Eine Preisanfrage kommt aus der Handwerkersoftware, das Preisangebot soll direkt in dasselbe Projekt zurücklaufen. Aus dem Angebot wird später eine Bestellung, auf die der Fachgroßhandel mit Eingangsbestätigung, Auftragsbestätigung und Lieferschein antwortet. Sobald Version, Belegreferenz oder Mengeneinheit nicht zusammenpassen, ist die Datei zwar übertragen, der Vorgang aber nicht belastbar zugeordnet.
Kurzantwort
Die UGL-Schnittstelle ist ein dateibasiertes Format für den vorgangsbezogenen Belegfluss zwischen Fachhandwerk und Großhandel. Sie kann Anfragen, Preisangebote, Bestellungen, Bestätigungen sowie weitere Liefer- und Abrechnungsbelege übertragen. Für einen stabilen Betrieb müssen beide Seiten Version, Satzarten, Kunden- und Vorgangsreferenzen, Einheiten, Preise, Transportweg, Fehlerbehandlung und Abrufrhythmus verbindlich festlegen. IDS Connect löst dagegen vor allem den Shop- und Warenkorbzugriff, DATANORM die Versorgung mit Artikelstammdaten.
UGL-Schnittstelle: Welche Aufgabe löst sie im SHK-Großhandel?
UGL steht für Übergabeschnittstelle Lang. Die GC-Gruppe entwickelte das Format Ende der 1990er-Jahre als Erweiterung von UGS. Während UGS im Kern Artikelnummern und Mengen überträgt, nimmt UGL zusätzlich vorgangsbezogene Informationen wie Texte, Preise und Belegreferenzen auf. Die aktuelle Schnittstellenübersicht der GC-Gruppe ordnet UGL deshalb dem Bereich „Vorgänge und Belegfluss“ zu.
Der Nutzen liegt nicht in einer weiteren Datei, sondern in einem durchgängigen Vorgangsbezug. Ein SHK-Betrieb soll Angebot, Bestellung und Rückbelege in seiner gewohnten Software einem Kundenprojekt zuordnen können. Der Fachgroßhandel erhält strukturierte Positionen und kann die Antwortbelege aus seiner Warenwirtschaft bereitstellen. So sinkt der Bedarf, Artikelnummern, Mengen, Preise und Auftragsnummern auf beiden Seiten erneut zu erfassen.
Für einen SHK-Fachgroßhandel ist UGL damit ein Kundenprozess und kein isoliertes IT-Protokoll. Der Innendienst, E-Commerce, die Auftragsabwicklung und gegebenenfalls die Buchhaltung arbeiten mit den übertragenen Belegen weiter. Die IT muss sicherstellen, dass der Vorgang auch nach Änderungen, erneutem Abruf und einem Fehlerfall eindeutig bleibt.
Was unterscheidet UGL, IDS Connect, DATANORM und OCI?
Die Begriffe stehen häufig nebeneinander, erfüllen aber verschiedene Aufgaben. Eine UGL-Anbindung sollte nicht als Ersatz für jeden anderen Kanal geplant werden.
| Format oder Schnittstelle | Hauptaufgabe | Typischer Prozess | |---|---|---| | UGL | Vorgangsbezogene Belege zwischen Handwerkersoftware und Großhandel austauschen | Anfrage, Angebot, Bestellung, Bestätigung und weitere Rückbelege | | IDS Connect | Handwerkersoftware mit dem Großhandelsshop verbinden | Artikelsuche, Shopaufruf und Warenkorbübergabe | | DATANORM | Artikelstammdaten und Preise dateibasiert bereitstellen | Artikelanlage und regelmäßige Stammdatenpflege | | OCI | Beschaffungssystem oder ERP mit einem Lieferantenshop verbinden | Katalogaufruf und Warenkorbrückgabe im E-Procurement |
Der Leitfaden zu IDS Connect beschreibt den Shop- und Warenkorbprozess im Detail. UGL setzt an einer anderen Stelle an: Es transportiert kaufmännische Vorgänge und deren Antworten. Beide Verfahren können sich ergänzen. Ein Handwerker kann Artikel im Shop zusammenstellen und den nachfolgenden Belegfluss über einen vereinbarten UGL-Kanal erhalten.
