Buchhaltung & Rechnungswesen
Rechnungsverarbeitung prüfen: Von der PDF zum freigegebenen Buchungsentwurf
Eingangsrechnungen manuell prüfen, abgleichen und einbuchen bindet Ihr Rechnungsteam bei jedem Beleg. Die Automatisierung liest PDFs, ZUGFeRD- und XRechnung-Formate aus, gleicht definierte Felder mit Bestellungen ab und bereitet die ERP-Buchung vor. Ausnahmen bleiben in fachlicher Prüfung.
Basiszeit
je Belegart dokumentiert
ZUGFeRD + XRechnung
Formate und Prozessanforderungen im Pilot prüfen
3-Wege-Match
Bestellung, Lieferschein, Rechnung
Warum Handarbeit bei Rechnungen bremst
Drei Engpässe in der Rechnungsverarbeitung
Was heute noch per Hand geht, wird mit der E-Rechnungspflicht und steigendem Volumen zum Flaschenhals.
Jede PDF-Rechnung von Hand abtippen
Rechnungsnummer, Positionen und Beträge werden manuell aus dem PDF gelesen und ins ERP übertragen. Bearbeitungszeit, Rückfragen und Korrekturen wachsen dabei mit Ihrem tatsächlichen Belegvolumen.
E-Rechnungspflicht ab 2025: neue Formate
ZUGFeRD und XRechnung sind Pflicht. Ihr ERP muss diese Formate verarbeiten können. Wer das manuell löst, hat bald ein Kapazitätsproblem.
Abgleich dauert, Fehler kosten
Stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein? Stimmen Preise und Mengen? Der manuelle Abgleich kostet Zeit und birgt das Risiko von Doppelbuchungen oder übersehenen Differenzen.
Was bringt das unterm Strich?
Vier Module für Ihre Rechnungsverarbeitung
PDF-Rechnungen auslesen
Eingangsrechnungen als PDF werden im Pilot per KI-OCR ausgelesen. Erkannte Rechnungsnummern, Positionen, Beträge, Steuersätze und Zahlungsziele erscheinen als prüfbarer Entwurf.
ZUGFeRD und XRechnung
Strukturierte E-Rechnungen werden gegen vereinbarte Pflichtfelder und Regeln geprüft. Eine ERP-Übergabe erfolgt nur über den freigegebenen Übergabeweg.
Prüfbarer Bestellabgleich
Bestellung, Lieferschein und Rechnung werden als Vergleich aufbereitet. Übereinstimmungen, Abweichungen und Korrekturen bleiben für die fachliche Prüfung sichtbar.
Dokumentierte ERP-Übergabe
Freigegebene Buchungsdaten können über den zuvor geprüften Übergabeweg ans ERP übermittelt werden. Berechtigungen, Protokollierung und Rückfallweg werden dokumentiert.
Häufige Fragen
Was Großhändler zur Rechnungsautomatisierung fragen
Seit Januar 2025 müssen B2B-Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können; für weitere Pflichten gelten Übergangsregeln. Im Pilot prüfen wir ZUGFeRD, XRechnung, Ihren Freigabeprozess und den möglichen ERP-Übergabeweg. Die rechtliche Einordnung bleibt bei Ihrer Fachberatung.
Beide sind E-Rechnungsformate nach EN 16931. XRechnung ist strukturiertes XML, ZUGFeRD kombiniert PDF mit eingebetteten XML-Daten. Ob Ihre Varianten und Pflichtfelder korrekt ausgelesen und abgeglichen werden, wird mit Ihren Belegen getestet.
Preisdifferenzen, fehlende Bestellnummern und Mengendifferenzen werden als Prüfhinweise aufbereitet. Buchungsentwürfe bleiben bis zur vereinbarten fachlichen Freigabe unverändert; der mögliche Automatisierungsumfang ergibt sich erst aus der Pilotauswertung.
Bestellung, Lieferschein und Rechnung können als 3-Wege-Vergleich aufbereitet werden. Übereinstimmungen und Abweichungen erscheinen in einem prüfbaren Entwurf; eine ERP-Übergabe erfolgt nur nach den vereinbarten Freigaberegeln.
Das lässt sich erst nach dem Schnittstellencheck beantworten. Verfügbare Zugänge, Schreibrechte, Testbetrieb und Rückfallweg Ihrer konkreten Installation werden vor dem Pilot dokumentiert.
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Zeigen Sie uns Ihren aktuellen Rechnungsprozess. Wir schätzen gemeinsam ein, wie viel Aufwand sich automatisieren lässt und wann sich die Investition rechnet.