Warenannahme
Warenannahme: Vom Lieferschein zum prüfbaren Buchungsentwurf
Lieferscheine per KI erfassen, mit der Bestellung abgleichen und Differenzen zur Prüfung melden. Im Pilot messen Sie Suchaufwand, Korrekturen und Zeit bis zum freigegebenen Buchungsentwurf.
Herausforderung
Warum der Wareneingang zum Nadelöhr wird
Im Fachgroßhandel müssen eingehende Lieferungen geprüft, abgeglichen und verbucht werden. Medienbrüche erschweren dabei die Nachvollziehbarkeit und können Korrekturen in nachgelagerten Prozessen auslösen.
Papierbasierte Erfassung
Lieferscheine auf Papier, handschriftliche Notizen und getrennte Ablagen verzögern die ERP-Erfassung. Bis zur freigegebenen Buchung fehlt dem Vertrieb ein bestätigter Bestandsstand.
Manueller Abgleich mit der Bestellung
Liefermenge, Artikelnummer, Zustand: Alles muss von Hand mit der Bestellung verglichen werden. Bei Teillieferungen, Ersatzartikeln oder fehlenden Positionen wird es schnell unübersichtlich.
Bestandsabweichungen im ERP
Solange die Ware nicht im System verbucht ist, fehlt Ihrem Vertrieb ein bestätigter Bestandsstand. Physischer Wareneingang und Systemstatus müssen deshalb nachvollziehbar zusammengeführt werden.
Lösung
So wird digitale Warenannahme im Pilot geprüft
Die KI erfasst Lieferscheindaten per Scan oder Foto, gleicht sie mit der Bestellung ab und markiert Abweichungen. Die ERP-Buchung erfolgt erst nach den von Ihnen festgelegten Prüf- und Freigaberegeln.
Lieferscheindaten per KI prüfen
Im Pilot werden Artikelnummern, Mengen und Chargendaten aus vereinbarten Lieferscheinformaten zur Prüfung ausgelesen. Treffer, Korrekturen und offene Angaben werden je Lieferant ausgewertet.
Bestellabgleich im Pilot
Eingehende Ware wird mit der offenen Bestellung abgeglichen. Mengenabweichungen, fehlende Positionen und Preisdifferenzen werden für die Prüfung markiert.
Differenzen mit Zuständigkeit
Bei Abweichungen zwischen Lieferung und Bestellung wird ein vollständiger Klärfall für die zuständige Rolle vorbereitet. Die externe Kommunikation folgt Ihren Freigaberegeln.
ERP-Übergabe nach Freigabe
Freigegebene Wareneingänge werden über die vereinbarte Schnittstelle an das ERP übergeben. Zeitpunkt und Umfang richten sich nach Ihrer System- und Buchungslogik.
Kennzahlen
Was Sie erwarten können
Basiszeit
Bearbeitungszeit je Lieferung vor dem Pilot messen
Abweichungen
Mengen-, Artikel- und Zustandsfälle getrennt erfassen
Freigabe
Buchungsregeln und Zuständigkeiten dokumentieren
14 Tage
fokussiertes Pilotprojekt mit Ihren Lieferscheinen
Ablauf
In drei Schritten zur digitalen Warenannahme
Wir starten mit ausgewählten Lieferanten. Nach der Pilotauswertung entscheiden Sie, welche weiteren Formate und Warengruppen geprüft werden.
Wareneingang analysieren
Wir erfassen, wie Lieferscheine heute ankommen, welche Formate Ihre Lieferanten verwenden und wo der größte Zeitaufwand steckt.
Pilotbetrieb mit ausgewählten Lieferanten
Die KI wird auf die ausgewählten Lieferantenformate abgestimmt. Im Parallelbetrieb messen wir Erkennung, Korrekturen und offene Angaben anhand festgelegter Kriterien.
Auswertung und mögliche Erweiterung
Nach der Pilotauswertung entscheiden Sie, welche Lieferanten und Formate zusätzlich einbezogen werden. Jede Erweiterung erhält eigene Testfälle und Freigabekriterien.
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Prozesse, die hier direkt anschließen
Gespräch statt Verkaufspitch
Wie lange dauert eine Warenannahme in Ihrem Lager?
In einem unverbindlichen Gespräch zeigen wir Ihnen, wie digitale Warenannahme an Ihr ERP andockt und welche Ausgangswerte für einen belastbaren Pilot nötig sind.