KI & Automatisierung im PBS-Fachhandel
Kleinaufträge, Streckengeschäft und Preisdaten. Automatisch im ERP.
Im Verdrängungsmarkt Bürobedarf frisst die Auftragsbearbeitung bei C-Artikeln die Marge auf. Wir nehmen Ihrem Innendienst die Masse an Kleinaufträgen ab, damit die Spanne wieder steht.
Tagesablauf einer Bestellung
- 01
Bestellung kommt rein
Webshop, OCI-Punchout / E-Procurement, Streckengeschäft, EDI im Verbund, E-Mail, Telefon & Außendienst.
- 02
KI liest und prüft
Artikel zugeordnet, Verfügbarkeit geprüft, Preis validiert.
- 03
Auftrag im ERP
Erfasst in Ihrem Warenwirtschaftssystem, ohne Doppelerfassung.
- 04
Innendienst prüft Ausnahmen
Nur Vorgänge, die wirklich Beratung brauchen.
Live testen
Sehen Sie die KI in Aktion
Unsere Live Demo erfasst Bestellungen und erstellt Angebote in Sekunden. Probieren Sie es direkt aus, mit echten Beispielen aus dem Großhandelsalltag.
Betreff: Bestellung Sanitär
---5x Spülkasten Geberit AP140
10x Eckventil 1/2" verchromt
Das kennen Sie
Wo bei C-Artikeln die Spanne verloren geht
Der Kernmarkt schrumpft, das Sortiment wächst Richtung Hygiene, Catering und Technik, und der Plattformwettbewerb macht Druck. Genau dort, wo Sie breiter werden müssten, bindet die manuelle Auftrags- und Preisdatenpflege Ihren Innendienst.
So bestellen Ihre Kunden
Viele Kleinaufträge, dünne Spanne
Sehr großes Sortiment, niedrige Stückwerte, geringe Margen. Die kleinen Bestellungen per E-Mail und Telefon kosten am meisten Zeit, und bei C-Artikeln frisst die Auftragsbearbeitung die Marge auf. Vier bis acht Minuten Handarbeit pro Vorgang, die sich beim Stückwert nicht rechnen.
Streckengeschäft und EDI ohne durchgängige Strecke
Ein hoher Anteil läuft als Strecke direkt vom Großhandel an den Endkunden des Händlers. Punchout, cXML, EDI im Verbund, E-Mail und Telefon landen aber selten sauber in einer Auftragsstrecke. Medienbrüche zwischen Webshop, Beschaffungsplattform und ERP bremsen jeden Schnelldreher.
Stamm- und Preisdaten ändern sich ständig
Riesige Artikel- und Preisdaten, Verbund-Listungen, Lieferantenkataloge im BMEcat-Format. Das muss sauber durchlaufen, sonst stimmen Preis und Verfügbarkeit im Auftrag nicht. Die laufende Stammdatenpflege bindet Innendienst, der woanders fehlt.
Was Conveso macht
Konkrete Hebel für den PBS-Großhandel
KI-Auftragserfassung und Automatisierung, übersetzt in den Alltag von BBO und Bürowirtschaft. Wir docken an Ihr bestehendes ERP und an die Datenpools Ihrer Verbundgruppe an, statt sie zu ersetzen.
Auftragserfassung für Kleinaufträge
Bestellungen aus E-Mail, Webshop, Punchout und Außendienst werden automatisch erkannt, Artikelnummern zugeordnet, Verfügbarkeit und Preis geprüft und der Auftrag im ERP angelegt. Auch bei Freitext, Kundennummern oder kundenindividuellen Sortimenten. Ihr Innendienst sieht nur noch die Ausnahmen.
Streckengeschäft sauber durchsteuern
Bestellungen aus E-Procurement, OCI-Punchout und EDI im Verbund laufen ohne Doppelerfassung in eine Auftragsstrecke. Strecke an den Endkunden, Auftragsbestätigung zurück, alles synchron. Weniger Medienbrüche zwischen Beschaffungsplattform, Webshop und ERP.
Stamm- und Preisdaten automatisiert pflegen
Lieferantenkataloge im BMEcat-Format und Verbund-Listungen werden eingelesen, abgeglichen und ins ERP übernommen. Preisänderungen laufen kontrolliert durch, statt von Hand. Sauberere Datenqualität in Webshop und Auftrag, weniger Rückfragen.
Rechnungsverarbeitung
Eingehende Rechnungen in PDF, ZUGFeRD oder XRechnung werden ausgelesen, gegen den Beleg geprüft und ins ERP gebucht. E-Rechnungspflicht abgedeckt, ohne zusätzliche Stelle im kaufmännischen Bereich.
“Die kleinen Bestellungen per Mail und Telefon haben uns am meisten Zeit gekostet, und beim C-Artikel rechnet sich das nie. Seit das automatisch ins System läuft, kümmert sich mein Team wieder um Objektgeschäft und Sortiment statt ums Abtippen.
