Rechnung
Rechnungen werden aus den führenden ERP-Daten vorbereitet, gegen definierte Regeln geprüft und im vereinbarten Format versendet. ZUGFeRD und XRechnung lassen sich in den Ablauf einbeziehen. Fachliche und steuerliche Ausnahmen bleiben in Prüfung.
Herausforderung
Warum manuelle Rechnungsstellung bremst
Im Fachgroßhandel bindet jede manuelle Prüfung und Korrektur Arbeitszeit. Dazu kommen gesetzliche und technische Anforderungen an elektronische Rechnungsformate.
Manuelle Prüfung bei jeder Rechnung
Positionen abgleichen, Konditionen prüfen, Steuersätze kontrollieren. Bei komplexen Aufträgen mit Teillieferungen, Rabatten und Sonderkonditionen ein zeitfressender Vorgang.
E-Rechnungspflicht ab 2025
Die Übergangsregeln für inländische B2B-Umsätze unterscheiden zwischen Empfang und Ausstellung. Ihr konkreter Ablauf muss Format, Archivierung und die jeweils geltende steuerliche Regel zusammenführen.
Verzögerter Geldeingang
Jeder Tag Verzögerung bei der Rechnungsstellung ist ein Tag weniger Liquidität. Wenn Rechnungen erst Tage nach der Lieferung rausgehen, verschiebt sich der gesamte Zahlungseingang.
Lösung
So wird automatisierte Rechnungsstellung im Pilot geprüft
Im Pilot werden aus freigegebenen ERP-Daten Rechnungsentwürfe vorbereitet. Positionen, Konditionen, Steuerregeln, Empfänger und Versandformat bleiben bis zur fachlichen Freigabe prüfbar.
Rechnungsentwurf aus ERP-Daten
Nach der verbuchten Lieferung kann das System Positionen, Mengen, Preise und Konditionen aus dem ERP in einen Rechnungsentwurf übernehmen. Ihr Team prüft den Entwurf vor der Freigabe.
Formatkonform versenden
ZUGFeRD, XRechnung, Peppol oder PDF werden nach Empfänger, Geschäftsvorfall und geltender Regel behandelt. Das konkrete Format und der Versandweg werden vorab festgelegt.
Plausibilitätsprüfung vor Versand
Im Pilot vergleicht das System Mengen, Preise und Konditionen mit dem Auftrag und markiert Abweichungen. Der Versand erfolgt erst nach den vereinbarten Prüf- und Freigaberegeln.
ERP-Übergabe nach Freigabe
Freigegebene Rechnungsdaten können an offene Posten, Steuerlogik und Kundenkonto im ERP übergeben werden. Unklare oder abweichende Fälle werden nicht ungeprüft verbucht.
Kennzahlen
Was Sie erwarten können
Basiszeit
Bearbeitungszeit je Rechnung vor dem Pilot messen
Ausnahmen
Abweichungen und Korrekturen getrennt erfassen
Formate
Empfänger- und Versandregeln dokumentieren
14 Tage
fokussiertes Pilotprojekt mit Ihren Belegen
Ablauf
In drei Schritten zur automatisierten Rechnungsstellung
Wir prüfen den Integrationsweg zu Ihrem bestehenden ERP und bereiten den Rechnungsprozess schrittweise mit fachlichen Freigaben vor.
ERP-Analyse und Formatanforderungen
Wir erfassen, wie Ihre Rechnungen heute erstellt werden, welche Formate Ihre Kunden erwarten und wo der größte manuelle Aufwand steckt.
Anbindung und Testphase
Die Lösung wird an Ihr ERP angebunden. In der Testphase laufen echte Rechnungen parallel, bis Formate, Inhalte und Zustellwege sauber funktionieren.
Produktiver Betrieb
Nach fachlicher Freigabe werden die vereinbarten Vorgänge in den produktiven Ablauf übernommen. Ihr Team bearbeitet Sonderfälle und prüft die im Pilot festgelegten Kennzahlen weiter.
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Prozesse, die hier direkt anschließen
Gespräch statt Verkaufspitch
Wie viele Rechnungen erstellt Ihr Team noch von Hand?
In einem unverbindlichen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie automatisierte Rechnungsstellung an Ihr ERP andockt und welche Ausgangswerte für einen belastbaren Pilot nötig sind.