Bedarf und Bestand
Bedarfsmeldungen, Meldebestände, Reservierungen, offene Kundenaufträge und geplante Verbräuche bilden den fachlichen Ausgangspunkt. Datenquelle und Aktualität werden je Pilot abgegrenzt.
Einkauf, Disposition & Rechnungsprüfung
Einkauf und Beschaffung im Fachgroßhandel: Vom Bedarf bis zum Rechnungsabgleich
Beschaffung beginnt nicht mit der Bestellung und endet nicht mit der Lieferung. Bedarf, Vertrag, Bestand, Lieferantenangebot, Freigabe, Auftragsbestätigung, Wareneingang und Rechnung müssen zusammenpassen. Conveso baut daraus einen prüfbaren Prozess mit klaren Rollen, Ausnahmen und Freigaben.
Durchgängig
vom Bedarf bis zum Rechnungsabgleich
Freigabebasiert
mit Rollen, Budgets und Berechtigungen
14 Tage
bis zur gemeinsamen Pilotauswertung
Verträge, Bestände und Bedarfe gemeinsam prüfenBudgets und Berechtigungen projektspezifisch abbildenAusnahmen mit Beleg und Zuständigkeit vorlegenJede Entscheidung im Prüfprotokoll nachvollziehen
Belege und Eingangskanäle
Beschaffung verbindet mehr als Bestellung und Rechnung
Ein belastbarer Ablauf berücksichtigt die Quellen vor der Bestellung ebenso wie die Folgebelege danach.
Vertrag und Kondition
Rahmenverträge, Konditionsblätter, Preislisten und Bonusregeln liefern Vergleichswerte. Gültigkeit, Mengenstaffeln und Sondervereinbarungen bleiben mit Quelle und Stand nachvollziehbar.
Anfrage und Lieferantenangebot
Anfragen können aus E-Mail, ERP-Entwurf, Tabelle oder Portal entstehen. Angebote kommen häufig als E-Mail, PDF, Tabelle oder Portaldatensatz zurück und müssen vergleichbar aufbereitet werden.
Bestellung und Folgebelege
Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Wareneingang und Rechnung werden über Belegnummern und Positionen verbunden. Fehlende Bezüge werden als Ausnahme behandelt.
Durchgängige Beschaffung
Neun Stationen mit klarer Entscheidung je Vorgang
Der Ablauf führt Informationen weiter, ersetzt aber keine fachliche Verantwortung. Bei fehlenden oder widersprüchlichen Daten stoppt der Vorgang an der vereinbarten Prüfstelle.
Bedarf bestimmen
Bedarf, Bestand, Reservierungen und offene Bestellungen werden als Vorschlagsgrundlage zusammengeführt. Der Disponent prüft Sondereffekte und Prioritäten.
Vertrag und Lieferant prüfen
Freigegebene Lieferanten, Rahmenverträge, Konditionen, Mindestmengen und Gültigkeiten werden gegen den Bedarf gestellt.
Lieferanten anfragen
Anfragen werden aus den freigegebenen Positionen vorbereitet. Empfänger, Frist, Menge, Einheit, Zieltermin und angeforderte Konditionen bleiben sichtbar.
Angebote vergleichen
Preis, Zuschlag, Liefertermin, Teilmenge, Einheit, Zahlungsbedingung und Ersatzartikel werden auf eine gemeinsame Prüfstruktur gebracht.
Freigabe einholen
Budget, Wertgrenze, Warengruppe und Zuständigkeit bestimmen den Freigabeweg. Abweichungen gehen mit Vergleich und Originalbeleg an die passende Rolle.
Bestellung auslösen
Die freigegebene Auswahl wird als Bestellentwurf vorbereitet. Eine Übermittlung an Lieferant oder ERP erfolgt nur über die geprüften Zugänge.
Bestätigung und Termin verfolgen
Lieferantenauftragsbestätigung, bestätigte Menge und Termin werden mit der Bestellung verglichen. Kritische Änderungen gelangen an Einkauf oder Disposition.
Wareneingang abgleichen
Gelieferte Positionen, Teilmengen, Schäden und offene Restmengen werden dem Bestellvorgang zugeordnet und für die weitere Klärung dokumentiert.