Vertriebsleiter InnendienstNRW
Nutzen je Rolle
Was die Entlastung für Ihr Team bedeutet
Geschäftsführung
Im Verdrängungsmarkt verdienen Sie mit Stift und Block allein kein Geld mehr. Wir nehmen die Masse der Kleinaufträge aus dem Innendienst, damit Ihr Team Kapazität für die Sortimentsverbreiterung Richtung Hygiene, Catering und Technik hat. Entlastung, keine Ersatzlösung für Ihre Leute.
Einkauf
Katalog- und Preisdaten ändern sich ständig, und das muss sauber durchlaufen. BMEcat-Kataloge und Verbund-Listungen werden automatisch eingelesen und abgeglichen, statt Position für Position von Hand. Mehr Zeit für Konditionen und Listungen, weniger für Stammdatenpflege.
Logistik
Viele Pickpositionen, kleine Werte, und vieles geht direkt als Strecke raus. Die Auftragsstrecke ins Lager und ins Streckengeschäft läuft sauber durch, mit synchronen Verfügbarkeiten. Weniger Doppelerfassung, weniger Rückläufer aus falsch erfassten Aufträgen.
IT
Der Kunde will per Punchout aus seiner Beschaffungsplattform bestellen, das muss nahtlos laufen. Wir docken an Ihr ERP und Ihre OCI-, cXML- und EDI-Schnittstellen an, kein Parallelbetrieb, kein Systemwechsel. Hosting in Deutschland, DSGVO-konform.
So gehen wir vor
Vom Piloten zum laufenden Betrieb. Schritt für Schritt.
Prozessanalyse
Wir schauen uns Auftragserfassung, Disposition und Bestellkanäle im Detail an. Kein Fragebogen, sondern Verständnis vor Ort.
Pilot in 14 Tagen
Ein fokussierter Pilot, etwa die Auftragserfassung, zeigt in 14 Tagen, was möglich ist. Ohne Risiko für Ihr Tagesgeschäft.
ERP-Anbindung
Andocken an Ihr bestehendes Warenwirtschaftssystem. Parallelbetrieb und gründliche Tests vor dem Go-live.
Betrieb und Ausbau
Monitoring, laufende Anpassung, schrittweise Erweiterung. Partnerschaft, kein Einmalprojekt.
Warum Conveso
Wir verstehen Theke, Tour und dreistufigen Vertrieb
Kein Konzernapparat, keine Standardsoftware. Unsere Lösungen docken an Ihr bestehendes System an, statt es zu ersetzen.
Häufige Fragen
Was uns zuerst gefragt wird
Bestellungen aus E-Mail, Webshop, OCI-Punchout, EDI und Außendienst werden automatisch erkannt. Artikelnummern werden zugeordnet, auch bei Freitext oder kundenindividuellen Sortimenten, Preis und Verfügbarkeit geprüft, der Auftrag im ERP angelegt. Nur Ausnahmen gehen an den Innendienst. Entlastung pro Kleinauftrag: vier bis acht Minuten.
Ja, das ist der Normalfall. Wir docken per Schnittstelle, direktem Datenbankzugriff oder bestehenden ERP-Schnittstellen an Ihr Warenwirtschaftssystem an und arbeiten mit den Datenpools und Artikel- und Preisdaten Ihrer Verbundgruppe zusammen. OCI-Punchout, cXML, EDI und BMEcat-Kataloge sind vertraute Strecken. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Wir starten mit einem fokussierten Piloten, etwa der automatischen Auftragserfassung für Kleinaufträge. Erste Ergebnisse sehen Sie in 14 Tagen, ohne Risiko für Ihr Tagesgeschäft. Danach erweitern wir Schritt für Schritt um Streckengeschäft, Stammdatenpflege und Rechnungsverarbeitung.
Das hängt vom Umfang ab. Ein fokussiertes Modul wie die Auftragserfassung ist deutlich günstiger als eine umfassende Lösung mit Streckengeschäft, Stammdaten und Rechnungsverarbeitung. Gerade bei vielen Kleinaufträgen mit dünner Spanne rechnet sich die Entlastung schnell. Im Gespräch schätzen wir gemeinsam Aufwand und Nutzen für Ihren Fall ein.
Ihr Ansprechpartner
Fynn Governatori
Geschäftsführer, Conveso
Kein Vertriebsteam, kein Callcenter. Ein Gespräch auf Augenhöhe, in dem wir prüfen, wo bei Ihnen der größte Hebel im Tagesgeschäft liegt.
Termin mit Fynn buchenErst sehen, dann reden
Der kürzeste Weg zur Entlastung
Testen Sie unsere KI mit echten Beispielen aus dem Tagesgeschäft. Kein Login, keine Datenspeicherung, Ergebnis in Sekunden. Wer lieber direkt reden will: Termin mit Fynn. Zwanzig Minuten, auf Augenhöhe, ohne Pitch.