Lieferfähigkeit prüfen ist im Innendienst keine reine Bestandsabfrage. Ein Kunde braucht sofort eine Antwort: Ist die gewünschte Menge lieferbar, und wann kommt sie tatsächlich an? Im ERP steht zwar Bestand. Ein Teil davon ist aber bereits reserviert, ein anderer gesperrt. Gleichzeitig wird ein Wareneingang erwartet, dessen Termin noch nicht bestätigt ist. Wer jetzt nur den Lagerbestand nennt, verspricht womöglich Ware, die für diesen Auftrag gar nicht verfügbar ist.
Kurzantwort
Lieferfähigkeit prüfen bedeutet, eine Kundenauftragsposition zeitbezogen gegen verwendbaren Bestand, Reservierungen, offene Bedarfe und belastbare Zugänge zu rechnen. Eine ATP-Prüfung liefert daraus eine bestätigbare Menge und einen realistischen Termin. Transportzeit, Lagerbearbeitung, Kalender, Teillieferungsregeln und Sicherheitsbestände gehören in die Zusage. Unklare Zugänge oder Regelkonflikte bleiben beim Innendienst zur Entscheidung.
Lieferfähigkeit prüfen: Was muss der Innendienst berechnen?
Eine belastbare Lieferzusage beantwortet nicht nur die Frage, was heute im Lager liegt. Sie beantwortet, welche Menge an einem bestimmten Standort zu einem bestimmten Zeitpunkt für genau diesen Kundenauftrag eingesetzt werden kann. Dafür verwenden ERP-Systeme häufig den Begriff Available to Promise, kurz ATP.
Die SAP-Dokumentation zur Verfügbarkeitsprüfung beschreibt einen Prüfauftrag mit Material, Werk, Bedarfsmenge und Materialbereitstellungsdatum. Das Ergebnis enthält bestätigte Mengen und Termine. Dabei können aktueller Bestand, erwartete Zugänge, konkurrierende Aufträge sowie Einschränkungen nach Kunde oder Region einfließen. Microsoft Business Central stellt ATP als Prüfung nicht reservierter Mengen gegen geplante Zugänge und Abgänge dar.
Im Tagesgeschäft sollten drei Begriffe getrennt werden:
| Begriff | Aussage | Reicht für eine Kundenzusage? | |---|---|---| | Physischer Bestand | Die im System gebuchte Menge an einem Standort | Nein, weil Reservierungen, Sperrbestände und offene Bedarfe fehlen können | | Verfügbare Menge | Der nach definierten Regeln noch einsetzbare Bestand | Nur zusammen mit einem Termin und den Lieferregeln | | Bestätigte Menge und Termin | Die für den konkreten Auftrag zugesagte Menge zu einem berechneten Datum | Ja, sofern Daten und Regeln aktuell sind und Ausnahmen geprüft wurden |
Das Thema ist branchenübergreifend. Im SHK-Fachgroßhandel geht es etwa um Abholung oder Tagesbelieferung. Im Elektrogroßhandel können Projektmengen, Kabelzuschnitte und mehrere Lager eine Rolle spielen. Im Technischen Handel und MRO-Geschäft treffen hohe Positionszahlen auf kundenspezifische Versorgungszusagen. Die fachliche Frage bleibt dieselbe: Welche Zusage kann der Innendienst vertreten, ohne andere Bedarfe zu übergehen?
Wie läuft eine ATP-Prüfung im Kundenauftrag ab?
Ein praxistauglicher Ablauf besteht aus sieben Schritten:
- Auftragsposition bestimmen: Artikel oder Variante, Menge, Mengeneinheit, Wunschliefertermin, Warenempfänger und vorgesehenen Lieferstandort erfassen.
- Termine rückwärts berechnen: Vom gewünschten Ankunftsdatum werden Transportzeit, Ausgangslagerbearbeitung, Kalender und Auftragsschluss abgezogen. So entsteht der Zeitpunkt, zu dem die Ware tatsächlich bereitstehen muss.
- Bestand und Bedarfe zusammenführen: Freien Bestand, Reservierungen, offene Kundenaufträge, Umlagerungsabgänge und gesperrte Mengen zum Prüfzeitpunkt ermitteln.
- Zugänge bewerten: Bestellte oder umzulagernde Mengen nur mit dem Termin einrechnen, den der Betrieb für belastbar hält. Eine offene Bestellung ohne bestätigtes Datum ist keine sichere Kundenzusage.
- Geschäftsregeln anwenden: Sicherheitsbestand, Kontingente, Kundenpriorität, Planungshorizont sowie Komplett- oder Teillieferung berücksichtigen.
- Ergebnis und Alternativen ausgeben: Menge und Termin bestätigen oder ein anderes Lager, eine Teilmenge, einen Ersatzartikel beziehungsweise den frühesten vollständigen Termin vorschlagen.
- Entscheidung zurückschreiben: Der Innendienst übernimmt oder ändert das Ergebnis. Bestätigte Menge und Datum werden im Auftrag gespeichert und über Auftragsbestätigung, Portal oder EDI an den Kunden kommuniziert.
Als vereinfachtes Denkmodell gilt für jeden Termin: nutzbarer Bestand plus belastbare Zugänge, abzüglich priorisierter Abgänge und geschützter Mengen. In der Praxis rechnen Systeme oft über mehrere Zeitabschnitte und Regelgruppen. Die Formel ersetzt deshalb weder die ERP-Konfiguration noch die fachliche Festlegung, welche Zugänge und Bedarfe zählen.
Welche Daten braucht eine belastbare Verfügbarkeitsprüfung?
Die Qualität der Zusage hängt an wenigen, aber miteinander verbundenen Datenbereichen:
| Datenbereich | Benötigte Informationen | Typischer Fehler | |---|---|---| | Auftrag | Artikel, Variante, Einheit, offene Menge, Wunschdatum, Kunde, Warenempfänger | Verkaufs- und Lagereinheit werden verwechselt | | Bestand | Standort, frei, reserviert, gesperrt, Qualitätsprüfung | Physischer Bestand wird vollständig als verfügbar behandelt | | Zugänge und Bedarfe | Menge, Termin, Bestätigungsstatus, offene Aufträge, Umlagerungen | Unbestätigte Lieferantentermine werden wie sichere Zugänge gerechnet | | Logistik und Regeln | Bearbeitungszeit, Versandart, Laufzeit, Kalender, Sicherheitsbestand, Teil- oder Komplettlieferung | Material ist vorhanden, kann aber nicht mehr rechtzeitig kommissioniert oder transportiert werden |
Die Datumslogik verdient besondere Aufmerksamkeit. Microsoft unterscheidet bei der Lieferterminzusage unter anderem zwischen verfügbarem Bestand, geplanten Zugängen und Abgängen sowie den benötigten Vorlaufzeiten. Ein Freitagabend vor einem Feiertag ist deshalb nicht dasselbe wie ein normaler Werktag. Auch Standortkalender, Touren und Annahmeschluss müssen zum realen Betrieb passen.
Für erwartete Beschaffungszugänge sind geprüfte Lieferantenbestätigungen besonders wertvoll. Wenn Preis, Menge und Termin aus der Auftragsbestätigung strukturiert im ERP ankommen, kann die Lieferfähigkeitsprüfung mit einem belastbareren Zugang rechnen. Bleibt die Bestätigung in einem Postfach oder wird eine Terminänderung nicht übernommen, entsteht eine präzise wirkende, aber falsche Zusage.
Welche Ausnahmen dürfen nicht automatisch bestätigt werden?
ATP ist eine Regelprüfung, keine pauschale Freigabe. Mindestens diese Fälle brauchen eine eindeutige Behandlung:
- Die Wunschmenge ist nur teilweise verfügbar und der Kunde verlangt eine Komplettlieferung.
- Ein erwarteter Zugang ist verspätet, unbestätigt oder bereits überfällig.
- Bestand ist gesperrt, befindet sich in Qualitätsprüfung oder ist für einen anderen Zweck reserviert.
- Zwei Aufträge greifen nahezu gleichzeitig auf dieselbe verbleibende Menge zu.
- Eine alternative Niederlassung könnte liefern, verursacht aber eine andere Laufzeit oder zusätzliche Umlagerung.
- Ein Ersatzartikel ist technisch möglich, benötigt aber die Zustimmung des Kunden oder eines Fachberaters.
- Verpackungseinheit, Zuschnitt oder Mindestmenge passt nicht zur bestellten Menge.
- Ein fester Termin oder eine manuell zugesagte Menge darf nicht durch einen neuen Lauf verändert werden.
- Das gewünschte Datum liegt außerhalb des Planungshorizonts.
- Beim Streckengeschäft fehlt ein verlässlicher Einblick in Lieferantenbestand und Versandzeit.
Für jeden Ausnahmegrund braucht es einen sichtbaren Status, eine Zuständigkeit und erlaubte nächste Schritte. Der Innendienst sollte erkennen, auf welchem Bestand, welchem Zugang und welcher Regel ein Vorschlag beruht. Eine manuelle Übersteuerung gehört mit Grund und Bearbeiter protokolliert. So bleibt nachvollziehbar, warum ein Kunde eine Teilmenge, einen späteren Termin oder eine alternative Lieferung angeboten bekam.
Wie dockt die Lieferfähigkeitsprüfung an ERP, WMS und EDI an?
Das ERP bleibt in der Regel führend für Kundenauftrag, Artikel, Bestand, Reservierung und Bestätigung. Die Prüfung kann direkt im ERP liegen oder über eine klar begrenzte Schnittstelle auf diese Daten zugreifen. Wichtig ist nicht ein neues System, sondern ein geschlossener Datenfluss:
- Die Auftragserfassung übergibt eine vollständige Kundenauftragsposition.
- ERP und gegebenenfalls WMS liefern Standortbestand, Reservierungen und Bestandsstatus.
- Einkauf, Disposition und Lieferantenbestätigungen aktualisieren die erwarteten Zugänge.
- Kalender, Lagerbearbeitung und Transportlaufzeit liefern den realistischen Versand- und Ankunftstermin.
- Das Prüfergebnis wird im Kundenauftrag gespeichert und für alle Kanäle verwendet.
Eine ERP-Integration muss dabei Lese- und Schreibrechte trennen. Eine reine Abfrage darf keine Reservierung oder Bestätigung auslösen. Umgekehrt muss nach einer fachlichen Freigabe klar sein, wann eine Menge tatsächlich gebunden wird. Sonst zeigen Webshop, Telefonverkauf und Außendienst nacheinander dieselbe Restmenge, obwohl sie nur einmal vorhanden ist.
Auch strukturierte Kundenkommunikation gehört zum Prozess. Die offizielle GS1-Germany-Anwendungsempfehlung für EANCOM ORDRSP sieht unter anderem bestellte, zugesagte und nachzuliefernde Mengen sowie gewünschte und zugesagte Lieferdaten vor. Damit kann eine geprüfte Zusage elektronisch zurückgesendet werden. Entscheidend bleibt, dass Portal, E-Mail-Beleg und EDI-Antwort dieselben bestätigten Daten verwenden.
Was kann ATP nicht leisten?
Eine ATP-Prüfung schafft keinen Bestand. Sie verteilt auch nicht automatisch jede knappe Menge nach der kaufmännisch richtigen Priorität. Wenn sich ein Zugang verspätet oder ein wichtiger Auftrag hinzukommt, müssen bestehende Bestätigungen gegebenenfalls erneut bewertet werden. Diese Rückstandsbearbeitung ist ein eigener Prozess nach der ursprünglichen Zusage.
Ebenso wenig heilt ATP fehlerhafte Stammdaten. Falsche Mengeneinheiten, veraltete Laufzeiten, ungebuchte Wareneingänge oder fehlende Reservierungen führen zu einem falschen Ergebnis. Wer die Prüfung einführt, sollte deshalb zuerst Datenursachen und Regelkonflikte sichtbar machen, statt jedes Ergebnis ungeprüft an Kunden zu senden.
Welche Kennzahlen zeigen den Nutzen im Innendienst?
Ein Pilot braucht keine erfundene Einsparquote. Er braucht einen Ausgangswert und dieselben Messpunkte nach der Änderung:
- Zeit von der Kundenfrage bis zur belastbaren Zusage
- Anteil vollständig zum Wunschdatum bestätigter Positionen
- Anteil später, teilweise oder nicht bestätigter Positionen
- Zahl der manuellen Prüfungen und Übersteuerungen nach Grund
- Abweichung zwischen zugesagtem und tatsächlichem Lieferdatum
- Zahl nachträglich geänderter Kundenzusagen
- Aufträge mit unnötigen Teillieferungen oder vermeidbarer Umlagerung
- Fälle, in denen ein erwarteter Zugang veraltet oder nicht bestätigt war
Der Geschäftsnutzen entsteht, wenn der Vertrieb schneller eine vertretbare Antwort geben kann und zugesagte Termine stabiler werden. Das entlastet Rückfragen, schützt die Lieferfähigkeit und macht Datenfehler dort sichtbar, wo sie das Kundenversprechen beeinflussen.
Wie starten Sie einen ATP-Pilot im Fachgroßhandel?
Begrenzen Sie den ersten Test auf einen Standort, eine klar definierte Artikelgruppe und einen Auftragseingangskanal. Dokumentieren Sie zunächst, wie heute Bestand, Reservierungen, Zugänge und Termine geprüft werden. Legen Sie dann fest, welche Bestandsstatus zählen, wann ein Zugang als belastbar gilt, ob Teillieferungen erlaubt sind und wer Ausnahmen freigibt.
Testen Sie neben normalen Aufträgen bewusst knappe Mengen, parallele Bedarfe, verspätete Zugänge, gesperrten Bestand, alternative Lager und Termine nach Auftragsschluss. Vergleichen Sie das vorgeschlagene Datum mit der tatsächlichen Lieferung. Erst wenn Regeln, Datenquellen und Rückfallweg tragen, folgt die nächste Artikelgruppe oder Niederlassung.
Der nächste sinnvolle Schritt für eine Vertriebsleitung ist eine Stichprobe aus echten Lieferanfragen: Welche Informationen prüft der Innendienst, wo entstehen Rückfragen und wodurch werden Zusagen später geändert? Daraus lässt sich ein abgegrenzter Pilot ableiten. Wenn Sie diese Prüfung an Ihre bestehende Warenwirtschaft andocken möchten, können Sie den Prozess mit Conveso sachlich abgrenzen.
Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel