Auftragseingang und Innendienst
Bestellungen schneller ins ERP bringen, ohne jede Position abzutippen.
Was zwischen Posteingang und ERP passiert.
Routinefälle werden vorbereitet. Sonderfälle werden nicht versteckt, sondern mit allen nötigen Angaben an die richtige Person gegeben.
Bestellung einlesen
E-Mail, PDF oder Fax kommen weiter wie gewohnt. Der Beleg wird erkannt und für die weitere Bearbeitung vorbereitet.
Positionen zuordnen
Mengen, Einheiten und Kundenbezeichnungen werden mit Artikelstamm und Kundendaten abgeglichen.
Unklarheiten markieren
Fehlende Angaben, mehrere mögliche Artikel oder abweichende Konditionen werden sichtbar an den Innendienst gegeben.
Auftrag freigeben
Ihr Team kontrolliert den fertigen Entwurf. Erst danach wird der Auftrag an die Warenwirtschaft übergeben.
Auftragscockpit
Ihr Team sieht sofort, was fertig ist und was geklärt werden muss.
Originalbeleg, erkannte Positionen, Kundenangaben und offene Fragen stehen in einem Vorgang zusammen. So wird aus Kontrolle keine neue Sucharbeit.
Auftragscockpit im Vollbild öffnenInteraktives Auftragscockpit
Im Vollbild öffnenVollbildWas sich im Innendienst konkret ändert.
Ihre Leute bleiben Ansprechpartner für Kunden und Sonderfälle. Die wiederkehrende Übertragung rückt in den Hintergrund.
Unklare Aufträge bleiben bei Ihrem Team.
Automatisierung soll Routine abnehmen, nicht Erfahrung ersetzen. Ihr Innendienst behält bei Kundenwünschen, Alternativartikeln und Sonderkonditionen das letzte Wort.
Viele Aufträge werden noch von Hand erfasst.
Je mehr wiederkehrende Bestellungen Ihr Innendienst überträgt, desto größer ist der mögliche Hebel.
Ihre Kunden bestellen auf unterschiedlichen Wegen.
E-Mail, Fax und PDF dürfen bleiben. Der neue Ablauf vereinheitlicht die Bearbeitung im Hintergrund.
Erfahrung steckt in wenigen Köpfen.
Artikelzuordnungen und wiederkehrende Regeln werden nachvollziehbar, ohne die erfahrenen Leute aus der Verantwortung zu nehmen.
Die Warenwirtschaft läuft, nur der Weg dorthin ist manuell.
Genau zwischen Posteingang und bestehendem System setzt die Auftragserfassung an.
Fragen aus dem ersten Gespräch.
Ja, wenn das Fax als PDF oder Scan vorliegt. Wir testen mit Ihren typischen Belegen, wie gut Druck, Handschrift, Stempel und unterschiedliche Vorlagen erkannt werden. Unklare Angaben gehen immer an den Innendienst.
Kundenbezeichnungen, alte Artikelnummern und Beschreibungen können mit Ihrem Artikelstamm abgeglichen werden. Das System schlägt einen passenden Artikel vor. Ihr Team prüft den Treffer und entscheidet bei mehreren Möglichkeiten.
Nein. E-Mail, Fax und PDF können bleiben. Die Entlastung entsteht im Hintergrund zwischen Posteingang und Warenwirtschaft.
Das klären wir vor der Umsetzung mit Ihrer IT. Entscheidend sind vorhandene Zugänge, Berechtigungen und die Frage, wie ein geprüfter Auftrag sicher übergeben werden kann. Ihre Warenwirtschaft bleibt das führende System.
Wir wählen eine typische Auftragsart mit ausreichendem Volumen, halten die heutige Bearbeitungszeit fest und testen den neuen Ablauf mit echten Vorgängen. Danach sehen Sie, welche Routine zuverlässig entfällt und welche Fälle beim Fachteam bleiben.
So sieht ein vorbereiteter Auftrag aus.
Sehen Sie an einem Beispiel, wie eine Bestellung aus E-Mail oder Fax als Auftrag vorbereitet wird. Danach können wir gemeinsam klären, ob der Ablauf zu Ihrem Haus passt.