Die Ware ist seit sechs Wochen eingebucht, die Lieferantenrechnung fehlt. Bei einer zweiten Bestellung liegt die Rechnung vor, im Lager ist aber kein passender Wareneingang zu finden. Beide Vorgänge bleiben als offene Posten auf dem WE/RE-Konto stehen. Zum Monatsabschluss müssen Buchhaltung, Einkauf und Warenannahme dann unter Zeitdruck klären, ob nur ein Beleg fehlt oder ob Menge, Preis, Einheit oder Bestellstatus falsch sind.
Kurzantwort: Wenn Sie ein WE/RE-Konto abstimmen, ordnen Sie offene Buchungen der betreffenden Bestellung und Bestellposition zu. Danach klären Sie getrennt, ob ein Wareneingang ohne Rechnung, eine Rechnung ohne Wareneingang oder eine Mengen- beziehungsweise Wertdifferenz vorliegt. Ausgeglichen oder korrigiert wird erst, wenn Belege, Ursache, fachliche Freigabe und Buchungsweg nachvollziehbar sind. Pauschale Ausbuchungen nach Alter beseitigen den Saldo, aber nicht den Prozessfehler.
Kurzantwort
Das WE/RE-Konto ist ein Verrechnungskonto zwischen Wareneingang und Rechnungseingang. Offene Posten zeigen, dass die beiden Seiten einer Beschaffung noch nicht vollständig oder nicht passend erfasst wurden. Eine belastbare Abstimmung verbindet Finanzbuchhaltung, Bestellentwicklung, Materialbelege und Lieferantenrechnungen auf Positionsebene.
Was ist ein WE/RE-Konto?
WE/RE steht für Wareneingang und Rechnungseingang. Das Konto überbrückt den zeitlichen Abstand zwischen beiden Ereignissen. Beim Wareneingang wird der erwartete Wert der Lieferung erfasst, obwohl die Rechnung noch fehlen kann. Beim Rechnungseingang entsteht die korrespondierende Buchung auf Basis der Lieferantenrechnung.
Die SAP-Dokumentation zum WE/RE-Verrechnungskonto für S/4HANA 2025 FPS01 beschreibt, dass sich Buchungen auf dieselbe Bestellung und Bestellposition beziehen, aber nicht in jedem Fall automatisch ausgeglichen werden. Wertmäßig passende Posten können maschinell ausgeglichen werden. Nicht saldierende oder nicht eindeutig zuordenbare Posten bleiben offen.
Ein offener Saldo ist daher kein Beweis für eine falsche Rechnung. Er ist ein Arbeitsvorrat mit mehreren möglichen Ursachen. Erst die Bestellposition, ihre Belege und ihr aktueller Status zeigen, welche Maßnahme richtig ist.
Welche offenen Posten müssen Sie auf dem WE/RE-Konto abstimmen?
Für die Arbeitsliste sollten Menge und Wert getrennt sichtbar sein. Eine Position kann mengenmäßig passen und trotzdem eine Wertdifferenz tragen. Umgekehrt kann derselbe Gesamtwert unterschiedliche Mengen oder Einheiten verdecken.
| Fall | Typisches Signal | Erste fachliche Prüfung |
|---|---|---|
| Wareneingang ohne Rechnung | Wareneingangsmenge ist höher als die Rechnungsmenge | Rechnung ausstehend, falsch zugeordnet oder nicht mehr zu erwarten? |
| Rechnung ohne Wareneingang | Rechnungsmenge ist höher als die Wareneingangsmenge | Ware unterwegs, Eingang nicht gebucht, falsche Bestellung oder Rechnung zu früh erfasst? |
| Mengendifferenz | Teilmengen oder Restmengen bleiben offen | Weitere Lieferung beziehungsweise Rechnung erwartet oder Position abgeschlossen? |
| Wertdifferenz | Mengen passen, Beträge saldieren nicht | Preis, Einheit, Zuschlag, Währung oder Bestelländerung prüfen. |
| Zuordnungsfehler | Beleg hat keinen eindeutigen Bestellpositionsbezug | Referenz, Belegfluss und gegebenenfalls Fehlbuchung klären. |
| Überalterte Position | Keine Bewegung seit dem festgelegten Stichtag | Vorgang fachlich beendet, storniert oder weiterhin offen? |
Ein stichtagsbezogener Bericht muss beide Richtungen zeigen. Die SAP-Bestandsliste zu WE/RE-Beständen in der Version Mai 2026 weist offene Mengen und Beträge nach Einkaufsbelegposition aus. Sie unterscheidet unter anderem zwischen eingegangener, aber noch nicht abgerechneter Ware und abgerechneter, aber noch nicht eingegangener Ware. Das konkrete Kontenmodell hängt vom ERP und der Buchungskonfiguration ab. Die fachliche Falltrennung bleibt jedoch dieselbe.
