Ein Lieferant bietet gute Konditionen, bestätigt Aufträge aber spät und verschiebt Termine mehrfach. Ein anderer ist etwas teurer, liefert jedoch vollständig und informiert den Einkauf früh über Engpässe. Wer nur den Preis vergleicht, übersieht die Folgen für Bestand, Kundenversprechen und tägliche Klärarbeit. Genau dafür braucht der Fachgroßhandel eine belastbare Lieferantenbewertung.
Eine Lieferantenbewertung ordnet die tatsächliche Leistung eines Lieferanten nach vorher festgelegten Kriterien ein. Für den Fachgroßhandel gehören mindestens Lieferleistung, Qualität, Preisverhalten und Zusammenarbeit in die Scorecard. Die Werte müssen je Warengruppe vergleichbar, bis zum Bestell- oder Wareneingangsvorgang nachvollziehbar und um eine fachliche Einordnung ergänzt sein. Eine Gesamtnote allein reicht nicht.
Kurzantwort
Eine belastbare Lieferantenbewertung verbindet operative ERP-Daten mit wenigen klar definierten Fachkriterien. Der Einkauf legt Bezugszeitraum, Vergleichsgruppe, Gewichtung, Datenquelle und Ausnahmeweg fest. Erst dann werden Termintreue, Mengentreue, Qualität, Preisabweichungen und Kommunikation zu einer Scorecard zusammengeführt. Strategische Entscheidungen und die Bewertung außergewöhnlicher Lieferfälle bleiben bei den verantwortlichen Personen.
Lieferantenbewertung: Welche Kriterien sind sinnvoll?
Der Kriterienkatalog muss zum Versorgungsauftrag des Unternehmens passen. Ein pauschaler Standardbogen für jeden Lieferanten erzeugt zwar Zahlen, aber noch keine brauchbare Entscheidung. Der aktuelle KOINNO-Leitfaden zum Lieferantenmanagement empfiehlt einheitliche Bewertungskriterien und nennt als klassische Faktoren Kosten, Qualität, Zeit und Potenziale. Außerdem sollen neben dem Einkauf die betroffenen Fachbereiche einbezogen werden.
Für einen Fachgroßhandel lässt sich daraus eine kompakte Scorecard mit fünf Bereichen ableiten:
| Bewertungsbereich | Mögliche Messgröße | Fachliche Frage | |---|---|---| | Lieferleistung | pünktliche, vollständige Bestellpositionen | Kommt die benötigte Ware zum vereinbarten Termin und in der bestätigten Menge? | | Qualität | Reklamationen, Sperrungen, fehlerfreie Positionen | Ist die Ware verwendbar und stimmt sie mit Bestellung sowie Produktanforderung überein? | | Preis und Kondition | Abweichungen zur Bestellung, Zuschläge, Gültigkeiten | Entspricht die Abrechnung der freigegebenen Kondition? | | Zusammenarbeit | Reaktionszeit, Bestätigungsquote, Umgang mit Abweichungen | Informiert der Lieferant früh und liefert er einen belastbaren Klärweg? | | Versorgung und Risiko | Bezugsalternativen, Wiederbeschaffungszeit, strategische Bedeutung | Welche Wirkung hätte ein Ausfall auf Lieferfähigkeit und Kundenaufträge? |
Nicht jedes Kriterium muss in eine einzige Zahl gepresst werden. Liefertermine und Mengen lassen sich aus Vorgängen berechnen. Die Qualität einer Eskalation oder die technische Unterstützung bei Ersatzartikeln braucht dagegen eine begründete fachliche Bewertung. Beides darf in derselben Scorecard stehen, sollte aber als operative Kennzahl oder Fachurteil erkennbar bleiben.
Wie messen Sie Termintreue und vollständige Lieferung?
Die Liefertermintreue ist nur vergleichbar, wenn der Einkauf den Bezugspunkt festlegt. Drei Termine dürfen nicht vermischt werden:
- der vom Fachgroßhandel gewünschte Wareneingangstermin
- der vom Lieferanten bestätigte Termin
- der tatsächliche Wareneingang
Wer nach jeder Verschiebung nur den neuesten bestätigten Termin speichert, lässt frühere Abweichungen verschwinden. Deshalb sollten ursprüngliche Zusage, Änderungen und tatsächlicher Eingang getrennt erhalten bleiben. Die Seite zu Auftragsbestätigungen im Einkauf zeigt, wie bestellte und bestätigte Werte positionsgenau verbunden werden.