DATANORM versorgt die Handwerkersoftware dagegen mit Artikelstammdaten. Die GC-Übersicht trennt Stammdaten, Warenkorbschnittstellen und Belegfluss entsprechend voneinander. Für die IT-Architektur zählt deshalb zuerst die Frage: Soll ein Artikelstamm aktualisiert, ein Warenkorb übergeben oder ein bestehender Geschäftsvorgang fortgeführt werden?
Wie läuft der UGL-Belegfluss im Tagesgeschäft ab?
Ein kontrollierter UGL-Prozess lässt sich in sieben Schritte zerlegen:
- Die Handwerkersoftware erzeugt eine Anfrage oder Bestellung mit Kundenkonto, Projektbezug, Positionen und gewünschtem Liefertermin.
- Der vereinbarte Übertragungskanal stellt die Datei dem Großhandel bereit.
- Ein Importdienst prüft Dateiformat, Version, Satzfolge, Pflichtfelder und Kundenberechtigung.
- Die Warenwirtschaft ordnet den Vorgang dem richtigen Kunden, Ansprechpartner und gegebenenfalls einem vorhandenen Angebot oder Abrufauftrag zu.
- Fachliche Regeln prüfen Artikelnummer, Menge, Einheit, Preisbezug, Lieferadresse und Termin. Unklare Fälle gehen an einen benannten Bearbeiter.
- Der Großhandel erzeugt den passenden Rückbeleg und hält die ursprünglichen Referenzen über die Belegkette hinweg fest.
- Die Handwerkersoftware ruft den Rückbeleg ab, ordnet ihn dem Projekt zu und zeigt Abweichungen für die Prüfung an.
Die UGL-5.0-Beschreibung der GC-Gruppe dokumentiert unter anderem die Folgen Anfrage zu Preisangebot sowie Bestellung zu Eingangsbestätigung, Bestellbestätigung, Lieferavis und finalem Lieferschein. Welche dieser Belege ein konkreter Partner tatsächlich sendet und verarbeitet, muss bilateral vereinbart werden. Eine Satzart in der Spezifikation ist noch keine zugesicherte Funktion des angebundenen Systems.
Welche Versionen, Satzarten und Referenzen müssen zusammenpassen?
Die öffentlich verlinkte GC-Spezifikation beschreibt die Versionen 02.00, 04.00 und 05.00. Sie nennt für Version 05.00 eine feste Satzlänge von 350 Bytes, ASCII-Dateien sowie Kopf-, Adress-, Positions-, Zuschlags-, Text- und Endesätze. Der Kopfsatz enthält unter anderem Kunden- und Lieferantennummer, Belegart, Vorgangsnummern, Lieferdatum und Versionskennzeichen. Auf Positionsebene kommen Artikelnummer, Menge, Einheit, Preisfelder, Zuschläge und Referenzen hinzu.
Das ist ein konkretes Format, aber keine Garantie für einheitliche Marktumsetzung. Stand 27. August 2026 beschreibt FAMO beispielsweise öffentlich einen UGL-4.0-Betrieb über FTP, während die GC-Seite UGL 5.0 verlinkt. Ein Pilot beginnt deshalb mit einer Partnermatrix statt mit der Annahme, alle Systeme beherrschten denselben Umfang.