Warum reicht der 3-Wege-Abgleich nicht aus?
Der 3-Wege-Abgleich vergleicht Bestellung, Wareneingang und Rechnung vor der Freigabe oder Buchung einer Eingangsrechnung. Er soll Abweichungen früh erkennen und ungeprüfte Zahlungen verhindern. Die WE/RE-Abstimmung beantwortet eine nachgelagerte Frage: Welche Posten sind trotz der laufenden Prüfungen zum Stichtag noch offen und warum?
Damit ergänzen sich beide Kontrollen:
- Der 3-Wege-Abgleich für Rechnungen prüft einen konkreten Rechnungsvorgang gegen Bestellung und Wareneingang.
- Die WE/RE-Abstimmung durchsucht den verbliebenen Kontenbestand nach nicht saldierten, fehlenden oder falsch zugeordneten Vorgängen.
- Wiederkehrende WE/RE-Ursachen zeigen, wo der vorgelagerte Bestell-, Warenannahme- oder Rechnungsprozess angepasst werden sollte.
Ein sauberer Rechnungslauf verhindert also viele neue Differenzen. Er ersetzt nicht die stichtagsbezogene Prüfung alter und ungewöhnlicher Posten.
Welche Daten braucht eine belastbare Abstimmung?
Der Saldo im Hauptbuch allein reicht nicht. Jede offene Position muss auf ihren Geschäftsvorgang zurückgeführt werden können. Dafür sollten mindestens diese Daten gemeinsam sichtbar sein:
- Buchungskreis, Sachkonto, Belegnummer, Buchungsdatum und Betrag
- Lieferant, Bestellung und Bestellposition
- bestellte Menge, Einheit und Bestellwert
- Wareneingangsbeleg, Eingangsdatum, Menge, Wert und Lagerort
- Lieferantenrechnung, Rechnungsdatum, Menge, Betrag und Währung
- Storno-, Retouren-, Gutschrift- und Korrekturbelege
- Status für Endlieferung, Endrechnung und Bestellabschluss
- Bearbeitungsstatus, Ursache, verantwortliche Rolle und Wiedervorlage
Die SAP-Anleitung zur WE/RE-Kontenabstimmung führt für offene Bestellpositionen Wareneingangs- und Rechnungsmengen, bestellte und berechnete Beträge, Finanzbelege, Bestellentwicklung sowie ein Verarbeitungsprotokoll zusammen. Sie nennt als mögliche Ursachen unter anderem fehlende Rechnungen und abweichende Rechnungsbeträge. Das zeigt, warum eine reine Excel-Liste aus dem Sachkonto zu kurz greift: Ohne Belegfluss und Bestellentwicklung fehlt die Ursache.
Die technische Verbindung sollte lesend an vorhandene ERP- und Buchhaltungsdaten andocken. Korrekturen bleiben in den dafür vorgesehenen Buchungs- und Freigabewegen. Eine parallele Schattenbuchhaltung würde neue Abstimmungsfragen erzeugen.
Wie läuft die Klärung offener WE/RE-Posten ab?
Ein belastbarer Ablauf trennt Auswahl, fachliche Ursache und Buchungsentscheidung:
- Stichtag und Konten abgrenzen: Festlegen, welche Buchungskreise, Konten, Einkaufsarten und Perioden geprüft werden.
- Automatisch saldierende Posten trennen: Eindeutig zuordenbare Positionen mit ausgeglichener Menge und ausgeglichenem Wert nach der freigegebenen Systemregel behandeln.
- Arbeitsliste priorisieren: Alter, Betrag, Lieferant, Bestellstatus und Abschlussrelevanz verwenden. Hoher Wert ist wichtig, aber ein alter Serienfehler kann ebenfalls Vorrang haben.
- Belegfluss prüfen: Bestellung, Änderungen, Wareneingänge, Retouren, Rechnungen, Gutschriften und Stornos positionsgenau zusammenstellen.
- Ursache zuweisen: Fehlender Beleg, Teilvorgang, Mengenfehler, Wertfehler, Zuordnungsfehler oder fachlich beendete Restmenge unterscheiden.
- Fachliche Maßnahme festlegen: Einkauf klärt Lieferant und Bestellung, Warenannahme prüft Materialbewegungen, Buchhaltung bewertet Rechnung und Buchungsweg.
- Freigabe und Buchung trennen: Die fachliche Bestätigung ist noch keine Buchung. Eine Korrektur, Kontenpflege oder Ausbuchung erfolgt erst im vorgesehenen System und mit den geltenden Rechten.
- Ursache zurückspielen: Wiederkehrende Fehler fließen in den Einkaufs- und Beschaffungsprozess sowie in die Rechnungsverarbeitung zurück.
Der Ablauf braucht ein Ende je Position. „In Klärung“ ohne Verantwortlichen und Termin verschiebt den offenen Posten nur in den nächsten Abschluss.
Wer klärt welchen Fall?
Die Finanzbuchhaltung sollte Eigentümerin der Abstimmungsliste und des Stichtags sein. Die Ursache liegt aber häufig außerhalb der Buchhaltung.
| Rolle | Prüft | Liefert als Ergebnis |
|---|---|---|
| Finanzbuchhaltung | Sachkonto, offenen Posten, Periode und zulässigen Buchungsweg | abgestimmten Status und Buchungsfreigabe nach interner Regel |
| Kreditorenbuchhaltung | Rechnung, Gutschrift, Referenz und Erfassungsstatus | belegte Rechnungsursache oder Korrekturbedarf |
| Einkauf | Bestellung, Änderung, Restmenge, Lieferantenklärung und Endstatus | fachliche Aussage zu weiterer Lieferung oder Rechnung |
| Warenannahme oder Logistik | physischen Eingang, Materialbeleg, Retoure und Storno | bestätigte oder zu korrigierende Warenbewegung |
| IT oder ERP-Verantwortung | Schnittstellenlauf, Mapping, Berechtigung und technische Zuordnung | technische Ursache und nachvollziehbaren Belegfluss |
Im SHK-Großhandel können Teillieferungen und Rückstände aus saisonalen Bestellungen lange Belegketten erzeugen. Im Elektrogroßhandel führen projektbezogene Kabelmengen, Zuschnitte und wechselnde Preisbezüge zu eigenen Klärfällen. Im Technischen Handel und MRO-Geschäft sind Teilmengen, Streckenlieferungen und viele Bestellpositionen typisch. Die Abstimmung ist deshalb branchenübergreifend, die fachliche Ursache bleibt sortiments- und vorgangsbezogen.
Welche Fälle dürfen nicht pauschal ausgebucht werden?
Eine Altersgrenze ist eine Priorisierungsregel, keine Buchungsgrundlage. Mindestens folgende Fälle brauchen eine dokumentierte Einzelprüfung:
- bestätigte Teil- oder Restlieferung steht noch aus
- Rechnung oder Gutschrift wurde angekündigt, aber noch nicht erfasst
- Ware ging zurück, der Retouren- oder Stornobeleg fehlt jedoch
- Bestellpreis oder Einheit wurde nach dem Wareneingang geändert
- Rechnung und Wareneingang beziehen sich auf unterschiedliche Positionen
- Fremdwährung, Bezugskosten oder Bewertung erzeugen eine Wertdifferenz
- Position ist fachlich beendet, aber Endlieferungs- oder Endrechnungsstatus fehlt
- technischer Schnittstellenfehler hat einen Beleg nicht oder doppelt übertragen
Welche Korrektur buchhalterisch zulässig ist, hängt von Kontenplan, Bewertungsverfahren, Systemkonfiguration und den internen Abschlussregeln ab. Das muss die verantwortliche Finanzfunktion mit ihrer steuerlichen beziehungsweise bilanziellen Beratung festlegen. Ein Content-Beitrag kann diese Einzelfallentscheidung nicht ersetzen.
Wie lässt sich die WE/RE-Abstimmung kontrolliert unterstützen?
Unterstützung lohnt sich zuerst bei Auswahl und Zusammenstellung, nicht bei ungeprüften Buchungen. Das System kann offene Positionen aus Hauptbuch und Einkauf verbinden, nach Regeln gruppieren, fehlende Belege markieren und eine Arbeitsliste erzeugen. Menschen entscheiden über Ursache, Lieferantenkontakt und Buchungsmaßnahme.
Die Infor-LN-Kontrollliste für Wareneingang ohne Rechnung in der Dokumentation 2026.x zeigt ein solches Kontrollprinzip: Sie kann Buchungen aus Rechnungswesen oder Einkauf heranziehen, Differenzen nach Logistikobjekt beziehungsweise Abgleichelement gruppieren und die Übereinstimmung mit dem journalisierten Hauptbuch prüfen. Entscheidend ist nicht das eingesetzte Produkt, sondern die nachvollziehbare Verbindung zwischen Finanz- und Logistikobjekt.
Für einen Betrieb mit mehreren ERP- oder Lagerstandorten kommen weitere Kontrollen hinzu. Die Datenbasis muss den Buchungskreis und Lagerort erhalten. Berechtigungen für Lesen, Klären und Buchen werden getrennt. Jede Statusänderung bekommt Bearbeiter und Zeitstempel. Ein fehlerhafter Lauf darf keine Buchung erzeugen, sondern muss einen sichtbaren Klärfall hinterlassen.
Welche Kennzahlen zeigen den Geschäftsnutzen?
Der Kontensaldo allein ist kein ausreichender Messwert. Er kann durch neue Geschäftsvorfälle steigen, obwohl alte Fälle schneller geklärt werden. Für CFO und kaufmännische Leitung eignen sich:
- Anzahl und Wert offener Posten zum Stichtag
- Altersstruktur der offenen Posten
- Anteil mit zugewiesener Ursache, Verantwortung und Wiedervorlage
- mittlere Klärzeit je Ursachengruppe
- Wert überfälliger Wareneingänge ohne Rechnung
- Wert von Rechnungen ohne zugeordneten Wareneingang
- Anzahl manueller Korrekturen und wiederkehrender Fehler
- offene Posten aus bereits beendeten Bestellungen
- ungeklärte Differenz zwischen Abstimmungsdaten und Hauptbuch
Der messbare Effekt entsteht, wenn weniger alte Posten in den nächsten Abschluss getragen werden, Rückfragen gezielter ankommen und wiederkehrende Ursachen im vorgelagerten Prozess verschwinden. Die CFO-Perspektive für den Fachgroßhandel ordnet diese Arbeit in Prozesskosten, Abschlussqualität und Steuerbarkeit ein.
Wie grenzen Sie einen Pilot ab?
Starten Sie mit einem Buchungskreis, einem WE/RE-Konto und einem begrenzten Zeitraum. Wählen Sie zusätzlich eine Einkaufsart oder Lieferantengruppe, bei der Bestellung, Wareneingang und Rechnung vollständig zugänglich sind. Vor dem ersten Lauf legen Sie Ursachencodes, Zuständigkeiten, Altersklassen und zulässige Maßnahmen fest.
Der Pilot ist auswertbar, wenn jede Position vom Kontensaldo bis zum Belegfluss nachvollzogen werden kann und jede Korrektur eine fachliche Freigabe besitzt. Danach lässt sich entscheiden, welche Regeln weitere Konten oder Gesellschaften tragen.
Wenn Sie Ihre WE/RE-Abstimmung mit vorhandenen ERP- und Buchhaltungsdaten vorbereiten möchten, kann ein Gespräch über Datenfelder, Arbeitsliste und Freigaben den passenden Pilotumfang klären.
Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel