KI & Automatisierung im Foodservice-Großhandel
Tagesaktuelle Bestellungen aus Telefon und E-Mail. Automatisch im ERP, rechtzeitig für die Tour.
Personalmangel in der Gastronomie und Margendruck im Außer-Haus-Markt treffen auf die größte Last im Haus: die Flut kurzfristiger Telefon- und E-Mail-Aufträge für die Belieferung am nächsten Morgen, die der Innendienst von Hand erfasst.
Tagesablauf einer Bestellung
- 01
Bestellung kommt rein
Telefon, E-Mail, Webshop und Bestell-App, Theke und Abholung im Cash&Carry, Gastro-Außendienst, EDI bei Systemgastronomie und großen GV-Kunden.
- 02
KI liest und prüft
Artikel zugeordnet, Verfügbarkeit geprüft, Preis validiert.
- 03
Auftrag im ERP
Erfasst in Ihrem Warenwirtschaftssystem, ohne Doppelerfassung.
- 04
Innendienst prüft Ausnahmen
Nur Vorgänge, die wirklich Beratung brauchen.
Live testen
Sehen Sie die KI in Aktion
Unsere Live Demo erfasst Bestellungen und erstellt Angebote in Sekunden. Probieren Sie es direkt aus, mit echten Beispielen aus dem Großhandelsalltag.
Betreff: Bestellung Sanitär
---5x Spülkasten Geberit AP140
10x Eckventil 1/2" verchromt
Das kennen Sie
Wo dem Innendienst die Zeit für den Kunden fehlt
Halb Mittag, und das Telefon steht nicht still mit Nachbestellungen. Enge Anlieferfenster, tagesaktuelle Mengen und eine durchgängige Kühlkette lassen keinen Spielraum. Genau dann frisst die manuelle Erfassung die Zeit, die Ihr Team für Beratung und Reklamationen bräuchte.
So bestellen Ihre Kunden
Hohe Frequenz, enge Lieferfenster, alles tagesaktuell
Bestellungen für die Belieferung am nächsten Morgen kommen bis in den Nachmittag rein, viele davon telefonisch und per E-Mail. Kurzfristige Mengenänderungen werden von Hand nachgepflegt. Vier bis acht Minuten pro Auftrag, die im Tagesgeschäft niemand übrig hat, wenn die Tour stehen muss.
Kühlkette, HACCP und MHD lassen keinen Fehler zu
Mehrere Temperaturzonen, MHD- und Chargen-/LOT-Führung, HACCP-Dokumentation: Bei verderblicher Ware schlägt jede falsch erfasste Position direkt auf Frische, Schwund und Reklamation durch. Die Sorgfalt bindet Innendienst- und Qualitätskapazität, die woanders fehlt.
Medienbrüche zwischen Bestellkanälen
Telefon, E-Mail, Webshop, App, Theke im Cash&Carry und EDI von GV-Kunden: Am Ende muss alles in einer Auftragsstrecke landen und an Tourenplanung und Lager andocken. Jeder Kanal mit eigenem Format, jede Übertragung von Hand eine mögliche Fehlerquelle.
Was Conveso macht
Konkrete Hebel für den Belieferungs- und Abholgroßhandel
Wir docken an Ihr bestehendes Warenwirtschaftssystem an, statt es zu ersetzen. Die KI entlastet den Innendienst bei der Routine, die Mengensteuerung und die Frische bleiben in Ihrer Hand.
Auftragserfassung über alle Kanäle
Bestellungen aus Telefonnotiz, E-Mail, PDF, Webshop und App werden automatisch erkannt, Ihren Artikeln zugeordnet, auch bei Freitext oder Kundensortimenten, und ins ERP übertragen. Tagesaktuelle Mengenänderungen inklusive. Ihr Innendienst sieht nur noch die Ausnahmen.
Rechnungsverarbeitung und Lieferantenbelege
Eingehende Rechnungen und Lieferscheine werden ausgelesen, geprüft und ins ERP gebucht. Bei den Mengen im Foodservice entlastet das spürbar, ohne zusätzliche Stelle, und hält die Belege sauber für die Abrechnung.
MHD, Charge und Kühlkette mitgeführt
Die erfasste Position trägt MHD-, Chargen-/LOT- und Temperaturzonen-Information sauber ins System, als Grundlage für HACCP-Doku, Kommissionierung und Rückverfolgbarkeit. Weniger manuelles Nachtragen, weniger Lücken in der Kühlkette.
Eine Auftragsstrecke bis zur Tour
Alle Kanäle münden in eine durchgängige Auftragsstrecke, die an Tourenplanung und Lager andockt. Keine Doppelerfassung, kein Medienbruch zwischen App, E-Mail und Telefon, mehr Vorlauf für die Kommissionierung.
“Halb Mittag, und das Telefon steht nicht still mit Nachbestellungen für morgen früh. Seit die Routineaufträge automatisch ins System laufen, haben meine Leute wieder Zeit für die Kunden und die Reklamationen, statt nur zu tippen.
Vertriebsleiter InnendienstBayern
Nutzen je Rolle
Was die Entlastung für Ihr Team bedeutet
Geschäftsführung
Wenn der Gastronom morgens seine Ware nicht hat, hat er ein Problem, und damit Sie auch. Die Auftragserfassung läuft zuverlässig durch, der Innendienst bleibt für Kundenbeziehung und Reklamationen frei. Erste Ergebnisse in 14 Tagen, ohne Wechsel Ihres Systems.
Einkauf
Frische, Preis und Verfügbarkeit gleichzeitig im Griff: Saubere Auftragsdaten mit MHD- und Chargenbezug schaffen die Grundlage für bessere Mengensteuerung und weniger Verderb, bei tagesaktuellen Preisen und Lieferantenzertifikaten.
Logistik
Mehrtemperaturzonen, enge Anlieferfenster, und die Tour muss stehen. Aufträge landen früher und vollständiger im System, mit Kühlketten- und Chargeninfo. Das gibt Vorlauf für die Kommissionierung kleinteiliger Aufträge unter Zeitdruck.
IT
Webshop, App und Telefonbestellung enden in einer Auftragsstrecke. Wir docken per Schnittstelle an Ihr ERP an, ohne Systemwechsel und Parallelbetrieb. Hosting in Deutschland, DSGVO-konform, anschlussfähig an Tourenplanung und Lager.
So gehen wir vor
Vom Piloten zum laufenden Betrieb. Schritt für Schritt.
Prozessanalyse
Wir schauen uns Auftragserfassung, Disposition und Bestellkanäle im Detail an. Kein Fragebogen, sondern Verständnis vor Ort.
Pilot in 14 Tagen
Ein fokussierter Pilot, etwa die Auftragserfassung, zeigt in 14 Tagen, was möglich ist. Ohne Risiko für Ihr Tagesgeschäft.
ERP-Anbindung
Andocken an Ihr bestehendes Warenwirtschaftssystem. Parallelbetrieb und gründliche Tests vor dem Go-live.
Betrieb und Ausbau
Monitoring, laufende Anpassung, schrittweise Erweiterung. Partnerschaft, kein Einmalprojekt.
Warum Conveso
Wir verstehen Theke, Tour und dreistufigen Vertrieb
Kein Konzernapparat, keine Standardsoftware. Unsere Lösungen docken an Ihr bestehendes System an, statt es zu ersetzen.
Häufige Fragen
Was uns zuerst gefragt wird
Bestellungen aus Telefonnotiz, E-Mail, PDF, Webshop und App werden automatisch erkannt und Ihren Artikeln zugeordnet, auch bei Freitext oder kundenindividuellen Sortimenten. Tagesaktuelle Mengenänderungen werden berücksichtigt, MHD- und Chargeninfo wird mitgeführt, der Auftrag landet im ERP. Nur Ausnahmen gehen an den Innendienst. Entlastung pro Auftrag: vier bis acht Minuten.
Ja, das ist der Normalfall. Wir docken per Schnittstelle an Ihr Warenwirtschaftssystem an, ein Wechsel ist nicht nötig. Auch die Anbindung an Tourenplanung und Lager sowie EDI von GV- und Systemgastronomie-Kunden lässt sich abbilden, damit alle Kanäle in einer Auftragsstrecke enden.
Die KI ersetzt keine Qualitätssicherung, sie entlastet bei der Erfassung. Jede Position trägt MHD-, Chargen-/LOT- und Temperaturzonen-Information sauber ins System, als Grundlage für HACCP-Dokumentation, Kommissionierung und Rückverfolgbarkeit. Weniger manuelles Nachtragen bedeutet weniger Lücken bei verderblicher Ware.
Wir starten mit einem fokussierten Piloten, etwa der Auftragserfassung per E-Mail und Telefonnotiz, und zeigen erste Ergebnisse in 14 Tagen, ohne Risiko für Ihr Tagesgeschäft. Die Kosten richten sich nach Umfang und Kanälen. Bei der Auftragsfrequenz im Foodservice rechnet sich die Entlastung im Innendienst meist schnell. Den konkreten Rahmen klären wir im Gespräch.
Ihr Ansprechpartner
Fynn Governatori
Geschäftsführer, Conveso
Kein Vertriebsteam, kein Callcenter. Ein Gespräch auf Augenhöhe, in dem wir prüfen, wo bei Ihnen der größte Hebel im Tagesgeschäft liegt.
Termin mit Fynn buchenErst sehen, dann reden
Der kürzeste Weg zur Entlastung
Testen Sie unsere KI mit echten Beispielen aus dem Tagesgeschäft. Kein Login, keine Datenspeicherung, Ergebnis in Sekunden. Wer lieber direkt reden will: Termin mit Fynn. Zwanzig Minuten, auf Augenhöhe, ohne Pitch.