Mindestens diese Punkte gehören in die Matrix:
- unterstützte UGL-Version je Handwerkersoftware und Großhandelssystem
- erlaubte Belegarten und Richtung je Beleg
- Kunden-, Lieferanten-, Projekt- und Vorgangsreferenzen
- Artikelnummernraum, Positionsnummern und Leistungsverzeichnis-Referenz
- Menge, Mengeneinheit, Preiseinheit, Netto-Positionswert und Zuschläge
- gewünschtes Lieferdatum, abweichende Lieferadresse und Komplettlieferungskennzeichen
- Zeichensatz, Satzlänge, Dateiname und zulässige Wiederholung
- Zeitpunkt von Bereitstellung, Abruf, Archivierung und Löschung
Besonders wichtig ist der Bezug zum Ursprungsvorgang. Die UGL-5.0-Spezifikation verlangt bei Abrufen die Rückgabe der Großhandels-Vorgangsnummer und beschreibt, wie Positions- und LV-Referenzen erhalten bleiben. Wird eine Position aufgeteilt oder alternativ angeboten, muss die Zuordnung fachlich nachvollziehbar bleiben. Sonst landet ein korrekt formatierter Rückbeleg im falschen Projekt oder ohne Bezug in einer Klärliste.
Wie dockt UGL an ERP und Handwerkersoftware an?
Eine belastbare ERP-Integration trennt Formatannahme, fachliche Prüfung und Buchung. Der Übertragungskanal legt eine Datei zunächst in einem kontrollierten Eingangsbereich ab. Ein Gateway prüft Struktur und Berechtigung, protokolliert das Ergebnis und übergibt normalisierte Daten an die Warenwirtschaft. Erst dort entstehen Anfrage, Angebot oder Auftrag.
Für Rückbelege läuft der Weg umgekehrt. Die Warenwirtschaft erzeugt den fachlich freigegebenen Status, ein Exportdienst bildet ihn auf die vereinbarte UGL-Version ab und stellt die Datei im richtigen Kundenverzeichnis bereit. Ein Versandstatus dokumentiert, was wann bereitgestellt und gegebenenfalls erneut abgerufen wurde.
Das ERP bleibt führend für Kundenkonto, Kondition, Auftrag, Bestand und Faktura. UGL ist der vereinbarte Belegweg. Eine neue Plattform ist dafür nicht automatisch nötig. Oft ist ein sauber abgegrenzter Adapter sinnvoller, der an die vorhandene Warenwirtschaft andockt und Mapping, Warteschlange, Protokoll sowie Fehlerstatus übernimmt. Genau diese Rolle sollte vor einem EDI- und E-Procurement-Pilot feststehen.
Welche Fehlerfälle gehören in den UGL-Pilot?
Ein erfolgreicher Standardbeleg reicht als Abnahme nicht aus. Diese Fälle sollten bewusst getestet werden:
- Datei nutzt eine andere Version, Satzlänge oder Zeichenkodierung als vereinbart.
- Kunden- oder Lieferantennummer ist unbekannt, gesperrt oder falsch zugeordnet.
- Pflichtsatz fehlt, Satzfolge ist unvollständig oder der Endesatz fehlt.
- Artikelnummer ist unbekannt oder gehört zu einem anderen Nummernraum.
- Menge, Mengen- oder Preiseinheit kann nicht eindeutig abgebildet werden.
- Bestellung bezieht sich auf ein Angebot, dessen Vorgangsnummer fehlt oder verändert wurde.
- Position wurde aufgeteilt, ersetzt oder mit einem Zuschlag ergänzt.
- Datei wird nach einer Störung erneut übertragen oder erneut abgerufen.
- Rückbeleg liegt vor, der Handwerksbetrieb hat den Ursprungsvorgang aber bereits geändert.
- Übertragungsweg ist erreichbar, die Verbuchung im ERP schlägt jedoch später fehl.
Für jeden Testfall braucht es ein erwartetes Ergebnis: abweisen, in Quarantäne stellen, mit Warnung importieren oder einem Menschen zur Freigabe vorlegen. Dazu gehören eine verständliche Meldung, ein technischer Status, der fachlich Verantwortliche und der erlaubte nächste Schritt. Eine Datei darf nicht still verschwinden. Sie darf aber ebenso wenig trotz unklarer Zuordnung automatisch einen Auftrag auslösen.
Wie sicher und betreibbar ist ein dateibasierter UGL-Kanal?
Die GC-Spezifikation beschreibt sowohl einen Dialogimport mit Plausibilitätsprüfung als auch eine Batch-Übertragung über kundenspezifische FTP-Verzeichnisse. Das Format selbst regelt damit nicht alle heutigen Sicherheits- und Betriebsanforderungen. Der konkrete Betrieb muss zusätzlich festlegen:
- Transport: Welche Verschlüsselung schützt Zugang und Nutzdaten? Wird FTP nur innerhalb eines abgesicherten Tunnels genutzt oder durch ein geeignetes Verfahren ersetzt?
- Berechtigung: Welches Kundenkonto darf in welches Verzeichnis schreiben und welche Belegarten abrufen?
- Geheimnisse: Wo liegen Zugangsdaten, wer darf sie einsehen und wie werden sie gewechselt oder gesperrt?
- Validierung: Welche Dateigröße, Dateinamen, Satzarten und Inhalte werden vor dem ERP-Import akzeptiert?
- Doppelverarbeitung: Welcher technische Schlüssel verhindert, dass dieselbe Datei oder derselbe Vorgang zweimal gebucht wird?
- Protokollierung: Welche Vorgangsreferenz, Version, Prüfergebnisse und Zeitpunkte werden gespeichert, ohne unnötige Personen- oder Preisdaten in allgemeine Logs zu schreiben?
- Betrieb: Wer überwacht wartende Dateien, fehlende Rückbelege und wiederholte Fehler nach Softwareupdates?
Für ein IT-Team mit knappen Kapazitäten ist die Klärliste entscheidend. Sie bündelt Ausnahmen nach Ursache und Zuständigkeit, statt Fehler über E-Mail, Telefon und einzelne Serververzeichnisse zu verteilen.
Welche Kennzahlen zeigen den Geschäftsnutzen?
Messen Sie den vollständigen Belegweg und nicht nur übertragene Dateien. Für einen Pilot eignen sich:
- Anteil technisch und fachlich erfolgreich zugeordneter Belege
- Belege ohne eindeutigen Kunden-, Projekt- oder Vorgangsbezug
- manuelle Nachbearbeitungen nach Ursache und Belegart
- doppelt erkannte Dateien oder Vorgänge
- Zeit von Bereitstellung bis Import und bis zum passenden Rückbeleg
- fehlende oder verspätete Bestätigungen
- Supportfälle je Handwerkssystem, Version und Kundenkonto
- Aufträge mit nachträglicher Klärung von Artikel, Einheit, Preis oder Termin
Der messbare Effekt entsteht, wenn weniger Informationen erneut erfasst werden müssen und zugleich weniger unklare Vorgänge im Innendienst landen. Eine hohe Importquote allein ist kein Erfolg, wenn Bezüge fehlen oder Rückbelege nicht beim richtigen Projekt ankommen.
Wie starten Sie einen kontrollierten UGL-Pilot?
Wählen Sie einen Großhandelsstandort, eine tatsächlich genutzte Handwerkersoftware, wenige freigegebene Kundenkonten und eine klar begrenzte Belegkette. Für den Start reichen oft Anfrage, Preisangebot, Bestellung und Bestätigung. Erfassen Sie vorab Versionen, Feldbelegung, Transportweg, Abrufrhythmus, Verantwortliche und bekannte Sonderfälle.
Testen Sie anschließend Standardvorgänge und Fehlerfälle mit freigegebenen Testartikeln. Prüfen Sie die Referenzen in beiden Systemen bis zum Rückbeleg. Erst wenn Wiederholung, Abbruch, geänderte Position und falsche Zuordnung kontrolliert behandelt werden, folgt der nächste Kundenkreis oder eine weitere Belegart.
Der nächste sinnvolle Schritt für die IT ist eine Partner- und Belegmatrix auf einer Seite. Damit sehen Sie schnell, ob der Engpass im Format, im Transport, im ERP-Mapping oder in der fachlichen Zuständigkeit liegt. Wenn Sie den UGL-Belegfluss an Ihre gewachsene Systemlandschaft andocken möchten, können Sie den Pilot mit Conveso sachlich abgrenzen.
Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel