Innendienst & Auftragsbearbeitung
Auftragserfassung automatisieren: Vom Eingang ins ERP, ohne manuelle Eingabe
Jede Bestellung, die per E-Mail, Fax, PDF oder Webshop ankommt, landet manuell im ERP. Viermal täglich, bei 50+ Aufträgen. KI-gestützte Auftragserfassung erkennt Positionen, ordnet Artikelnummern zu und überträgt den Auftrag direkt. Ihr Innendienst prüft nur noch Ausnahmen.
Warum manuelle Auftragserfassung bremst
Drei Engpässe, die Ihren Innendienst täglich ausbremsen
Fax, E-Mail, PDF, Portal, Telefon: Jede Bestellform ist ein eigener Prozess. Und jede einzelne wird von Hand ins ERP getippt.
Jede Bestellform ein eigener Prozess
E-Mail, Fax, PDF, Webshop, Telefon: Fünf Kanäle, fünf Abläufe. Ihr Innendienst wechselt ständig zwischen Systemen und Formaten. Jeder Auftrag braucht vier bis acht Minuten, bei 50+ am Tag summiert sich das auf Hunderte Stunden im Jahr.
Freitextbestellungen übersetzen
'20 Stück Bohrer HSS 6,5' oder 'die gleichen Fittings wie letztes Mal': Ihre Sachbearbeiter müssen Freitext-Beschreibungen in Artikelnummern übersetzen. Das kostet Zeit, erfordert Erfahrung und passiert trotzdem nicht immer fehlerfrei.
Fehler bei der Eingabe kosten doppelt
Falsche Artikelnummern, verwechselte Mengen, übersehene Positionen: Jeder Fehler erzeugt Retouren, Rückfragen und Nacharbeit. Das belastet nicht nur den Innendienst, sondern auch die Kundenbeziehung.
Wie die Automatisierung läuft
Vom Posteingang ins ERP, in vier Schritten
Bestellung einlesen
KI liest eingehende Bestellungen aus E-Mail-Anhängen, Fax-PDFs, EDI-Nachrichten und Webshop-Aufträgen. Unabhängig vom Format.
Positionen erkennen
Artikelpositionen werden extrahiert und dem Artikelstamm zugeordnet. Auch Freitext, veraltete Nummern und Kundenbezeichnungen.
Auftrag ins ERP
Verfügbarkeit prüfen, Auftrag anlegen, ins ERP übertragen. Alles automatisch, ohne Medienbruch.
Ausnahmen prüfen
Nur was die KI nicht eindeutig zuordnen kann, landet beim Innendienst. Der Rest läuft durch, ohne dass jemand eingreifen muss.
Was bringt das unterm Strich?
Vier Module, die Ihre Auftragserfassung entlasten
E-Mail und PDF verarbeiten
Bestellungen als E-Mail-Anhang oder PDF werden automatisch gelesen, Positionen extrahiert und Artikelnummern zugeordnet. Kein manuelles Abtippen mehr.
Fax-Eingang erkennen
Eingehende Faxe werden per OCR in maschinenlesbaren Text umgewandelt. Auch handschriftliche Ergänzungen und Stempel werden berücksichtigt.
Freitextbestellungen interpretieren
Kundenbezeichnungen, Alternativnummern und umgangssprachliche Artikelbeschreibungen werden dem richtigen Stammartikel zugeordnet. Die KI lernt mit jeder Bestellung dazu.
ERP-Direktanbindung
Aufträge werden direkt ins ERP übertragen: GWS gevis, proALPHA, Dynamics, Sage. Kein Zwischensystem, kein CSV-Import, kein Medienbruch.
“Die Routinebestellungen fressen uns die Zeit für die Fälle, wo wir wirklich beraten müssten.
Vertriebsleiter InnendienstFachgroßhandel, 220 Mitarbeitende
Für wen es passt
Automatisierte Auftragserfassung lohnt sich, wenn Sie sich hier wiedererkennen
Je mehr davon zutrifft, desto größer der Hebel.
50+ Bestellungen pro Tag, manuell erfasst
Ihr Innendienst tippt jede Bestellung einzeln ins ERP. Vier bis acht Minuten pro Auftrag, bei 50+ am Tag. Das sind Hunderte Stunden im Jahr, die für Kundenberatung fehlen.
Fax, E-Mail, Telefon, Portal: alles gleichzeitig
Ihre Kunden bestellen über fünf verschiedene Kanäle. Jeder Kanal hat sein eigenes Format, seinen eigenen Workflow. Die Sachbearbeiter springen ständig zwischen Systemen.
Erfahrene Mitarbeitende gehen, Nachwuchs fehlt
Wer seit 20 Jahren jeden Artikel kennt, geht bald in Rente. Neue Mitarbeitende brauchen Monate, bis sie das Sortiment überblicken. Die KI sichert dieses Wissen ab.
ERP läuft, aber drumherum ist es manuell
Ihr ERP funktioniert. Aber die Bestellungen kommen nicht automatisch dort an. Zwischen Posteingang und ERP liegt Handarbeit, und genau dort setzen wir an.
Häufige Fragen
Was Großhändler zur automatischen Auftragserfassung fragen
Ja. OCR erkennt Fax-PDFs und Scans zuverlässig. Für echte Fax-Leitungen empfehlen wir eine Fax-zu-E-Mail-Weiterleitung, z. B. über Fritz!Box oder Sipgate. Die meisten Häuser haben das ohnehin bereits eingerichtet. Ab dort läuft die Verarbeitung automatisch.
Die KI ordnet Freitext-Artikel dem Artikelstamm zu, auch bei veralteten Nummern oder Beschreibungen wie '20 Stück Bohrer HSS 6,5'. Sie lernt mit der Zeit die Bestellgewohnheiten Ihrer Kunden und wird bei der Zuordnung immer treffsicherer.
Sechs bis acht Wochen bis zum Go-live für das erste Modul. Die Pilotphase läuft mit echten Bestellungen im Parallelbetrieb, bevor das System produktiv geht. Danach läuft es ohne Ihr Team.
GWS gevis, proALPHA, Microsoft Dynamics, Sage, Oxaion und weitere. Wir docken per REST API oder Datenbankzugriff an Ihr bestehendes System an. Kein Systemwechsel nötig.
Ja. Automatische Auftragsbestätigungs-Erstellung und Versand per E-Mail ist Teil des Moduls. Der Auftrag wird erkannt, ins ERP übertragen und die Bestätigung geht direkt an den Kunden, ohne dass jemand eingreifen muss.
Kostenlose Erstberatung
Wir schauen uns Ihren Auftragseingang an
Zeigen Sie uns, wie Bestellungen heute bei Ihnen ankommen. In einem ersten Gespräch schätzen wir gemeinsam ein, wo der größte Hebel liegt und wie schnell sich die Automatisierung rechnet.