F-Gas-Verordnung 2026: Verkauf im Kälte-Klima-Großhandel

Ein Kälteanlagenbauer bestellt am Morgen mehrere Kältemittelflaschen. Kurz darauf möchte ein Endkunde ein vorbefülltes Split-Klimagerät mitnehmen. Die F-Gas-Verordnung 2026 behandelt diese Verkaufsfälle unterschiedlich. Wer beide mit derselben Checkbox im Webshop oder demselben Zertifikatsfeld im ERP bearbeitet, riskiert Lücken und unnötige Sperren.

Was bedeutet „F-Gas-Verordnung 2026“ für den Verkauf?

Die europäische Verordnung (EU) 2024/573 gilt seit dem 11. März 2024. Sie beschränkt das Inverkehrbringen und den Verkauf bestimmter fluorierter Treibhausgase sowie damit befüllter Erzeugnisse und Einrichtungen. In Deutschland konkretisiert die neue Chemikalien-Klimaschutzverordnung die Sachkunde-, Zertifizierungs- und Verkaufsvorgaben. Nach der Übersicht des Umweltbundesamts ist diese Neufassung am 17. April 2026 in Kraft getreten. Der Suchbegriff „F-Gas-Verordnung 2026“ bezeichnet hier dieses Zusammenspiel, keine eigenständige EU-Neuverordnung aus dem Jahr 2026.

Für den Fachgroßhandel ist nicht nur entscheidend, welches Produkt im Auftrag steht. Der zulässige Verkaufsweg hängt auch davon ab,

• welches Gas oder welche Einrichtung betroffen ist,
• wofür das Gas erworben wird,
• ob eine Einrichtung hermetisch geschlossen ist,
• ob der Käufer als Endverbraucher handelt,
• wer die Installation mit welchem Nachweis ausführt,
• und welcher Nachweis vor dem Verkauf vorliegt.

Ein pauschales Kennzeichen „F-Gas-Artikel“ im Artikelstamm reicht deshalb nicht. Es braucht eine Fallunterscheidung, die Produkt, Käuferrolle, Verwendungszweck und Installationsweg zusammenführt.

Welche Verkaufsfälle müssen Sie auseinanderhalten?

Für das Tagesgeschäft sind vier Fallgruppen besonders wichtig. Die folgende Einordnung ist eine Prozesshilfe. Die rechtliche Zuordnung muss anhand des tatsächlichen Produkts und Verwendungszwecks geprüft werden.

1. Fluoriertes Treibhausgas für eine erfasste Tätigkeit

• Prüfung vor Verkauf: Sachkundebescheinigung der natürlichen Person prüfen oder sicherstellen, dass das kaufende Unternehmen eine solche Person beschäftigt.
• Aufzeichnung: Käufer, Zertifikatsnummer und veräußerte Gasmenge mindestens fünf Jahre aufbewahren.

Unabhängig von der Sachkundeprüfung gilt für teilfluorierte Kohlenwasserstoffe nach Anhang I Gruppe 1 eine Lieferkettendokumentation. Bei jeder weiteren Abgabe sind nach § 12j ChemG die Quoten- oder Ausnahmeangaben, Identifikationsmerkmale der Stoffe, Gemische oder Behälter sowie Name und Anschrift des Abgebenden schriftlich oder elektronisch zu übermitteln. Abgebender und Erwerber bewahren diese Angaben mindestens fünf Jahre auf. Die Ausnahmen für Rückgabe, Entsorgung, aufgearbeitete oder recycelte Stoffe sowie die Befüllung zum endgültigen Einsatz müssen gesondert geprüft werden.

2. Vorbefüllte Einrichtung an einen Endverbraucher

• Prüfung vor Verkauf: Bei einer nicht hermetisch geschlossenen Einrichtung schriftlich nachweisen lassen, dass eine natürliche Person mit einschlägiger Sachkundebescheinigung oder eine juristische Person beziehungsweise Personenvereinigung mit Unternehmenszertifikat die Installation ausführt.
• Aufzeichnung: Verkaufte Einrichtung und vorgesehener Installationsausführender samt Nachweis mindestens fünf Jahre aufbewahren.