Rechnung prüfen
Bestellung, Wareneingang und Rechnung werden als prüfbarer Vergleich aufbereitet. Differenzen bleiben bis zur fachlichen Entscheidung offen.
Rollen und Freigaben
Wer Bedarf, Geld und Versorgung verantwortet, bleibt beteiligt
Ein Beschaffungsprozess braucht eindeutige Zuständigkeiten. Rollen, Wertgrenzen und Vertretungen werden aus Ihrer Organisation übernommen und im Pilot geprüft.
Bedarfsträger und Disposition
Melden oder bestätigen den Bedarf, bewerten Bestandsrisiken und klären fachliche Alternativen.
Operativer und strategischer Einkauf
Steuern Lieferantenanfrage, Angebotsvergleich, Verhandlung, Auswahl und dokumentierte Bestellentscheidung.
Budgetverantwortliche
Prüfen Wertgrenzen, Kostenstellen und Abweichungen vom freigegebenen Rahmen. Vertretungen werden ausdrücklich festgelegt.
Wareneingang und Rechnungsprüfung
Bestätigen gelieferte Mengen, Schäden und Leistungsbezug. Offene Differenzen werden an den Einkauf zurückgespielt.
IT und Prozessverantwortung
Prüfen Datenwege, Berechtigungen, Schnittstellen, Protokolle und den kontrollierten Übergang in den produktiven Betrieb.
Geschäftsleitung
Gibt Zielbild, Risikorahmen und Investition frei. Die Entscheidung stützt sich auf die gemessene Pilotauswertung.
Ausnahmen
Der Wert liegt in der richtigen Vorlage, nicht im stillen Durchlauf
Je Ausnahme werden Originalbeleg, Vergleichswert, betroffene Regel und zuständige Rolle zusammen angezeigt.
Bedarf und Bestand
- Bedarf ist nicht eindeutig einer Kostenstelle oder Warengruppe zugeordnet
- Bestand, Reservierung und tatsächliche Verfügbarkeit widersprechen sich
- Dringender Bedarf liegt außerhalb des üblichen Bestelllaufs
Lieferant und Kondition
- Rahmenvertrag ist abgelaufen oder Kondition nicht eindeutig
- Lieferant bietet Teilmenge, Ersatzartikel oder abweichende Einheit an
- Preis, Zuschlag oder Zahlungsbedingung weicht vom Vergleichswert ab
Freigabe und Folgebeleg
- Budget oder Wertgrenze wird überschritten
- Bestätigter Liefertermin gefährdet Bestand oder Kundenversprechen
- Wareneingang oder Rechnung passt nicht zur freigegebenen Bestellung
ERP- und Datenweg
Die technische Umsetzung folgt Ihrer Installation und Ihren Rechten
Welche Daten gelesen, vorgeschlagen oder zurückgeschrieben werden dürfen, klären wir mit Ihrer IT und den Prozessverantwortlichen. Ein allgemeiner Ablauf wird nicht ungeprüft auf Ihre Systemlandschaft übertragen.
Der Schnittstellencheck umfasst Testzugänge, Feldzuordnung, Berechtigungen, Protokollierung und Rückfallweg. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Integrationen im Fachgroßhandel.
Punkte für die technische und fachliche Prüfung
- Quellsysteme für Bedarf, Bestand, Verträge und offene Bestellungen
- Eingangskanäle für Anfragen, Angebote und Lieferantenbelege
- Feldzuordnung für Artikel, Einheit, Preis, Zuschlag, Termin und Kostenstelle
- Rollen, Berechtigungen, Wertgrenzen und Vertretungsregeln
- Freigegebener ERP-Übergabeweg mit Testbetrieb und Rückfallweg
- Prüfprotokoll mit Quelle, Vorschlag, Entscheidung, Änderung und Status
Audit Trail
Jeder Beleg, Vorschlag und Freigabeschritt bleibt verbunden
Das Prüfprotokoll schafft eine belastbare Vorgangssicht für Einkauf, Budgetverantwortliche, Wareneingang und Rechnungsprüfung.
| Prüfpunkt | Nachweis | Entscheidung |
|---|---|---|
| Bedarf und Vertrag | Quelle, Stand, Warengruppe, Kondition | Bedarf bestätigen oder klären |
| Angebotsvergleich | Originalangebote und vergleichbare Felder | Lieferant und Kondition auswählen |
| Freigabe | Rolle, Budget, Wertgrenze, Zeitpunkt | Freigeben, ablehnen oder zurückgeben |
| Bestellung und Lieferung | Bestellung, Bestätigung, Termin, Wareneingang | Abweichung annehmen oder nachfassen |
| Rechnungsabgleich | Bestellung, Wareneingang, Rechnung | Zur Buchung freigeben oder klären |
14-Tage-Pilot
Erst messen, dann über den produktiven Einsatz entscheiden
Der Pilot läuft kontrolliert neben dem bestehenden Ablauf. Er liefert die Daten für Ihre Entscheidung, ersetzt aber keine fachliche oder technische Freigabe.
Prozess abgrenzen
Wir wählen Warengruppe, Standort oder Lieferantenkreis und dokumentieren den heutigen Weg vom Bedarf bis zum Folgebeleg.
Regeln und Daten prüfen
Belege, Felder, Rollen, Toleranzen und Datenzugänge werden mit Einkauf, Disposition, Rechnungsprüfung und IT abgestimmt.
Kontrolliert parallel testen
Vorschläge und Prüfhinweise laufen neben dem bestehenden Ablauf. Entscheidungen bleiben bei Ihren zuständigen Mitarbeitenden.
Nach 14 Tagen auswerten
Wir vergleichen Ausgangswert, Bearbeitungsaufwand, Vorschlagsqualität und Ausnahmen. Produktive Schritte starten erst nach Ihrer Freigabe.
Prozessbausteine vertiefen
Von der Disposition bis zum Rechnungsabgleich
Für einzelne Stationen finden Sie vertiefende Seiten mit konkreten Belegen, Prüffeldern und Pilotmesspunkten.
Häufige Fragen
Was Unternehmen vor einem Beschaffungspilot klären
Geeignet ist ein klar abgegrenzter Ablauf mit wiederkehrenden Belegen und bekannten Zuständigkeiten. Das kann eine Warengruppe, ein Standort oder ein Lieferantenkreis sein. Bedarf, Anfrage, Angebot, Bestellung und Folgebelege werden dabei nur so weit einbezogen, wie Daten und fachliche Regeln belastbar sind.
Vertragskonditionen, Gültigkeiten, Mengenstaffeln, Mindestwerte und Budgetgrenzen können als Prüfregeln aufbereitet werden. Welche Regel verbindlich ist und wer eine Abweichung freigeben darf, legt Ihr Einkauf gemeinsam mit den budgetverantwortlichen Rollen fest.
Nein. Vorschläge, Vergleiche und Prüfhinweise entlasten bei wiederkehrender Arbeit. Lieferantenauswahl, Verhandlung, Ersatzartikel, kritische Bestände und Freigaben bleiben bei den zuständigen Menschen. Der spätere Umfang richtet sich nach Pilotergebnis und Ihren Regeln.
Rollen, Wertgrenzen, Warengruppen, Gesellschaften und Vertretungen werden projektspezifisch dokumentiert. Schreib- und Freigaberechte werden nicht aus einer allgemeinen Vorlage übernommen. Vor einem produktiven Einsatz prüfen Fachbereich und IT die konkrete Berechtigungskette.
Das hängt von Ihrer Installation, den verfügbaren Schnittstellen und den zulässigen Datenwegen ab. Vor dem Pilot prüfen wir Lese- und Schreibzugänge, Feldzuordnung, Testbetrieb, Protokollierung und Rückfallweg. Eine produktive Übergabe erfolgt erst nach technischer und fachlicher Freigabe.
Nach 14 Tagen vergleichen wir die Pilotvorgänge mit dem dokumentierten Ausgangsprozess. Dazu können Bearbeitungszeit, Vollständigkeit, Vorschlagsqualität, Anzahl und Art der Ausnahmen sowie Freigabeaufwand gehören. Die Auswertung ist die Entscheidungsgrundlage, nicht der Start des produktiven Betriebs.
Beschaffungsprozess prüfen
Wo verliert Ihr Einkauf heute Zeit und Übersicht?
Im Erstgespräch zeichnen wir Ihren Weg vom Bedarf bis zum Rechnungsabgleich nach. Daraus entsteht ein abgegrenzter Pilot mit klaren Rollen, Datenquellen und Messpunkten.