KI & Automatisierung im Brandschutz-Fachhandel
Wartungs-Nachbestellungen aus E-Mail und Telefon. Automatisch im ERP, mit Zulassung und Charge.
Die Umstellung auf fluorfreie Löschmittel bindet Ihre Kapazitäten, während kleinteilige Wiederkehraufträge für die Wartung weiter per Mail und Telefon hereinlaufen und von Hand erfasst werden müssen.
Tagesablauf einer Bestellung
- 01
Bestellung kommt rein
E-Mail, Telefon, Webshop für Standardware, Außendienst und Objektberatung, EDI mit größeren Herstellern, Theke.
- 02
KI liest und prüft
Artikel zugeordnet, Verfügbarkeit geprüft, Preis validiert.
- 03
Auftrag im ERP
Erfasst in Ihrem Warenwirtschaftssystem, ohne Doppelerfassung.
- 04
Innendienst prüft Ausnahmen
Nur Vorgänge, die wirklich Beratung brauchen.
Live testen
Sehen Sie die KI in Aktion
Unsere Live Demo erfasst Bestellungen und erstellt Angebote in Sekunden. Probieren Sie es direkt aus, mit echten Beispielen aus dem Großhandelsalltag.
Betreff: Bestellung Sanitär
---5x Spülkasten Geberit AP140
10x Eckventil 1/2" verchromt
Das kennen Sie
Wo dem Innendienst zwischen Terminen, Prüfprotokollen und Nachbestellungen die Luft fehlt
Die Aufträge sind da, die Köpfe fehlen. Wartungsintervalle, Sachkundeprüfungen und Zulassungen treiben das Geschäft, und parallel jonglieren Innendienst und Disposition Termine, Prüfprotokolle und Ersatzteile. Genau hier frisst die Handarbeit die Zeit, die für die anlagentechnische Beratung gebraucht würde.
So bestellen Ihre Kunden
Kleinteilige Wiederkehraufträge per Mail und Telefon
Wartungserinnerungen und Nachbestellungen für Feuerlöscher, Wandhydranten und Brandschotts laufen größtenteils per E-Mail und Telefon herein. Jede einzelne Position wird von Hand erfasst, oft kleinteilig, oft termingebunden. Vier bis acht Minuten pro Vorgang, die im Tagesgeschäft an allen Ecken fehlen.
Zulassungs- und Chargendaten müssen mitlaufen
Bei jeder Lieferung müssen Zulassung (abP/abZ) und Charge stimmen, sonst gibt es Ärger mit Prüfer und Versicherung. Die Umstellung auf fluorfreie Löschmittel und Normänderungen wie DIN 14675 zwingen zusätzlich zum schnellen Wechsel auf konforme Produkte. Das alles hängt heute an Köpfen und Listen.
Termine, Prüfprotokolle und Warenwirtschaft in getrennten Systemen
Die Wartungssoftware kennt die Termine, das ERP die Ware, die Doku liegt woanders. Jeder Medienbruch bedeutet Abtippen, Suchen und das Risiko, dass ein Ersatzteil nicht pünktlich zum Wartungstermin am Objekt ist. Die Instandhaltung nach DIN 14406 braucht eine lückenlose Kette, keine Zettelwirtschaft.
Was Conveso macht
Konkrete Hebel für das termin- und prüfpflichtgetriebene Brandschutz-Geschäft
Die KI entlastet Ihren Innendienst und dockt an Ihr bestehendes ERP an, sie ersetzt niemanden. Wiederkehrende Erfassung, Zuordnung und Doku laufen automatisch, Ihre Leute behalten die Fälle, die wirklich Sachverstand brauchen.
Auftragserfassung für Wiederkehraufträge
Nachbestellungen und Wartungsaufträge aus E-Mail, PDF und Webshop werden automatisch erkannt, den richtigen Artikeln zugeordnet und ins ERP übertragen. Auch bei Freitext oder wenn der Kunde Feuerlöscher und Aufladelöscher frei beschreibt. Ihr Innendienst sieht nur noch die Ausnahmen.
Zulassung und Charge automatisch mitgeführt
Bei jeder Position werden Zulassung (abP/abZ) und Chargendaten mitgezogen und am Auftrag dokumentiert. Bei Umstellungen, etwa auf fluorfreies Löschmittel, hilft die Logik, auf konforme Produkte umzuleiten, damit die Doku- und Abrechnungskette bis zum Prüfer sauber bleibt.
Termine und Disposition zusammengeführt
Wartungsintervalle, Ersatzteile und Prüfmittel werden so zusammengebracht, dass das Material termingenau zum Wartungstermin am Objekt ist. Weniger Medienbruch zwischen Wartungssoftware, ERP und Dokumentation, weniger Nachjagen von Hand.
Rechnungsverarbeitung für viele Kleinpositionen
Eingehende Rechnungen in PDF, ZUGFeRD oder XRechnung werden ausgelesen, geprüft und ins ERP gebucht. Gerade bei vielen kleinen Wartungspositionen senkt das die Handarbeit deutlich und hält die Abrechnung nachweisbar.