3. Weitere Handelsstufen, Beförderung und Lieferung

• Prüfung vor Verkauf: Nicht automatisch freigeben oder sperren. Gas, Einrichtung, Käuferrolle, tatsächliche Tätigkeit und mögliche Verbote gesondert einordnen.
• Aufzeichnung: Nur die für den konkreten Fall geltenden Nachweise führen.

Das UBA zur Abgabe an nicht zertifizierte Unternehmen stellt klar: Solche Unternehmen dürfen die Gase weiterhin sammeln, befördern oder liefern, sofern sie nicht selbst die zertifizierungspflichtigen Tätigkeiten ausführen. Für weitere Händler und Logistikdienstleister braucht der Prüfpfad daher andere Angaben als für einen ausführenden Kälteanlagenbauer.

4. Ware aus der Zeit vor einem Verbotsdatum

• Prüfung vor Verkauf: Bei einem von Anhang IV erfassten Erzeugnis oder einer Einrichtung prüfen, ob das erstmalige Inverkehrbringen nachweislich vor dem einschlägigen Verbotsdatum lag.
• Aufzeichnung: Die Erklärung mit Abgeber, Bestätigung und eindeutigen Identifikationsmerkmalen bei beiden Parteien mindestens fünf Jahre aufbewahren.

§ 12i ChemG verlangt diese Erklärung bei der Lieferung, wenn die Ware nur deshalb nicht unter das Verbot fällt, weil sie bereits vor dem Verbotsdatum erstmals in Verkehr gebracht wurde. Die Erklärung ist entbehrlich, wenn dies aufgrund von Bauart, Zustand oder Herstellerkennzeichnung offensichtlich ist.

§ 15 ChemKlimaschutzV regelt den Verkauf und Kauf bestimmter fluorierter Treibhausgase sowie den Verkauf der in Artikel 11 Absatz 7 genannten Einrichtungen. Die Vorschrift knüpft an klar bezeichnete Stoffgruppen, Tätigkeiten und Käufer an. Daraus folgt umgekehrt: Nicht jedes Klimagerät, jede Wärmepumpe oder jedes Ersatzteil darf allein wegen seines Einsatzgebiets in denselben Prüfpfad fallen.

Auch alternative Kältemittel brauchen eine saubere Trennung. Das Umweltbundesamt zur Zertifizierung erläutert, dass die neuen Zertifizierungsanforderungen zusätzliche Einrichtungen, weitere F-Gase und relevante Alternativen erfassen. Eine Pflicht für Arbeiten an einer Anlage ist jedoch nicht automatisch dieselbe wie der schriftliche Verkaufsnachweis für eine mit bestimmten F-Gasen befüllte, nicht hermetisch geschlossene Einrichtung. Diese Regeln sollten im System nicht vermischt werden.

Welcher Nachweis reicht beim Verkauf von Kältemitteln?

Bei fluorierten Treibhausgasen für die von Artikel 11 Absatz 6 erfassten Zwecke muss der Verkäufer sich vergewissern können, dass die Voraussetzungen erfüllt sind. Eine bloße Bestätigung wie „Sachkunde vorhanden“ genügt nach der UBA-Antwort zu Onlineverkäufen nicht. Das gilt auch für Online-Verkäufer und andere Händler.

Gesetzlich aufzuzeichnen sind die relevanten Käuferinformationen einschließlich Zertifikatsnummer und veräußerter Menge. Für einen belastbaren internen Prüfprozess empfehlen sich darüber hinaus folgende Angaben:

• Name des Käufers und, bei einem kaufenden Unternehmen, der beschäftigten sachkundigen Person
• Nummer und Art ihrer Sachkundebescheinigung
• Zuordnung zwischen Bescheinigungsinhaber und kaufendem Unternehmen
• betroffene Gasart und Menge
• angegebener Verwendungszweck
• Prüfdatum und verantwortliche Person
• Originalnachweis oder unveränderbare Referenz auf die Ablage

Aus Sicht eines belastbaren internen Prüfpfads sollte die Bescheinigung nicht isoliert in einem allgemeinen Kundenordner liegen. Im Prüfungsfall muss nachvollziehbar sein, auf welcher Grundlage ein konkreter Verkauf freigegeben wurde. Gleichzeitig sollte eine einmal fachlich geprüfte, weiterhin gültige Kundenqualifikation nicht bei jedem Standardauftrag erneut manuell gesucht werden. Das ERP kann den aktuellen Prüfstatus anzeigen, braucht aber einen Wiedervorlage- und Sperrprozess für fehlende, unklare oder abgelaufene Nachweise.

Übergangsregeln gehören ebenfalls in die Prüflogik. Das UBA erläutert, dass bestimmte bestehende Sachkundebescheinigungen und Unternehmenszertifikate bis zum 12. März 2029 weiterverwendet werden können. Ein System, das ausschließlich neue Zertifikatskategorien akzeptiert, kann daher zulässige Vorgänge fälschlich blockieren. Unklare Fälle gehören in eine fachliche Prüfung, nicht in eine automatisch erzeugte Ablehnung.

Was gilt für Split-Klimageräte und andere nicht hermetisch geschlossene Einrichtungen?

Bei vorbefüllten, nicht hermetisch geschlossenen Einrichtungen liegt der Schwerpunkt nicht auf der Qualifikation des Käufers. Vor dem Verkauf an einen Endverbraucher muss schriftlich nachgewiesen werden, dass eine natürliche Person mit einschlägiger Sachkundebescheinigung oder eine juristische Person beziehungsweise Personenvereinigung mit Unternehmenszertifikat die Installation ausführt.

Das UBA zu den Aufzeichnungspflichten nennt Split-Klimaanlagen als Beispiel. Eine allgemeine Bestätigung beim Abschluss des Bestellvorgangs reicht auch hier nicht. Als möglicher Nachweis wird die schriftliche Auftragsbestätigung eines zertifizierten Unternehmens genannt.

Für den Verkaufsprozess ergeben sich fünf Prüfpunkte:

1. Ist die Einrichtung mit einem erfassten fluorierten Treibhausgas vorbefüllt?
2. Ist sie nicht hermetisch geschlossen?
3. Handelt der Käufer in diesem Vorgang als Endverbraucher?
4. Liegt ein schriftlicher, dem Vorgang zugeordneter Installationsnachweis vor?
5. Sind Einrichtung, Installationsausführender, Nachweisart, Prüfentscheidung und Ablage vollständig dokumentiert?

Die Zulässigkeitsprüfung muss vor dem Verkauf abgeschlossen sein. Bei fluorierten Treibhausgasen ist zusätzlich zu berücksichtigen, dass Artikel 11 Absatz 6 auch das Anbieten zum Kauf erfasst. Für Webshop, Telefonauftrag und Theke muss deshalb geprüft werden, an welchem Prozesspunkt Angebot, Bestellannahme und Vertragsschluss erfolgen. Eine nachgelagerte Warenfreigabe allein ist kein ausreichender Prüfzeitpunkt.

Welche Daten braucht ein prüfbarer ERP-Workflow?

Die ERP-Integration sollte den Nachweisprozess an die bestehende Kunden-, Artikel- und Auftragsführung andocken. Eine zweite, unverbundene Liste erzeugt schnell widersprüchliche Freigaben. Für einen kontrollierten Ablauf sind mindestens folgende Datenfelder sinnvoll:

• Artikel, Gas und Stoffgruppe: betroffenen Regelpfad bestimmen
• Einrichtungsart und Kennzeichnung: hermetisch geschlossene und andere Fälle trennen
• Käuferrolle und Verwendungszweck: Endverbraucher- und Tätigkeitsbezug prüfen
• Bescheinigungsinhaber, Nummer, Art und Kategorie: Qualifikation und Geltungsbereich eindeutig referenzieren
• Gültigkeits- oder Übergangsstatus: aktuelle Verwendbarkeit und letzte fachliche Prüfung dokumentieren
• Installationsausführender, Nachweisart und Zertifikatsnummer: schriftlichen Installationsnachweis zuordnen
• Dokument, Prüfdatum und Prüfer: Freigabe nachvollziehbar machen
• Gasmenge oder verkaufte Einrichtung: Aufzeichnungspflicht vollständig erfüllen
• Erklärung nach § 12j ChemG: Quotenjahr oder Ausnahmegrund dokumentieren
• Behälter- oder Chargen-ID und Lieferkettenreferenz: HFKW-Erklärung eindeutig zuordnen
• Erklärung nach § 12i ChemG: früheres erstmaliges Inverkehrbringen der Altware belegen
• Status und Sperrgrund: offen, freigegeben, abgelehnt oder fachlich zu klären unterscheiden
• Aufbewahrungsfrist: Löschung und Archivierung kontrollieren

