Beispielszenario, kein Kundenfall: Um 7.28 Uhr holt ein Monteur an der Abholtheke Fittings und ein Ventil für zwei Baustellen ab. Die Ware ist richtig gebucht, doch auf dem gedruckten Lieferschein fehlt der Projektbezug. Der Beleg landet später als Foto im Büro. Dort muss jemand Positionen, Mengen und Baustelle erneut zuordnen, bevor der Auftrag abgerechnet werden kann. Ein elektronischer Lieferschein löst dieses Problem nur, wenn Beleg, strukturierte Daten und Referenzen gemeinsam beim richtigen Vorgang ankommen.
Kurzantwort
Ein elektronischer Lieferschein im SHK-Großhandel übermittelt den Ausgangsbeleg nicht nur als lesbare Datei, sondern zusammen mit maschinenlesbaren Daten und eindeutigen Referenzen. Der SHK-Standard Open Document Exchange, kurz ODX, kombiniert dafür ein PDF mit eingebettetem XML. ERP, Übertragungsdienst und Handwerkersoftware müssen Kundenkonto, Bestellung, Projekt oder Kommission, Lieferscheinnummer und Positionen durchgängig zuordnen. Unklare Referenzen, abweichende Mengen und fehlgeschlagene Übertragungen bleiben als Klärfälle sichtbar.
Elektronischer Lieferschein im SHK-Großhandel: Was ist damit gemeint?
Ein PDF per E-Mail ist digital, aber noch nicht automatisch verarbeitbar. Für einen belastbaren Belegfluss braucht der Empfänger neben der sichtbaren Darstellung strukturierte Felder, die seine Software eindeutig lesen und einem Auftrag oder Projekt zuordnen kann. Genau hier setzt ODX zwischen SHK-Fachgroßhandel und Handwerk an.
Die aktuelle ODX-Übersicht von ITEK beschreibt ein hybrides Format: eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Struktur. Stand 18. September 2026 werden dort Bestellung, Auftragsbestätigung und Lieferschein als unterstützte Belegarten genannt. Der Standard regelt sowohl Nachrichteninhalte als auch Kommunikationsprozesse. Das PDF bleibt für Menschen lesbar, während die XML-Daten eine automatische Weiterverarbeitung ermöglichen.
Der Zugang zur technischen Spezifikation gehört deshalb an den Anfang der Projektklärung. ITEK weist darauf hin, dass der ODX-Standard derzeit Mitgliedern von BVBS, DG Haustechnik, VEG und ZVSHK über einen geschlossenen Bereich zur Verfügung steht. Großhändler sollten vor einem Pilot mit Verband und Softwarepartner klären, wer auf die maßgebliche Fassung und die zugehörigen Implementierungshilfen zugreifen kann.
ODX ist damit mehr als die Digitalisierung eines Papierformulars. Im von ITEK beschriebenen Thekenprozess verbindet der Standard den kaufmännischen Vorgang des Großhändlers mit dem Projekt oder der Kommission in der Handwerkersoftware. Der DG Haustechnik ordnet ODX entsprechend als Standard für digitale Prozesse wie Bestellung, Auftragsbestätigung und Lieferschein zwischen Großhandel und Handwerk ein.
ODX, DESADV und digitaler Abliefernachweis: Was löst welcher Baustein?
Der Begriff elektronischer Lieferschein wird für unterschiedliche Aufgaben verwendet. Vor der technischen Umsetzung muss deshalb der konkrete Prozess feststehen.
| Baustein | Hauptaufgabe | Zeitpunkt und Beteiligte | Nicht damit verwechseln |
|---|---|---|---|
| ODX | Lesbaren Beleg und strukturierte Daten zwischen Großhandel und Handwerk austauschen | Bei Bestellung, Abholung oder Auslieferung | Kein Ersatz für jede EDI-Nachricht in der Lieferkette |
| DESADV | Inhalt einer bevorstehenden Sendung strukturiert ankündigen | Vor der physischen Anlieferung zwischen Versender und Empfänger | Keine Empfangsbestätigung und kein Zustellnachweis |
| Digitaler Lieferschein im Transport | Beleg für Versender, Fahrpersonal und Empfänger zugänglich machen und anreichern | Während Verladung, Transport und Warenannahme | Nicht automatisch der Projektbeleg in der Handwerkersoftware |
| Digitaler Abliefernachweis | Übergabe, Zeitpunkt und erkennbare Abweichungen dokumentieren | Bei oder nach der Zustellung | Kein Lieferavis vor der Zustellung |
GS1 Germany führt DESADV in der EANCOM-Übersicht als standardisierte elektronische Liefermeldung. Sie beschreibt Waren, die geliefert wurden oder zur Lieferung bereitstehen, und kann den Empfänger auf die Ankunft vorbereiten. Die branchenübergreifende GS1-Prozess- und Lösungsskizze zum digitalen Lieferschein grenzt ausdrücklich ab: Ein digitaler Lieferschein soll DESADV nicht ersetzen.
Auch die bestehende UGL-Schnittstelle im SHK-Großhandel hat einen anderen Schwerpunkt, obwohl sich beide Verfahren bei Bestellung und Rückbelegen überschneiden können. UGL führt vorgangsbezogene Anfragen, Angebote, Bestellungen und Rückbelege zwischen Handwerkersoftware und Großhandel. ODX konzentriert sich auf standardisierte hybride Geschäftsbelege und deren Übertragung. Ob ODX einen UGL-Weg je Belegart ergänzt oder ablöst, hängt von den Funktionen der beteiligten Systeme und der Vereinbarung mit dem Kunden ab.
Wie läuft der ausgehende ODX-Lieferschein im Tagesgeschäft ab?
Ein kontrollierter Ablauf beginnt vor der Dateierzeugung. Das Ziel ist nicht „PDF versendet“, sondern „Beleg beim richtigen Vorgang angekommen und verarbeitbar“.
Die folgenden Schritte und Datenfelder sind empfohlene Implementierungsregeln für einen Pilot, keine Wiedergabe verbindlicher ODX-Pflichtfelder. Maßgeblich bleiben die aktuelle Spezifikation, die Möglichkeiten der beteiligten Software und die Partnervereinbarung.
- Vorgang identifizieren: Kundenkonto, Bestellung und Projekt oder Kommission werden bei Auftrag, Abholung oder Tour eindeutig erfasst. Im Thekenprozess kann ein QR-Code die Zuordnung unterstützen.
- Lieferung im ERP freigeben: Das führende System legt fest, welche Positionen, Mengen und Einheiten tatsächlich ausgegeben werden. Eine offene Kommission oder nicht gebuchte Teilmenge darf nicht als vollständige Lieferung erscheinen.
- Hybriden Beleg erzeugen: Aus demselben freigegebenen Stand entstehen die lesbare PDF-Darstellung und die eingebetteten XML-Daten. Beide Teile müssen inhaltlich zusammenpassen.
- Pflichtfelder validieren: Partner, Belegnummern, Referenzen, Positionen, Mengeneinheiten und Lieferart werden gegen das vereinbarte Partnerprofil geprüft.
- Beleg übertragen: Der Versand erfolgt über den mit dem Handwerkskunden festgelegten Kanal. Belegversion, Empfänger und Versandzeitpunkt bleiben nachvollziehbar.
- Verarbeitung überwachen: Technische Annahme und fachliche Zuordnung sind getrennte Status. Eine erfolgreich übertragene Datei kann im Zielsystem trotzdem an einer unbekannten Projektkennung scheitern.
- Ausnahmen klären: Fehlende Referenzen, Mengenabweichungen und Korrekturen landen mit Ursache und Zuständigkeit in einem Arbeitsvorrat. Erst danach wird der Fall abgeschlossen.
Der von ITEK beschriebene ODX-Thekenprozess nutzt einen QR-Code, der Handelsunternehmen, Mitarbeitenden und Kommission oder Projekt identifiziert. Das ist kein Selbstzweck. Die Referenz sorgt dafür, dass der nachfolgende Lieferschein nicht nur beim richtigen Betrieb, sondern beim richtigen Bauvorhaben landet.
Welche Daten müssen ERP und Handwerkersoftware zusammenhalten?
Die sichtbare PDF-Darstellung und die eingebetteten Daten brauchen dieselbe fachliche Grundlage. Für einen Pilot sollten mindestens folgende Felder verbindlich definiert sein:
- Absender, Empfänger, Kundenkonto und eindeutiger technischer Partner;
- Lieferscheinnummer, Erstellungszeitpunkt und Belegversion;
- Kundenbestellung, Großhandelsauftrag sowie Projekt- oder Kommissionskennung;
- Lieferart, Abholstelle oder Warenempfänger und tatsächliches Lieferdatum;
- Position, Artikelreferenz, Bezeichnung, gelieferte Menge und Mengeneinheit;
- Kennzeichnung von Teil-, Ersatz- oder Restmengen, soweit der vereinbarte Prozess sie abbildet;
- Status für Erzeugung, Validierung, Versand, Annahme, Zuordnung und Klärfall.
Nicht jedes interne Feld gehört in den Beleg. Einkaufskonditionen, interne Margen, Bearbeiternotizen und nicht erforderliche personenbezogene Daten bleiben außerhalb des Austauschs. Das Partnerprofil legt fest, welche Felder der Empfänger benötigt, welcher Code verwendet wird und wie eine fehlende Angabe behandelt wird.
Wie wird der elektronische Lieferschein an das ERP angebunden?
Das ERP bleibt führend für Auftrag, Lieferung, Positionen und Belegnummer. Ein Ausgabedienst erzeugt daraus den ODX-Beleg. Der Übertragungskanal stellt ihn bereit, und ein Monitoring verfolgt den Status bis zur fachlichen Verarbeitung. Diese Aufgaben sollten nicht in einer undurchsichtigen Einzelanwendung verschmelzen.
Für die IT-Leitung im Fachgroßhandel sind fünf technische Entscheidungen besonders wichtig:
- Welche ERP-Aktion gibt den Beleg verbindlich frei?
- Aus welchem Datenstand entstehen PDF und XML, und wie wird ihre Übereinstimmung geprüft?
- Wo werden Partnerprofil, ODX-Version und Übertragungskanal gepflegt?
- Welche Rückmeldung bestätigt nur den Transport, welche die fachliche Zuordnung?
- Wie werden Wiederholung, Korrektur und manueller Rückfallweg protokolliert?
Für Kunden, die kein ODX verarbeiten, braucht es weiterhin einen vereinbarten Alternativweg. Das kann ein Portal, ein PDF oder ein bestehender UGL-Kanal sein. Ein gemischter Betrieb ist beherrschbar, wenn das ERP pro Partner genau einen freigegebenen Ausgangsweg auswählt und derselbe Lieferschein nicht unkontrolliert über mehrere Kanäle versendet wird.
Welche Fehlerfälle muss der Betrieb vor dem Start testen?
Der Normalfall zeigt nur, ob eine Datei erzeugt werden kann. Belastbar wird der Prozess erst mit seinen Ausnahmen. Ein Testbestand sollte mindestens diese Fälle enthalten:
- Der Monteur nennt an der Theke keine oder eine unbekannte Projektkennung.
- Mehrere Projekte liegen unter demselben Kundenkonto.
- Eine ursprünglich bestellte Position wird nur teilweise ausgegeben.
- Artikelnummer oder Mengeneinheit ist beim Empfänger nicht zuordenbar.
- PDF und eingebettete Daten enthalten unterschiedliche Mengen.
- Der Beleg wurde übertragen, die Handwerkersoftware meldet aber keine fachliche Verarbeitung.
- Nach der Ausgabe ist eine dokumentierte Korrektur nötig.