“Wartungserinnerungen und Nachbestellungen liefen bei uns fast komplett per Mail und Telefon. Seit die Erfassung automatisch läuft, hängt nicht mehr jede Charge und Zulassung an einem Kopf, und die Doku stimmt bis zum Prüfer.
Vertriebsleiter InnendienstBayern
Nutzen je Rolle
Was die Entlastung für Ihr Team bedeutet
Geschäftsführung
Die Aufträge sind da, die Leute knapp. Die KI nimmt dem Innendienst die wiederkehrende Erfassung und Doku ab, gerade in der Umstellungswelle bei den Löschmitteln. So bleibt Ihr Team für Wartung, Objektgeschäft und Beratung frei, statt im Abtippen zu versinken.
Einkauf
Bei Zulassungsänderungen und Normupdates muss schnell auf konforme Produkte umgestellt werden. Zulassungs- und Chargendaten laufen automatisch mit, Lieferengpässe bei fluorfreien Löschmitteln und Ersatzteilen werden früher sichtbar. Weniger Pflege von Hand, mehr Versorgungssicherheit.
Logistik
Ersatzteile und Prüfmittel müssen pünktlich zum Wartungstermin am Objekt sein. Termine, Bedarf und Chargen- bzw. Zulassungsnachweis werden zusammengeführt, sodass die terminkritische Disposition planbar wird und nichts ohne Nachweis rausgeht.
IT
Termine, Prüfprotokolle und Warenwirtschaft hängen heute in getrennten Systemen. Wir docken an Ihr ERP und Ihre Wartungssoftware an, statt ein weiteres System danebenzustellen. Hosting in Deutschland, DSGVO-konform, kein Parallelbetrieb, kein Systemwechsel.
So gehen wir vor
Vom Piloten zum laufenden Betrieb. Schritt für Schritt.
Prozessanalyse
Wir schauen uns Auftragserfassung, Disposition und Bestellkanäle im Detail an. Kein Fragebogen, sondern Verständnis vor Ort.
Pilot in 14 Tagen
Ein fokussierter Pilot, etwa die Auftragserfassung, zeigt in 14 Tagen, was möglich ist. Ohne Risiko für Ihr Tagesgeschäft.
ERP-Anbindung
Andocken an Ihr bestehendes Warenwirtschaftssystem. Parallelbetrieb und gründliche Tests vor dem Go-live.
Betrieb und Ausbau
Monitoring, laufende Anpassung, schrittweise Erweiterung. Partnerschaft, kein Einmalprojekt.
Warum Conveso
Wir verstehen Theke, Tour und dreistufigen Vertrieb
Kein Konzernapparat, keine Standardsoftware. Unsere Lösungen docken an Ihr bestehendes System an, statt es zu ersetzen.
Häufige Fragen
Was uns zuerst gefragt wird
Eingehende Nachbestellungen und Wartungsaufträge aus E-Mail, PDF und Webshop werden automatisch erkannt. Artikel werden zugeordnet, auch bei Freitext oder frei beschriebenen Positionen wie Feuerlöscher, Wandhydrant oder Brandschott. Zulassung (abP/abZ) und Charge werden mitgeführt, der Auftrag wird im ERP angelegt, und nur Ausnahmen gehen an den Innendienst. Entlastung pro Auftrag: vier bis acht Minuten.
Ja, das ist der Normalfall. Wir docken per Schnittstelle, REST API oder direktem Datenzugriff an Ihr Warenwirtschaftssystem und Ihre Field-Service- bzw. Wartungssoftware an. So fließen Termine, Prüfprotokolle und Warenwirtschaft zusammen, ohne dass Sie Ihre Branchensoftware wechseln oder ein System parallel betreiben müssen.
Wir arbeiten iterativ und fokussiert. Für ein erstes Modul, etwa die automatische Erfassung von Wartungs-Nachbestellungen, sehen Sie erste Ergebnisse in 14 Tagen. Die erste Version geht früh produktiv, weitere Schritte erweitern den Umfang, ohne das Tagesgeschäft zu unterbrechen.
Zulassungs- und Chargendaten werden bei jeder Position mitgeführt und am Auftrag dokumentiert. Bei Normänderungen oder der Umstellung auf fluorfreies Löschmittel hilft die Logik, auf konforme Produkte umzuleiten und die Doku- und Abrechnungskette nachweisbar zu halten, damit es mit Prüfer und Versicherung keinen Ärger gibt.
Ihr Ansprechpartner
Fynn Governatori
Geschäftsführer, Conveso
Kein Vertriebsteam, kein Callcenter. Ein Gespräch auf Augenhöhe, in dem wir prüfen, wo bei Ihnen der größte Hebel im Tagesgeschäft liegt.
Termin mit Fynn buchenErst sehen, dann reden
Der kürzeste Weg zur Entlastung
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