Microsoft dokumentiert für die Analyse der Lieferantenleistung in Dynamics 365 getrennte Raten für pünktliche, vollständige sowie pünktliche und vollständige Bestellpositionen. Dieses OTIF-Prinzip ist auch unabhängig vom eingesetzten ERP hilfreich:
- Pünktlich: Wareneingang liegt innerhalb der vorher festgelegten Termintoleranz.
- Vollständig: Die relevante Bestellposition ist innerhalb der festgelegten Mengentoleranz eingegangen.
- Pünktlich und vollständig: Beide Bedingungen treffen auf dieselbe Position zu.
Der Nenner muss ebenso klar sein wie der Zähler. Stornierte Positionen, vom eigenen Einkauf verschobene Termine, genehmigte Teillieferungen und noch offene Bestellungen brauchen eine festgelegte Behandlung. Sonst bewertet die Scorecard eher die Datenpflege als den Lieferanten.
Welche Daten braucht eine Lieferanten-Scorecard?
Eine erste Bewertung braucht keine neue Datenplattform. Sie braucht eindeutige Verknüpfungen zwischen den vorhandenen Vorgängen. Typische Quellen sind:
- Bestellung mit Artikel, Menge, Einheit, Preis und Wunschtermin
- Auftragsbestätigung mit bestätigter Menge, Kondition und Termin
- Wareneingang mit tatsächlicher Menge, Datum und Qualitätsstatus
- Rechnungsprüfung mit Preis-, Zuschlags- und Konditionsabweichungen
- Reklamation mit Grund, betroffenen Positionen und Abschlussstatus
- dokumentierte Lieferantenkommunikation zu Abweichung und Klärung
- Artikel-, Lieferanten- und Warengruppenstamm für die Zuordnung
Das ERP oder Branchensystem bleibt führend für Bestellung, Wareneingang und Kreditor. Eine Auswertung kann Daten zusammenführen, sollte aber keine zweite Bestellhistorie erzeugen. Beim Andocken an ERP und Fachsysteme muss deshalb feststehen, welches System jeden Wert führt, wie Korrekturen zurückfließen und wer die Auswertung freigibt.
Die offizielle SAP-Dokumentation zur Lieferantenbewertung unterscheidet unter anderem Bewertungen nach Preis, Qualität, Menge, Zeit und Fragebogen. Damit wird ein wichtiger Grundsatz sichtbar: Operative Belegdaten und Rückmeldungen von Beteiligten ergänzen sich, sind aber unterschiedliche Datenarten.
Warum brauchen Warengruppen unterschiedliche Gewichtungen?
Ein Lieferant für häufig benötigte Standardartikel erfüllt eine andere Versorgungsfunktion als ein Hersteller kundenspezifischer Projektware. Beide mit derselben Gewichtung zu bewerten, verzerrt das Ergebnis. Sinnvoller ist eine Vergleichsgruppe nach Warengruppe, Beschaffungsart und strategischer Bedeutung.
Im SHK-Fachgroßhandel können Saisonalität, Tagesbelieferung, Ersatzteilverfügbarkeit und der Umgang mit sperriger Ware stark ins Gewicht fallen. Eine früh gemeldete Teillieferung kann besser steuerbar sein als eine formell vollständige, aber verspätete Lieferung.
Im Elektrogroßhandel sind Projekttermine, Kabelmengen, Preisgültigkeiten und abgestimmte Lieferfolgen entscheidend. Eine Durchschnittsnote über Lager- und Projektgeschäft würde wichtige Abweichungen verdecken.
Im Technischen Handel und MRO-Geschäft treffen breite Sortimente auf C-Teile, Normteile und betriebskritische Ersatzteile. Bei einem Artikel mit geringem Warenwert kann eine Fehlmenge beim Industriekunden eine hohe Versorgungswirkung haben. Die Bedeutung darf deshalb nicht allein aus dem Einkaufsvolumen abgeleitet werden.
Der KOINNO-Leitfaden „Prozesse und Systeme im Einkauf“ verbindet Lieferantenklassen mit strategischer Bedeutung und Versorgungsrisiko. Für die Praxis heißt das: Erst segmentieren, dann gewichten und vergleichen.
Wie entsteht aus Kriterien eine belastbare Gesamtbewertung?
Eine Scorecard sollte von den Einzeldaten zur Entscheidung führen, nicht umgekehrt. Ein tragfähiger Aufbau umfasst sechs Festlegungen:
- Zweck: Soll die Bewertung ein Lieferantengespräch vorbereiten, Bezugsquellen vergleichen oder Versorgungsrisiken priorisieren?
- Vergleichsgruppe: Welche Lieferanten erfüllen eine ähnliche Aufgabe und dürfen fachlich miteinander verglichen werden?
- Messregel: Welche Datenquelle, Einheit, Toleranz und welcher Zeitraum gelten je Kennzahl?
- Gewichtung: Welchen Anteil trägt jedes Kriterium zur Gesamtpunktzahl bei, und welche Mindestanforderung darf nicht verrechnet werden?
- Ausnahmeweg: Wer prüft Sonderfälle, Datenlücken und außergewöhnliche Markt- oder Projektereignisse?
- Maßnahme: Welche Klärung, Entwicklung, Zweitquelle oder Vertragsentscheidung folgt aus dem Ergebnis?
Eine gewichtete Gesamtpunktzahl kann die Übersicht erleichtern. SAP beschreibt die Gesamtlieferantenbewertung als gewichteten Durchschnitt aus operativen Kriterien, Fragebogenwerten und benutzerdefinierten Kriterien. Eine rote Einzelabweichung darf trotzdem nicht in einer guten Gesamtnote verschwinden. Kritische Qualitätsmängel, fehlende Nachweise oder ein hohes Ausfallrisiko brauchen eine eigene Sperr- oder Eskalationsregel.
Welche Fehler machen Lieferantenbewertungen unbrauchbar?
Die häufigsten Schwächen entstehen nicht in der Formel, sondern an den Prozessgrenzen:
- gewünschter, bestätigter und tatsächlicher Termin werden verwechselt
- verspätete Teilpositionen verschwinden in einer Bewertung auf Bestellebene
- Reklamationen werden gezählt, aber nicht auf gelieferte Positionen oder Mengen bezogen
- qualitative Bewertungen haben keinen Grund, Nachweis oder verantwortlichen Bewerter
- Lieferanten aus unterschiedlichen Warengruppen werden direkt verglichen
- Datenlücken werden wie schlechte Leistung behandelt oder still aus dem Nenner entfernt
- eine Gesamtpunktzahl führt automatisch zu einer Bezugsentscheidung
- Ergebnisse werden gesammelt, aber nicht mit Lieferant und Fachbereich besprochen
Die Bewertung muss auch für den Lieferanten nachvollziehbar sein. Nur dann lässt sich aus einer schwachen Kennzahl eine konkrete Maßnahme ableiten. Eine Scorecard ohne Gespräch und Abschlussstatus wird schnell zur jährlichen Pflichtliste ohne Wirkung im Tagesgeschäft.
Wie starten Sie die Lieferantenbewertung als Pilot?
Beginnen Sie mit einer Warengruppe, einer repräsentativen Lieferantengruppe und einem klaren Bewertungszweck. Prüfen Sie zunächst, ob Bestellung, Bestätigung, Wareneingang, Rechnung und Reklamation positionsgenau verbunden werden können. Danach legen Einkauf, Logistik, Qualität und bei Bedarf Vertrieb die fachlichen Kriterien sowie Ausnahmen fest.
Für die Pilotabnahme eignen sich keine vorgegebenen Branchenwerte. Messen Sie stattdessen die Datenabdeckung, die Zahl ungeklärter Fälle, den Aufwand für fachliche Korrekturen, die Nachvollziehbarkeit bis zum Originalvorgang und den Anteil abgeschlossener Maßnahmen. Das Lieferantentracking kann die operativen Daten für Termine, Preisabweichungen und Bestätigungen bereitstellen. Die Beschaffungsseite für den Fachgroßhandel ordnet die Scorecard in Bedarf, Bestellung, Wareneingang und Rechnung ein.
Für die Einkaufsleitung ist der nächste Schritt eine rückwärts gerichtete Prüfung: Nehmen Sie einige Lieferantenfälle, bei denen die Versorgung zuletzt ins Stocken geraten ist. Verfolgen Sie Bewertung, Originalbeleg, Ursache, Zuständigkeit und Maßnahme. Die Lücken zeigen, welche Kriterien und Datenwege zuerst in den Pilot gehören. Die Einkaufsperspektive im Fachgroßhandel hilft bei der fachlichen Abgrenzung; anschließend kann Conveso den Prüfumfang mit Ihnen in einem sachlichen Prozessgespräch festlegen.
Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel