Rechnungen am Liefertag versenden, ohne jede Position nachzuarbeiten
Wo die Rechnungsstellung im Tagesgeschäft unnötig Zeit verliert
Viele Rechnungen sind Routine. Trotzdem müssen Mitarbeitende Daten zusammensuchen, Konditionen vergleichen und das richtige Format auswählen. Das verzögert den Versand und damit auch den Zahlungseingang.
Teillieferungen erzeugen Nacharbeit
Gelieferte Mengen, Rückstände und bereits berechnete Positionen müssen zusammenpassen. Fehlt der Überblick, wandert der Vorgang zwischen Lager, Innendienst und Buchhaltung hin und her.
Sonderkonditionen müssen stimmen
Kundenpreise, Staffelrabatte, Frachtkosten und Projektkonditionen liegen oft an unterschiedlichen Stellen. Jede Rückfrage kostet Zeit und hält die Rechnung auf.
Späte Rechnungen binden Liquidität
Wenn fertige Lieferungen erst Tage später berechnet werden, beginnt auch das Zahlungsziel später. Multiplizieren Sie Ihr tägliches Rechnungsvolumen mit den Tagen, die heute zwischen Lieferung und Rechnungsversand liegen. Genau dieser Betrag steht so lange nicht auf Ihrem Konto.
Aus Lieferung und Konditionen wird eine versandfertige Rechnung
Der Ablauf übernimmt vollständige Daten aus der Warenwirtschaft, wendet Ihre Rechnungsregeln an und stellt das passende Format bereit. Nur bei fehlenden oder widersprüchlichen Angaben geht der Vorgang an die zuständige Person.
Ohne Abtippen
Daten aus Auftrag und Lieferung übernehmen
Positionen, Mengen, Preise und Lieferstatus kommen direkt aus der Warenwirtschaft. Bereits berechnete Mengen und offene Rückstände bleiben dabei klar getrennt.
Passendes Format
Das richtige Rechnungsformat wählen
XRechnung, ZUGFeRD oder PDF werden passend zum Empfänger und Geschäftsvorfall erstellt. Kundenanforderungen und Versandwege sind fest im Ablauf hinterlegt.
Klare Fälle
Abweichungen vor dem Versand klären
Fehlende Bestellnummern, ungeklärte Konditionen oder abweichende Mengen landen gesammelt bei der richtigen Stelle. Routinefälle bleiben davon unberührt.
Ein Ablauf
Versand und Buchung zusammenführen
Nach der Freigabe gehen Rechnung, Versandstatus und offener Posten in einem Zug an die vorgesehenen Systeme. Die Buchhaltung sieht sofort, was erledigt ist.
Daran erkennen Sie einen schnelleren Rechnungsweg
Entscheidend ist nicht die Zahl erzeugter Dateien. Entscheidend sind weniger Nacharbeit, ein früherer Versand und weniger Rückfragen aus Buchhaltung und Kundenservice.
Minuten
Bearbeitungszeit je Rechnung
Anteil
Rechnungen ohne manuelle Korrektur
Tage
Zeit von Lieferung bis Rechnungsversand
Quote
Rückläufer und Kundenrückfragen
So kommt die Rechnungsstellung in den Arbeitsalltag
Wir beginnen dort, wo heute die meiste Nacharbeit entsteht, und richten den Ablauf an Ihrer Warenwirtschaft, Ihren Kundenformaten und Ihren Zuständigkeiten aus.
Rechnungsweg und Sonderfälle aufnehmen
Gemeinsam klären wir, wann eine Lieferung berechnet werden darf, welche Konditionen gelten und bei welchen Abweichungen die Buchhaltung oder der Innendienst übernimmt.
Warenwirtschaft und Formate verbinden
Wir binden die benötigten Daten an und bilden Ihre Regeln für XRechnung, ZUGFeRD und PDF ab. Bestehende Kundenanforderungen bleiben erhalten.
Routinefälle in den Tagesablauf übernehmen
Ihr Team arbeitet mit einer klaren Liste für offene Sonderfälle. Sobald der Ablauf sitzt, können weitere Rechnungstypen und Empfänger hinzukommen.
Prozesse, die hier direkt anschließen
Wie schnell geht Ihre Rechnung nach der Lieferung raus?
Wir schauen gemeinsam auf Ihren heutigen Rechnungsweg und zeigen, an welcher Stelle Ihr Team am meisten Zeit verliert. Danach wissen Sie, welche Daten und Regeln für eine schnellere Abwicklung gebraucht werden.