- Der Übertragungsdienst ist vorübergehend nicht erreichbar.
Für jeden Fall werden Status, zuständige Rolle und zulässige Folgeaktion festgelegt. Der Thekenmitarbeiter darf etwa eine fehlende Projektreferenz klären, aber keine technische Zuordnungsregel im Hintergrund ändern. Die IT behebt Transport- oder Formatfehler. Fachliche Mengen- und Auftragsfragen bleiben bei Auftragsabwicklung oder Innendienst.
Was hat eFTI mit dem elektronischen Lieferschein zu tun?
Die EU-Verordnung über elektronische Frachtbeförderungsinformationen, kurz eFTI, verfolgt einen anderen Zweck. Nach dem aktuellen Zeitplan der Europäischen Kommission gilt sie ab 9. Juli 2027 vollständig. Behörden müssen dann regulatorisch erforderliche Transportinformationen akzeptieren, wenn Unternehmen sie über zertifizierte eFTI-Plattformen bereitstellen.
eFTI ersetzt deshalb nicht automatisch den ODX-Lieferschein für den Handwerkskunden. ODX organisiert einen B2B-Geschäftsbeleg und dessen Zuordnung. eFTI betrifft die elektronische Bereitstellung gesetzlich verlangter Frachtinformationen gegenüber Behörden. Daten können sich überschneiden, Systemgrenze und Empfänger sind jedoch verschieden.
Welche Kennzahlen zeigen, ob der digitale Belegfluss trägt?
Papiermenge allein ist kein ausreichender Messwert. Entscheidend ist, ob weniger Belege gesucht, nacherfasst und geklärt werden. Für Ausgangswert und Pilot eignen sich:
- Anteil der Lieferscheine mit gültigem Projekt- oder Kommissionsbezug;
- Anteil technisch übertragener und fachlich zugeordneter Belege;
- Zeit von der ERP-Freigabe bis zur Verfügbarkeit in der Handwerkersoftware;
- manuelle Nacherfassungen je 100 Lieferscheine;
- Klärfälle nach Ursache, Partner und System;
- doppelt oder über den falschen Kanal versendete Belege;
- Korrekturen nach Ausgabe und Zeit bis zum abgeschlossenen Vorgang;
- Rückfragen des Handwerks zu fehlenden oder nicht auffindbaren Lieferscheinen.
Jede Quote braucht einen klaren Nenner. Testbelege, stornierte Vorgänge und Kunden ohne ODX-Fähigkeit dürfen nicht stillschweigend mitgezählt oder ausgeschlossen werden. Erst dieselbe Definition vor und nach dem Pilot macht den Effekt belastbar.
Wie starten Sie einen begrenzten ODX-Pilot?
Wählen Sie eine Abholtheke, wenige Handwerkskunden mit kompatibler Software und einen eindeutig abgegrenzten Belegtyp. Dokumentieren Sie zunächst den heutigen Weg vom ERP bis zur Projektzuordnung. Danach legen Großhandel, Softwarepartner und Kunden die Pflichtreferenzen, das Partnerprofil, den Übertragungskanal, Statusmeldungen und den Fehlerweg fest.
Starten Sie mit echten, aber überschaubaren Varianten: normale Abholung, zwei Projekte unter einem Kundenkonto, Teilmenge, unbekannte Kommission und technische Unterbrechung. Die ersten Belege werden im Zielsystem gemeinsam geprüft. Automatische Verbuchung oder weitere Folgeprozesse werden erst erweitert, wenn Inhalt, Zuordnung und Wiederholung nachvollziehbar funktionieren.
Der nächste sinnvolle Schritt ist eine Stichprobe aus Lieferscheinen, die heute fotografiert, gesucht oder manuell Projekten zugeordnet werden. Conveso grenzt daraus mit IT und Fachbereich einen prüfbaren Ausgangsprozess ab. Für die technische und operative Einordnung können Sie ein unverbindliches Prozessgespräch vereinbaren.
Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel