KI & Automatisierung im Fachgroßhandel für Reinigung und Hygiene
Vollsortimenter für Reinigung und Hygiene: Objektlisten und Wiederholbestellungen automatisch im ERP
Steigende Tariflöhne setzen Ihre Reinigungskunden unter Kostendruck, gleichzeitig kommen Verbrauchsbestellungen täglich per Mail, Liste und Telefon herein. Wir nehmen Ihrem Innendienst die Tipparbeit ab, ohne Ihr Warenwirtschaftssystem anzufassen.
Tagesablauf einer Bestellung
- 01
Bestellung kommt rein
Webshop und B2B-Portal, E-Mail mit Objektliste, Telefon, Daueraufträge und Lieferpläne, E-Procurement bei Kliniken und Industrie, Außendienst und Theke.
- 02
KI liest und prüft
Artikel zugeordnet, Verfügbarkeit geprüft, Preis validiert.
- 03
Auftrag im ERP
Erfasst in Ihrem Warenwirtschaftssystem, ohne Doppelerfassung.
- 04
Innendienst prüft Ausnahmen
Nur Vorgänge, die wirklich Beratung brauchen.
Live testen
Sehen Sie die KI in Aktion
Unsere Live Demo erfasst Bestellungen und erstellt Angebote in Sekunden. Probieren Sie es direkt aus, mit echten Beispielen aus dem Großhandelsalltag.
Betreff: Bestellung Sanitär
---5x Spülkasten Geberit AP140
10x Eckventil 1/2" verchromt
Das kennen Sie
Wo dem Innendienst bei diesen Margen die Zeit fehlt
Hohe Bestellfrequenz, viele Klein- und Wiederholbestellungen, dünne Margen. Beim Verbrauchsmaterial entscheidet jeder manuelle Schritt darüber, ob im Innendienst etwas liegen bleibt. Genau hier setzen wir an.
So bestellen Ihre Kunden
Jede Objektliste wird von Hand abgetippt
Viele Kunden mailen einfach ihre Liste oder bestellen telefonisch: Sanitärreiniger, Mikrofasertücher, Wischmopp, Spender, dazu die Papierware. Freitext, alte Bezeichnungen, gemischte Mengen. Ihr Team überträgt das Position für Position ins ERP. Vier bis acht Minuten pro Vorgang, die für Beratung und Dosier-Empfehlung fehlen.
Wiederholbestellungen ohne Ende, Marge am Limit
Reinigungsdienstleister bestellen Verbrauchsmaterial in kurzen Abständen, oft dieselbe Liste, nur die Menge ändert sich. Bei niedrigen Stückmargen frisst die manuelle Erfassung das Ergebnis. Jeder Kleinauftrag verursacht denselben Aufwand wie ein großer.
Objektpreise, Staffeln und Daueraufträge sauber treffen
Sonderpreise je Kunde, objektbezogene Lieferlisten, Daueraufträge und Lieferpläne über die ganze Sortimentstiefe von Chemie über Papier bis Maschine. Wer hier eine Kondition oder eine Gefahrstoff-Position übersieht, korrigiert hinterher Belege statt Aufträge zu erfassen.
Was Conveso macht
Konkrete Hebel für den Reinigungs- und Hygiene-Großhandel
KI-gestützte Auftragserfassung und Prozessautomatisierung, übersetzt in Ihr Tagesgeschäft. Sie dockt an Ihr bestehendes ERP an und entlastet den Innendienst, statt ihn zu ersetzen.
Auftragserfassung aus Liste und Mail
E-Mails, PDF-Listen und Bestellungen aus dem Webshop werden automatisch erkannt, Ihre Artikelnummern zugeordnet, auch bei Freitext oder alter Bezeichnung. Sanitärreiniger, Flächendesinfektion, Spender und Verbrauchsmaterial landen geprüft im ERP. Ihr Innendienst sieht nur noch die Ausnahmen.
Wiederholbestellungen und Daueraufträge
Wiederkehrende Objektlisten und Lieferpläne werden als Vorlage erkannt, Mengen übernommen, Kundensonderpreise und Staffeln korrekt gezogen. Aus der wöchentlich gleichen Liste wird ein automatischer Auftrag statt erneuter Tipparbeit.
Rechnungen und Belege automatisiert
Eingangsrechnungen und Belege werden ausgelesen, gegen den Auftrag geprüft und ins ERP gebucht. Auch bei vielen Kleinaufträgen und komplexen Objektkonditionen bleibt die Belegflut beherrschbar, ohne zusätzliche Stelle.
Shop und E-Procurement angebunden
Webshop, B2B-Portal und E-Procurement von Kliniken und Industrie spielen mit Objektlisten und Kundenpreisen aus Ihrer Warenwirtschaft zusammen. Keine Doppelerfassung, saubere Stammdaten, Sicherheitsdatenblätter und Gefahrstoff-Hinweise am richtigen Artikel.
“Viele Kunden mailen einfach ihre Objektliste, und wir tippen die Woche für Woche ab. Seit das automatisch ins System läuft, hat der Innendienst endlich wieder Zeit für die Fälle, wo wirklich beraten werden muss.
Vertriebsleiter InnendienstNRW
Nutzen je Rolle
Was die Entlastung für Ihr Team bedeutet
Geschäftsführung
Die Mengen stimmen, aber bei diesen Margen darf im Innendienst nichts liegen bleiben. Wir nehmen die Routine aus der Auftragserfassung, damit Ihre Leute auf Beratung und Dosier-Systemlösungen kommen. Erste Ergebnisse in 14 Tagen, ohne Riesenprojekt.
Einkauf
Chemie, Papier und Maschinen haben eigene Lieferketten und Sicherheitsdatenblätter. Sauber gepflegte Artikel- und Gefahrstoffdaten fließen automatisch in jeden Auftrag, damit Sie bei breiter Sortimentstiefe den Überblick und die Verfügbarkeit im Blick behalten.
Logistik
Reiniger erwarten ihre Verbrauchsware quasi am nächsten Tag am Objekt. Aufträge sind früher und fehlerfrei im System, das schafft Luft für Kommissionierung, Tourenplanung und das Handling schwerer, sperriger Gebinde.
IT
Wir docken an Ihr Warenwirtschaftssystem an, nicht um. Webshop, E-Procurement und Kundenstammdaten bleiben führend in Ihrem ERP. Hosting in Deutschland, DSGVO-konform, kein Parallelbetrieb.
So gehen wir vor
Vom Piloten zum laufenden Betrieb. Schritt für Schritt.
Prozessanalyse
Wir schauen uns Auftragserfassung, Disposition und Bestellkanäle im Detail an. Kein Fragebogen, sondern Verständnis vor Ort.
Pilot in 14 Tagen
Ein fokussierter Pilot, etwa die Auftragserfassung, zeigt in 14 Tagen, was möglich ist. Ohne Risiko für Ihr Tagesgeschäft.
ERP-Anbindung
Andocken an Ihr bestehendes Warenwirtschaftssystem. Parallelbetrieb und gründliche Tests vor dem Go-live.
Betrieb und Ausbau
Monitoring, laufende Anpassung, schrittweise Erweiterung. Partnerschaft, kein Einmalprojekt.
Warum Conveso
Wir verstehen Theke, Tour und dreistufigen Vertrieb
Kein Konzernapparat, keine Standardsoftware. Unsere Lösungen docken an Ihr bestehendes System an, statt es zu ersetzen.
Häufige Fragen
Was uns zuerst gefragt wird
Bestellungen aus E-Mail, PDF-Liste, Telefon-Notiz und Webshop werden automatisch erkannt. Ihre Artikelnummern werden zugeordnet, auch bei Freitext, alten Bezeichnungen oder Objektlisten. Das System prüft Verfügbarkeit und Kundensonderpreise, legt den Auftrag im ERP an und leitet nur Ausnahmen an den Innendienst weiter. Entlastung pro Auftrag: vier bis acht Minuten.
Ja. Wiederkehrende Objektlisten und Daueraufträge werden als Vorlage erkannt, Mengen übernommen, Staffeln und Sonderpreise je Kunde korrekt gezogen. Aus der wöchentlich gleichen Verbrauchsliste wird ein automatischer Auftrag statt erneuter Tipparbeit, über die ganze Sortimentstiefe von Chemie bis Maschine.
Das ist der Normalfall. Wir docken über Schnittstelle oder Datenbankzugriff an Ihr Warenwirtschaftssystem an, ein Systemwechsel ist nicht nötig. Webshop, E-Procurement und Kundenstammdaten bleiben in Ihrem ERP führend. Hosting in Deutschland, DSGVO-konform.
Wir starten mit einem fokussierten Schritt, etwa der Auftragserfassung aus Mail und Objektliste, und zeigen erste Ergebnisse in 14 Tagen. Was funktioniert, weiten wir Schritt für Schritt aus, ohne das Tagesgeschäft zu unterbrechen. Die Kosten richten sich nach Umfang und werden vorab im Gespräch geklärt, ohne versteckte Posten.
Ihr Ansprechpartner
Fynn Governatori
Geschäftsführer, Conveso
Kein Vertriebsteam, kein Callcenter. Ein Gespräch auf Augenhöhe, in dem wir prüfen, wo bei Ihnen der größte Hebel im Tagesgeschäft liegt.
Termin mit Fynn buchenErst sehen, dann reden
Der kürzeste Weg zur Entlastung
Testen Sie unsere KI mit echten Beispielen aus dem Tagesgeschäft. Kein Login, keine Datenspeicherung, Ergebnis in Sekunden. Wer lieber direkt reden will: Termin mit Fynn. Zwanzig Minuten, auf Augenhöhe, ohne Pitch.