KI & Automatisierung im PBS-Fachhandel
KI und Automatisierung für den Bürobedarf-Großhandel, über das ganze Tagesgeschäft.
Von der Auftragserfassung über Streckengeschäft und Preispflege bis zur Rechnung: Wir automatisieren die Routinen, die Ihren Innendienst bei C-Artikeln und Kleinaufträgen binden, und docken an Ihr bestehendes ERP an. Praxiserprobt, ohne Systemwechsel.
Wirkung im Tagesgeschäft
4 bis 8 Min.
Entlastung pro Kleinauftrag
bis 80 %
Auftragserfassung automatisch ins ERP
bis 90 %
weniger Handarbeit bei Rechnungen
Potenziale in Ihrer Branche
Die größten Potenziale im Bürobedarf-Großhandel
Die Auftragserfassung ist nur der Anfang. In der konsumnahen PBS-Distribution liegt der Hebel überall dort, wo Masse auf dünne Spanne trifft: bei Kleinaufträgen, im Streckengeschäft, an den EDI-Strecken im Verbund und bei ständig wechselnden Stamm- und Preisdaten.
So kommt der Auftrag rein
Viele Wege rein. Ein sauberer Auftrag raus.
Egal über welchen Kanal bestellt wird, am Ende steht ein geprüfter Auftrag in Ihrem ERP.
- Webshop
- OCI-Punchout / E-Procurement
- Streckengeschäft
- EDI im Verbund
- Telefon & Außendienst
Live testen
Sehen Sie die KI in Aktion
Unsere Live Demo erfasst Bestellungen und erstellt Angebote in Sekunden. Probieren Sie es direkt aus, mit echten Beispielen aus dem Großhandelsalltag.
Betreff: Bestellung Sanitär
---5x Spülkasten Geberit AP140
10x Eckventil 1/2" verchromt
Das kennen Sie
Wo bei C-Artikeln die Spanne verloren geht
Der Kernmarkt schrumpft, das Sortiment wächst Richtung Hygiene, Catering und Technik, und der Plattformwettbewerb macht Druck. Genau dort, wo Sie breiter werden müssten, bindet die manuelle Auftrags- und Preisdatenpflege Ihren Innendienst.
Viele Kleinaufträge, dünne Spanne
Sehr großes Sortiment, niedrige Stückwerte, geringe Margen. Die kleinen Bestellungen per E-Mail und Telefon kosten am meisten Zeit, und bei C-Artikeln frisst die Auftragsbearbeitung die Marge auf. Vier bis acht Minuten Handarbeit pro Vorgang, die sich beim Stückwert nicht rechnen.
Streckengeschäft und EDI ohne durchgängige Strecke
Ein hoher Anteil läuft als Strecke direkt vom Großhandel an den Endkunden des Händlers. Punchout, cXML, EDI im Verbund, E-Mail und Telefon landen aber selten sauber in einer Auftragsstrecke. Medienbrüche zwischen Webshop, Beschaffungsplattform und ERP bremsen jeden Schnelldreher.
Stamm- und Preisdaten ändern sich ständig
Riesige Artikel- und Preisdaten, Verbund-Listungen, Lieferantenkataloge im BMEcat-Format. Das muss sauber durchlaufen, sonst stimmen Preis und Verfügbarkeit im Auftrag nicht. Die laufende Stammdatenpflege bindet Innendienst, der woanders fehlt.
Ein Tag im Innendienst
Vorher Zettelwirtschaft. Nachher läuft es im Hintergrund.
Was Conveso macht
Konkrete Hebel für den PBS-Großhandel
KI-Auftragserfassung und Automatisierung, übersetzt in den Alltag von BBO und Bürowirtschaft. Wir docken an Ihr bestehendes ERP und an die Datenpools Ihrer Verbundgruppe an, statt sie zu ersetzen.
Auftragserfassung für Kleinaufträge
Bestellungen aus E-Mail, Webshop, Punchout und Außendienst werden automatisch erkannt, Artikelnummern zugeordnet, Verfügbarkeit und Preis geprüft und der Auftrag im ERP angelegt. Auch bei Freitext, Kundennummern oder kundenindividuellen Sortimenten. Ihr Innendienst sieht nur noch die Ausnahmen.
Streckengeschäft sauber durchsteuern
Bestellungen aus E-Procurement, OCI-Punchout und EDI im Verbund laufen ohne Doppelerfassung in eine Auftragsstrecke. Strecke an den Endkunden, Auftragsbestätigung zurück, alles synchron. Weniger Medienbrüche zwischen Beschaffungsplattform, Webshop und ERP.
