KI & Automatisierung im Dental- und Medizintechnik-Fachhandel
Praxisaufträge aus Telefon, Fax und Webshop. Automatisch im ERP, mit Charge und UDI.
Die Praxis ruft an, Sie tippen die Bestellung von Hand: KI erfasst kleinteilige Aufträge, ordnet Verbrauchsmaterial sauber zu und hält Ihr Depot für Beratung und Rückverfolgbarkeit frei. Erste Ergebnisse in 14 Tagen, ohne Systemwechsel.
Tagesablauf einer Bestellung
- 01
Bestellung kommt rein
Telefon, Fax, E-Mail, Webshop, Außendienst / Depotberater, EDI.
- 02
KI liest und prüft
Artikel zugeordnet, Verfügbarkeit geprüft, Preis validiert.
- 03
Auftrag im ERP
Erfasst in Ihrem Warenwirtschaftssystem, ohne Doppelerfassung.
- 04
Innendienst prüft Ausnahmen
Nur Vorgänge, die wirklich Beratung brauchen.
Live testen
Sehen Sie die KI in Aktion
Unsere Live Demo erfasst Bestellungen und erstellt Angebote in Sekunden. Probieren Sie es direkt aus, mit echten Beispielen aus dem Großhandelsalltag.
Betreff: Bestellung Sanitär
---5x Spülkasten Geberit AP140
10x Eckventil 1/2" verchromt
Das kennen Sie
Wo dem Innendienst die Zeit für Praxis und Rückverfolgbarkeit fehlt
Tausende Medizinprodukte mit Chargen- und UDI-Pflicht, dazu viele kleinteilige Aufträge aus Praxen, die noch telefonisch oder per Fax kommen. Die Routine bindet Innendienst und Qualität, wo eigentlich Beratung und saubere Dokumentation gefragt wären.
So bestellen Ihre Kunden
Praxis ruft an, Auftrag wird von Hand getippt
Zahnarztpraxen und Labore bestellen Verbrauchsmaterial und Sprechstundenbedarf weiterhin per Telefon, Fax und E-Mail. Viele kleinteilige Positionen, oft mit Freitext statt klarer Artikelnummer. Jeder Auftrag wandert manuell ins ERP, während die Praxis am Telefon zugleich Beratung erwartet.
Chargenrückverfolgung und UDI binden Kapazität
Von wem bezogen, an wen abgegeben: die lange Auskunftspflicht bei Rückrufen verlangt lückenlose Chargenrückverfolgung. UDI-Daten von vielen Herstellern pflegen, Verfallsdaten im Blick halten, MDR-konform dokumentieren. Das bindet Innendienst und Qualität ohne erkennbaren Umsatzbeitrag.
Hohe Artikelvielfalt, kurzlebige Ware
Verbrauchsmaterial, Praxisausstattung, Sterilgut, Dentaltechnik: tausende Artikel, viele kurzlebig, dazu Lieferengpässe bei Medizinprodukten. Bei Verfallsdaten und Chargen darf nichts durchrutschen, und genau das macht jede manuelle Erfassung zum Risiko.
Was Conveso macht
Konkrete Hebel für Depot, Labor und Medizinprodukte-Fachhandel
KI-Auftragserfassung und Automatisierung, übersetzt in Ihr Tagesgeschäft. Die Lösung dockt an Ihr bestehendes ERP an und arbeitet mit Chargen, UDI und Verfallsdaten so, wie Ihre Rückverfolgbarkeit es verlangt. Sie ersetzt keine Mitarbeitenden, sie nimmt ihnen die Tipparbeit ab.
Auftragserfassung aus allen Kanälen
Bestellungen aus Telefonnotiz, Fax, E-Mail, PDF und Webshop werden erkannt und ins ERP übertragen. Verbrauchsmaterial und Praxisausstattung werden zugeordnet, auch bei Freitext oder veralteten Nummern. Ihr Innendienst sieht nur noch die Aufträge, die wirklich Rückfrage oder Beratung brauchen.
Charge, UDI und Verfall direkt mitgeführt
Bei der Erfassung werden Charge, UDI und Verfallsdatum gleich richtig zugeordnet und ins ERP geschrieben. So bleibt die Rückverfolgbarkeit von Medizinprodukten lückenlos, ohne dass jemand sie hinterher von Hand nacharbeiten muss. MDR-konform und auditfest in Ihrer bestehenden Strecke.
Rechnungsverarbeitung automatisiert
Eingehende Rechnungen werden ausgelesen, gegen den Auftrag geprüft und ins ERP gebucht. E-Rechnungspflicht abgedeckt, weniger Handarbeit in der Kreditorenbuchhaltung, ohne zusätzliche Stelle im Depot.
Sonderfälle sauber an den Innendienst
Lieferengpässe, Sprechstundenbedarf-Sonderbestellungen, Serviceaufträge aus Technik und Reparatur: Was Beratung braucht, geht direkt an die richtige Person. Was Routine ist, läuft automatisch durch. Ihr Team konzentriert sich auf Praxis und Qualität.
