Eingangsrechnungen für Buchhaltung und Einkauf
Eingangsrechnungen schneller verbuchen, ohne Differenzen zu übersehen.
Routinebelege sollten Ihre Buchhaltung nicht ausbremsen.
Bei jeder Rechnung wiederholen sich dieselben Schritte. Beleg öffnen, Bestellnummer suchen, Mengen abgleichen, Preis kontrollieren und Daten übertragen. Zeit braucht vor allem die Suche, nicht die fachliche Entscheidung.
Alle Rechnungsformate gemeinsam annehmen
PDF, ZUGFeRD und XRechnung kommen in denselben Eingang. Rechnungsnummer, Kreditor, Beträge, Steuern und Zahlungsziel stehen ohne erneute Eingabe bereit.
Bestellung und Wareneingang direkt abgleichen
Artikel, Mengen und Preise werden den vorhandenen Belegen gegenübergestellt. Vollständige Vorgänge und Differenzen sind klar voneinander getrennt.
Klärfälle an die richtige Stelle geben
Preisabweichungen gehen an den Einkauf, fehlende Wareneingänge an das Lager und steuerliche Fragen an die Buchhaltung. Alle Beteiligten sehen denselben Belegstand.
So kommt die Rechnung ohne Umwege bis zur Buchung.
Wir richten den Ablauf an Ihren Eingängen, Freigabegrenzen und ERP-Daten aus. Buchhaltung, Einkauf und Lager bleiben für ihre fachlichen Entscheidungen zuständig.
Eingang und Buchungsweg aufnehmen
Wir klären, welche Formate ankommen, wie Rechnungen heute verteilt werden und welche Angaben für Kontierung, Freigabe und Zahlung gebraucht werden.
Bestellung und Wareneingang anbinden
Rechnung, Bestellpositionen und gebuchte Liefermengen werden über die vorhandenen Datenwege zusammengeführt. Kreditoren und Belegnummern bleiben im ERP führend.
Differenzen nach Zuständigkeit ordnen
Preis, Menge, Steuer und fehlende Referenzen erhalten jeweils einen klaren Weg. So landet jeder Klärfall direkt bei der Stelle, die ihn lösen kann.
Vorbereitete Buchungen in den Alltag übernehmen
Vollständige Rechnungen gehen mit Kontierung und Freigabestatus an die Buchhaltung. Zahlungsziele und Skontofristen bleiben bis zum Abschluss sichtbar.
Was Ihre Buchhaltung bei jedem Beleg erhält.
Der Ablauf übernimmt die wiederkehrende Datenarbeit und lässt Einkauf sowie Buchhaltung mehr Zeit für echte Abweichungen.
Vollständige Rechnungsdaten ohne Abtippen.
Kreditor, Rechnungsnummer, Positionen, Beträge, Steuern und Zahlungsziel stehen in einer gemeinsamen Struktur bereit.
Bestellung, Wareneingang und Rechnung in einer Sicht.
Übereinstimmungen und Differenzen sind positionsgenau erkennbar. Die Originalbelege bleiben direkt am Vorgang erreichbar.
Kontierung und Buchungsdaten für das ERP vorbereitet.
Kostenstelle, Sachkonto und Freigabestatus folgen Ihren vorhandenen Regeln. Die Warenwirtschaft bleibt der verbindliche Buchungsort.
Zahlungsziel und Skonto rechtzeitig sichtbar.
Offene Klärfälle werden nach Fälligkeit und möglichem Skontoverlust geordnet, damit wertvolle Fristen nicht im Postfach verstreichen.
Schneller buchen heißt nicht, Rechnungen blind durchzuwinken.
Bestellnummer, Wareneingang, Preis und Steuer müssen stimmen. Vollständige Vorgänge laufen weiter. Differenzen bleiben bei Einkauf und Buchhaltung, mit allen Angaben für eine schnelle Klärung.
Fragen, die wir im ersten Gespräch klären.
Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsregeln. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro reicht die Übergangsfrist unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2027. Ausnahmen und den konkreten steuerlichen Fall klären Sie bitte mit Ihrer Fachberatung.
XRechnung besteht aus strukturierten Daten im XML-Format. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten. Beide Formate können ohne erneutes Abtippen in den Rechnungsablauf übernommen werden.
Preis-, Mengen- und Steuerabweichungen gehen mit Bestellung, Wareneingang und Originalrechnung an die zuständige Stelle. Einkauf oder Buchhaltung klären nur den betroffenen Punkt, statt den gesamten Vorgang neu zusammenzusuchen.
Bestellnummer, Artikel, Menge und Preis werden zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung gegenübergestellt. Vollständige Übereinstimmungen können direkt weiterlaufen. Differenzen erhalten einen klaren Grund und eine Zuständigkeit.
Wir nutzen die vorhandenen Schnittstellen oder Dateiwege Ihres Systems. Kreditor, Bestellung, Wareneingang, Kontierung und Buchungsstatus bleiben in der Warenwirtschaft führend. Ihre IT legt Rechte und Übergaben gemeinsam mit der Buchhaltung fest.
Wie viele Rechnungen tippt Ihre Buchhaltung noch von Hand ab?
Bringen Sie einen typischen Beleg und Ihren heutigen Buchungsweg mit. Wir zeigen, welche Daten bereits vorhanden sind und wo der Abgleich Zeit sparen kann.