Stamm- und Preisdaten automatisiert pflegen
Lieferantenkataloge im BMEcat-Format und Verbund-Listungen werden eingelesen, abgeglichen und ins ERP übernommen. Preisänderungen laufen kontrolliert durch, statt von Hand. Sauberere Datenqualität in Webshop und Auftrag, weniger Rückfragen.
Rechnungsverarbeitung
Eingehende Rechnungen in PDF, ZUGFeRD oder XRechnung werden ausgelesen, gegen den Beleg geprüft und ins ERP gebucht. E-Rechnungspflicht abgedeckt, ohne zusätzliche Stelle im kaufmännischen Bereich.
„Die kleinen Bestellungen per Mail und Telefon haben uns am meisten Zeit gekostet, und beim C-Artikel rechnet sich das nie. Seit das automatisch ins System läuft, kümmert sich mein Team wieder um Objektgeschäft und Sortiment statt ums Abtippen.“
Vertriebsleiter InnendienstNRW
Nutzen je Rolle
Für jede Rolle ein anderer Hebel
Im Verdrängungsmarkt verdienen Sie mit Stift und Block allein kein Geld mehr. Wir nehmen die Masse der Kleinaufträge aus dem Innendienst, damit Ihr Team Kapazität für die Sortimentsverbreiterung Richtung Hygiene, Catering und Technik hat. Entlastung, keine Ersatzlösung für Ihre Leute.
Ihr Hebel in Zahlen
Rechnen Sie Ihren Hebel im Tagesgeschäft aus
manuelle Erfassung pro Woche. Genau hier setzt die Automatisierung an.
So gehen wir vor
Vom Piloten in 14 Tagen zum laufenden Betrieb
Prozessanalyse
Auftragserfassung, Disposition und Bestellkanäle im Detail. Verständnis vor Ort, kein Fragebogen.
Pilot in 14 Tagen
Ein fokussierter Prozess zeigt in 14 Tagen, was möglich ist. Ohne Risiko fürs Tagesgeschäft.
ERP-Anbindung
Andocken an Ihr Warenwirtschaftssystem. Parallelbetrieb und Tests vor dem Go-live.
Betrieb und Ausbau
Monitoring, laufende Anpassung, schrittweise Erweiterung. Partnerschaft, kein Einmalprojekt.
Warum Conveso
Wir verstehen Theke, Tour und dreistufigen Vertrieb
Häufige Fragen
Was uns zuerst gefragt wird
Bestellungen aus E-Mail, Webshop, OCI-Punchout, EDI und Außendienst werden automatisch erkannt. Artikelnummern werden zugeordnet, auch bei Freitext oder kundenindividuellen Sortimenten, Preis und Verfügbarkeit geprüft, der Auftrag im ERP angelegt. Nur Ausnahmen gehen an den Innendienst. Entlastung pro Kleinauftrag: vier bis acht Minuten.
Ja, das ist der Normalfall. Wir docken per Schnittstelle, direktem Datenbankzugriff oder bestehenden ERP-Schnittstellen an Ihr Warenwirtschaftssystem an und arbeiten mit den Datenpools und Artikel- und Preisdaten Ihrer Verbundgruppe zusammen. OCI-Punchout, cXML, EDI und BMEcat-Kataloge sind vertraute Strecken. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Wir starten mit einem fokussierten Piloten, etwa der automatischen Auftragserfassung für Kleinaufträge. Erste Ergebnisse sehen Sie in 14 Tagen, ohne Risiko für Ihr Tagesgeschäft. Danach erweitern wir Schritt für Schritt um Streckengeschäft, Stammdatenpflege und Rechnungsverarbeitung.
Das hängt vom Umfang ab. Ein fokussiertes Modul wie die Auftragserfassung ist deutlich günstiger als eine umfassende Lösung mit Streckengeschäft, Stammdaten und Rechnungsverarbeitung. Gerade bei vielen Kleinaufträgen mit dünner Spanne rechnet sich die Entlastung schnell. Im Gespräch schätzen wir gemeinsam Aufwand und Nutzen für Ihren Fall ein.
Erst sehen, dann reden
Der kürzeste Weg zur Entlastung
Ein Gespräch mit Fynn, auf Augenhöhe, ohne Pitch. Wir prüfen, wo bei Ihnen der größte Hebel im Tagesgeschäft liegt.