“Die Praxis ruft an, und wir tippen die Bestellung von Hand ein, während wir nebenbei zur Anwendung beraten. Seit die Routineaufträge automatisch ins System laufen, bleibt uns die Zeit für genau diese Beratung und für eine saubere Chargendokumentation.
Vertriebsleiter InnendienstBayern
Nutzen je Rolle
Was die Entlastung für Ihr Team bedeutet
Geschäftsführung
Sie halten der Praxis den Rücken frei, statt Material nur durchzureichen. Die KI entlastet den Innendienst spürbar und federt die steigende Regulierungslast ab, ohne dass Sie ein Riesenprojekt aufsetzen müssen. Erste Ergebnisse sehen Sie in 14 Tagen.
Einkauf
Bei Verfallsdaten und Chargen rutscht nichts mehr durch. UDI-Daten vieler Hersteller laufen sauber in die Erfassung, Lieferengpässe werden früher sichtbar. Ihr Team gewinnt Zeit für Disposition statt für Dateneingabe.
Logistik
Kleinteilige Praxisaufträge kommen vollständig und mit korrekter Charge im Lager an. Sterilgut, temperaturgeführte Ware und MHD-Führung bleiben sauber abgebildet, die Pickliste stimmt. Weniger Rückfragen, weniger Nacharbeit bei hoher Pickfrequenz.
IT
Wir docken an Ihr validierungsfähiges ERP an, statt es zu ersetzen. Webshop, Außendienst und Auftragserfassung laufen in einer Strecke zusammen, bei voller Rückverfolgbarkeit. Auditfest, DSGVO-konform, Hosting in Deutschland.
So gehen wir vor
Vom Piloten zum laufenden Betrieb. Schritt für Schritt.
Prozessanalyse
Wir schauen uns Auftragserfassung, Disposition und Bestellkanäle im Detail an. Kein Fragebogen, sondern Verständnis vor Ort.
Pilot in 14 Tagen
Ein fokussierter Pilot, etwa die Auftragserfassung, zeigt in 14 Tagen, was möglich ist. Ohne Risiko für Ihr Tagesgeschäft.
ERP-Anbindung
Andocken an Ihr bestehendes Warenwirtschaftssystem. Parallelbetrieb und gründliche Tests vor dem Go-live.
Betrieb und Ausbau
Monitoring, laufende Anpassung, schrittweise Erweiterung. Partnerschaft, kein Einmalprojekt.
Warum Conveso
Wir verstehen Theke, Tour und dreistufigen Vertrieb
Kein Konzernapparat, keine Standardsoftware. Unsere Lösungen docken an Ihr bestehendes System an, statt es zu ersetzen.
Häufige Fragen
Was uns zuerst gefragt wird
Bestellungen aus Telefonnotiz, Fax, E-Mail, PDF und Webshop werden automatisch erkannt. Verbrauchsmaterial und Praxisausstattung werden den richtigen Artikelnummern zugeordnet, auch bei Freitext oder veralteten Nummern. Charge, UDI und Verfallsdatum werden mitgeführt, der Auftrag wird im ERP angelegt, und nur Sonderfälle gehen an den Innendienst. Entlastung pro Auftrag: vier bis acht Minuten.
Ja. Charge, UDI und Verfallsdatum werden bei der Erfassung gleich richtig zugeordnet und ins ERP geschrieben, sodass die Rückverfolgbarkeit von Medizinprodukten lückenlos bleibt. Die Automatisierung arbeitet innerhalb Ihrer bestehenden, MDR-konformen Strecke und ersetzt weder Ihre Qualitätsprozesse noch Ihre Mitarbeitenden, sie entlastet sie.
Ja, das ist der Normalfall. Wir docken an Ihr validierungsfähiges Warenwirtschaftssystem an, über die vorhandenen Schnittstellen, und binden Webshop und Außendienst in dieselbe Auftragsstrecke ein. Ein Systemwechsel ist nicht nötig, die Rückverfolgbarkeit bleibt erhalten.
Erste Ergebnisse sehen Sie in 14 Tagen: einen fokussierten Bereich wie die Auftragserfassung aus Telefon und Fax produktiv, ohne Risiko für Ihr Tagesgeschäft. Die Kosten richten sich nach Umfang und Auftragsvolumen. Im Gespräch schauen wir gemeinsam, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt, bevor über Zahlen gesprochen wird.
Ihr Ansprechpartner
Fynn Governatori
Geschäftsführer, Conveso
Kein Vertriebsteam, kein Callcenter. Ein Gespräch auf Augenhöhe, in dem wir prüfen, wo bei Ihnen der größte Hebel im Tagesgeschäft liegt.
Termin mit Fynn buchenErst sehen, dann reden
Der kürzeste Weg zur Entlastung
Testen Sie unsere KI mit echten Beispielen aus dem Tagesgeschäft. Kein Login, keine Datenspeicherung, Ergebnis in Sekunden. Wer lieber direkt reden will: Termin mit Fynn. Zwanzig Minuten, auf Augenhöhe, ohne Pitch.