Innendienst & Auftragsbearbeitung
Auftragserfassung prüfen: Vom Eingang zum freigegebenen ERP-Entwurf
Bestellungen aus E-Mail, Fax, PDF oder Webshop werden häufig über mehrere manuelle Schritte ins ERP übertragen. Die Automatisierung erkennt Positionen, schlägt Artikelzuordnungen vor und bereitet einen prüfbaren ERP-Entwurf vor. Ihr Innendienst entscheidet über Ausnahmen und die Freigabe.
Basiszeit
je Auftragsart dokumentiert
Ausnahmen
separat mitgemessen
14Tage
bis zur Pilotauswertung
Warum manuelle Auftragserfassung bremst
Drei Engpässe, die Ihren Innendienst täglich ausbremsen
Fax, E-Mail, PDF, Portal, Telefon: Jede Bestellform ist ein eigener Prozess. Und jede einzelne wird von Hand ins ERP getippt.
Jede Bestellform ein eigener Prozess
E-Mail, Fax, PDF, Webshop, Telefon: Mehrere Kanäle erzeugen unterschiedliche Abläufe. Ihr Innendienst wechselt ständig zwischen Systemen und Formaten. Wie viel Zeit das bindet, wird vor dem Pilotprojekt je Auftragsart gemessen.
Freitextbestellungen übersetzen
'20 Stück Bohrer HSS 6,5' oder 'die gleichen Fittings wie letztes Mal': Ihre Sachbearbeiter müssen Freitext-Beschreibungen in Artikelnummern übersetzen. Das kostet Zeit, erfordert Erfahrung und passiert trotzdem nicht immer fehlerfrei.
Fehler bei der Eingabe kosten doppelt
Falsche Artikelnummern, verwechselte Mengen, übersehene Positionen: Jeder Fehler erzeugt Retouren, Rückfragen und Nacharbeit. Das belastet nicht nur den Innendienst, sondern auch die Kundenbeziehung.
Wie die Automatisierung läuft
Vom Posteingang ins ERP, in vier Schritten
Bestellung einlesen
KI liest eingehende Bestellungen aus E-Mail-Anhängen, Fax-PDFs, EDI-Nachrichten und Webshop-Aufträgen. Unabhängig vom Format.
Positionen erkennen
Artikelpositionen werden extrahiert und dem Artikelstamm zugeordnet. Auch Freitext, veraltete Nummern und Kundenbezeichnungen.
Auftrag ins ERP
Verfügbarkeit, Auftragsentwurf und ERP-Übergabe werden als getrennte Prüfschritte konfiguriert. Schreibrechte und Freigaben werden vor dem Pilot festgelegt.
Ausnahmen prüfen
Zuordnungen und offene Fälle werden zunächst vom Innendienst geprüft. Der spätere Automatisierungsumfang richtet sich nach gemessener Qualität und Ihren Freigaberegeln.
Was bringt das unterm Strich?
Vier Module, die Ihre Auftragserfassung entlasten
E-Mail und PDF verarbeiten
Bestellungen als E-Mail-Anhang oder PDF werden im Pilot ausgelesen. Erkannte Positionen und Artikelzuordnungen erscheinen als prüfbarer Entwurf.
Fax-Eingang erkennen
Eingehende Fax-PDFs können per OCR in maschinenlesbaren Text umgewandelt werden. Handschriftliche Ergänzungen und Stempel bleiben eigene Testfälle im Pilot.
Freitextbestellungen interpretieren
Für Kundenbezeichnungen, Alternativnummern und umgangssprachliche Artikelbeschreibungen werden Stammartikel vorgeschlagen. Treffer und Korrekturen werden protokolliert und fachlich ausgewertet.
Dokumentierte ERP-Übergabe
Freigegebene Auftragsdaten können über den zuvor geprüften Übergabeweg ans führende System übermittelt werden. Berechtigungen und Rückfallweg werden dokumentiert.
Prüfhinweis für die Auftragserfassung
Routineaufträge und Klärfälle werden getrennt ausgewertet.
So sehen Sie, welche Bestellungen mit ausreichender Qualität vorbereitet werden können und wo Ihr Innendienst weiterhin fachlich entscheiden muss.
Für wen es passt
Automatisierte Auftragserfassung lohnt sich, wenn Sie sich hier wiedererkennen
Je mehr davon zutrifft, desto größer der Hebel.
Viele Bestellungen werden manuell erfasst
Ihr Innendienst tippt Bestellungen einzeln ins ERP. Die Bearbeitungszeit und das tatsächliche Volumen liefern die Basis für eine belastbare Potenzialrechnung.
Fax, E-Mail, Telefon, Portal: alles gleichzeitig
Ihre Kunden bestellen über verschiedene Kanäle. Jeder Kanal kann ein eigenes Format und einen eigenen Workflow mitbringen; den tatsächlichen Wechselaufwand messen wir vor dem Pilot.
Erfahrene Mitarbeitende gehen, Nachwuchs fehlt
Wenn langjährige Mitarbeitende ausscheiden, gehen häufig implizite Zuordnungsregeln verloren. Im Pilot werden Regeln, Korrekturen und fachliche Entscheidungen dokumentiert.
ERP läuft, aber drumherum ist es manuell
Ihr ERP funktioniert. Aber die Bestellungen kommen nicht automatisch dort an. Zwischen Posteingang und ERP liegt Handarbeit, und genau dort setzen wir an.
Häufige Fragen
Was Großhändler zur automatischen Auftragserfassung fragen
Fax-PDFs und Scans können per OCR ausgelesen werden. Erkennungsqualität, handschriftliche Ergänzungen und der konkrete Eingangsweg werden mit Ihren Belegen im Pilot geprüft.
Die KI kann für Freitext, veraltete Nummern oder Beschreibungen wie '20 Stück Bohrer HSS 6,5' Zuordnungsvorschläge erzeugen. Treffer, Korrekturen und offene Fälle werden im Pilot gemessen; Regel- oder Modelländerungen erfolgen nur nach Prüfung und Freigabe.
Nach 14 Tagen werten wir das fokussierte Pilotprojekt mit echten Bestellungen aus. Es läuft kontrolliert parallel, bevor Sie über den produktiven Einsatz entscheiden. Unklare Vorgänge bleiben auch danach bei Ihrem Team.
Das lässt sich erst nach dem Schnittstellencheck belastbar beantworten. Wir prüfen verfügbare Zugänge, Berechtigungen und Testmöglichkeiten Ihrer konkreten Installation und dokumentieren nötige Änderungen vor dem Pilot.
Auftragsbestätigungen können als Entwurf vorbereitet werden. ERP-Übergabe und E-Mail-Versand erfolgen nur über zuvor geprüfte Zugänge und nach den vereinbarten fachlichen Freigaben.
Sehen Sie es in Aktion
Schauen Sie sich an, wie automatische Auftragserfassung konkret aussieht
Im kurzen Video zeigen wir Ihnen den Ablauf im technischen Großhandel. Direkt im Anschluss können Sie einen Termin für Ihr Erstgespräch buchen.