Das System darf nur eindeutige Standardfälle selbstständig weiterleiten. Abweichende Namen, unklare Zertifikatsumfänge, fehlende Installationsaufträge oder widersprüchliche Käuferrollen benötigen eine verantwortliche Person. Ein menschlicher Freigabeschritt ist kein Fehler im Prozess. Er ist die vorgesehene Behandlung einer Ausnahme.

Welche Fehler treten in Webshop, Theke und Innendienst häufig auf?

Viele Lücken entstehen nicht aus fehlendem Fachwissen, sondern aus uneinheitlichen Kanälen:

• Der Webshop akzeptiert eine Checkbox, während die Theke ein Dokument verlangt.
• Ein Nachweis wird am Kundenstamm gespeichert, aber nicht auf den Auftrag bezogen.
• Das ERP kennt nur „Zertifikat vorhanden“, jedoch weder Nummer noch Geltungsbereich.
• Gasmenge und Bescheinigungsnummer lassen sich später nicht gemeinsam auswerten.
• Nicht hermetisch geschlossene Geräte werden wie Kältemittelflaschen behandelt.
• Alternative Kältemittel werden ohne eigene Fallprüfung pauschal freigegeben oder gesperrt.
• Eine manuelle Ausnahme hebt die Sperre auf, ohne Grund und Verantwortlichen zu protokollieren.

Die Seite zur KI-Auftragserfassung im Kälte-Klima-Großhandel beschreibt, wie Kältemittel-Mengen, Zertifikate und Nachweise in einen strukturierten Vorgang einfließen können. Die fachliche und rechtliche Entscheidung bleibt bei den dafür verantwortlichen Rollen. Für die Geschäftsführung im Fachgroßhandel ist dabei entscheidend, dass Verkauf, Dokumentation und Warenfluss eine einheitliche Regel verwenden.

Woran messen Sie einen kontrollierten Pilot?

Beginnen Sie nicht mit dem gesamten Sortiment. Wählen Sie zwei klar abgegrenzte Prozesspfade, zum Beispiel Kältemittelflaschen und vorbefüllte Split-Klimageräte. Führen Sie reale, freigegebene Altfälle durch die neue Prüflogik und messen Sie:

• Anteil der Vorgänge mit vollständig zugeordnetem Nachweis
• Zeit vom Auftragseingang bis zur Verkaufsfreigabe
• Zahl und Ursache fachlicher Klärfälle
• fälschlich blockierte oder zu früh freigegebene Vorgänge
• Nachweise ohne eindeutigen Kunden-, Artikel- oder Auftragsbezug
• Vollständigkeit von Zertifikatsnummer, Menge, Einrichtung, Installationsausführendem und Lieferkettenerklärung
• Abrufbarkeit der fünf Jahre aufzubewahrenden Daten

Erst wenn Standardfall, Ausnahme, Sperre und Rückfallweg nachvollziehbar funktionieren, sollte der Ablauf für weitere Artikelgruppen oder Vertriebskanäle geöffnet werden. Beim Gasverkauf stehen Sachkunde auf Käuferseite und Lieferkettendokumentation im Mittelpunkt. Bei vorbefüllten, nicht hermetisch geschlossenen Einrichtungen an Endverbraucher ist dagegen der schriftliche Installationsnachweis entscheidend. Bei Altware aus der Zeit vor einem Verbotsdatum kann zusätzlich die Erklärung zum früheren erstmaligen Inverkehrbringen erforderlich sein.

Beziehen Sie Vertrieb, fachlich Verantwortliche, IT und Rechtsberatung von Beginn an ein. Wenn Sie Artikelstamm, Nachweise und ERP-Andockpunkte für einen solchen Pilot abgrenzen möchten, können Sie den Prozess mit Conveso sachlich prüfen.

Fynn Governatori

Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel