Ein Hersteller stellt VDI-3805-Produktdaten bereit. Im ERP liegen bereits Artikelnummer, Preis und Einheit, im PIM Bilder und Texte. Eine Planungssoftware verlangt zusätzlich Geometrien, Anschlüsse und technische Auslegungswerte. Damit beginnt für die IT im SHK-Großhandel die entscheidende Arbeit: Welcher Datensatz erfüllt welche Aufgabe, wie wird er dem richtigen Artikel zugeordnet und wer gibt eine Änderung frei?
Kurzantwort: VDI 3805 beschreibt technische Daten, Geometrien und Artikelidentifikationen für Planung, Auslegung und Berechnung in der Technischen Gebäudeausrüstung. Preisangaben regelt die Richtlinienreihe nicht. Für den SHK-Großhandel ist sie dann relevant, wenn er Herstellerdaten über einen eigenen Katalog, ein Auswahlwerkzeug oder einen Kundendienst an Planungsanwendungen übergibt. In diesem Fall hält ein tragfähiger Datenfluss Originalquelle und Versionsstand fest, verbindet den VDI-3805-Datensatz eindeutig mit dem Verkaufsartikel, prüft technische Inhalte getrennt von kaufmännischen Daten und veröffentlicht erst nach fachlicher Freigabe.
Was ist VDI 3805 und wofür braucht der SHK-Großhandel den Standard?
VDI 3805 ist eine Richtlinienreihe für den Produktdatenaustausch in der Technischen Gebäudeausrüstung. Das im Juli 2022 veröffentlichte VDI 3805 Blatt 1 beschreibt das übergreifende Produktdatenmodell. Weitere Blätter konkretisieren die Anforderungen für einzelne Produktgruppen. So behandelt Blatt 2 Armaturen für Heizungen.
Der Hersteller ist die fachliche Quelle für seine Produktdaten. Der Großhandel wird nicht zum Konstrukteur des Produkts. Nutzt die Planungssoftware Herstellerdaten direkt, muss der Großhandel keinen parallelen Datenbestand aufbauen. Betreibt er dagegen selbst einen Datenkanal oder ein Auswahlwerkzeug, liegen die eindeutige Verbindung zum Handelsartikel, die Freigabe und der veröffentlichte Stand in seinem Verantwortungsbereich.
Das betrifft etwa diese Situationen:
- Ein Planer benötigt technische Werte und Geometrie für eine konkrete Armatur oder Pumpe.
- Ein Handwerkskunde übernimmt ein Produkt aus dem Katalog des Großhandels in seine Planungssoftware, sofern der Katalog diese Übergabe anbietet.
- Ein digitales Auswahlwerkzeug soll nur Varianten anbieten, deren Anschlüsse und Einsatzgrenzen passen.
- Ein Hersteller ersetzt einen Datensatz, während im ERP noch alte und neue Artikel parallel geführt werden.
Für den SHK-Fachgroßhandel entsteht der Nutzen nicht durch möglichst viele Dateien. Er entsteht, wenn Produktidentität, Datenstand und Übergabe verlässlich sind. Ein kontrollierter Datenfluss kann doppelte Erfassung und Verwechslungen zwischen ähnlichen Varianten verringern.
Welche Produktdaten enthält VDI 3805?
Die Richtlinienreihe verbindet technische, geometrische und für Auswahl oder Berechnung benötigte Produktinformationen. Welche Felder tatsächlich gelten, hängt vom zutreffenden Richtlinienblatt und der Produktart ab. Der VDI erläutert, dass digitale Herstellerkataloge für die TGA unter anderem technische Daten, Geometrien und Simulationsdaten bereitstellen und dafür eine einheitliche Struktur benötigen.
Für eine Schnittstellenprüfung hilft diese Trennung:
| Datengruppe | Typische Aufgabe | Prüfung im Großhandel |
|---|---|---|
| Produktidentität und Variante | Datensatz dem angebotenen Herstellerprodukt zuordnen | Herstellerartikel, Variante und internen Verkaufsartikel eindeutig verbinden |
| Technische Merkmale | Eignung und Auslegung eines Produkts beschreiben | Einheit, Wertebereich, Richtlinienblatt und Freigabestand prüfen |
| Geometrie und Anschlüsse | Produkt in Planung und Anlagenmodell einsetzen | Anschlusslage, Abmessung und Zuordnung zur richtigen Ausführung testen |
| Auswahl- und Berechnungsdaten | Softwaregestützte Auswahl oder Berechnung ermöglichen | Testfälle mit der vorgesehenen Planungsanwendung durchführen |
| Medien und Referenzen | Ergänzende Unterlagen auffindbar machen | Quelle, Nutzungsrecht, Version und erreichbares Ziel prüfen |
Diese Gruppen sind keine Importfreigabe. Eine technisch lesbare Datei kann noch immer zum falschen Artikel gehören. Umgekehrt kann ein kaufmännisch sauber geführter ERP-Artikel für die Planung unvollständig sein. Beide Prüfungen brauchen daher eigene Regeln und Verantwortliche.
Ersetzt VDI 3805 ETIM, BMEcat oder DATANORM?
Nein. Die Formate und Modelle überschneiden sich, lösen aber nicht dieselbe Gesamtaufgabe.
Der Anwendungsbereich von VDI 3805 Blatt 1 umfasst technische Auslegungsdaten, Geometrien und die zugeordneten Artikelidentifikationen. Dasselbe Dokument schließt Regelungen für den Austausch von Preisinformationen ausdrücklich aus und verweist dafür auf mitgeführte DATANORM- oder Hersteller-Bestellnummern. VDI 3805 richtet den Blick damit auf technische Produktmodelle für Auswahl, Berechnung und Planung in der TGA. ETIM strukturiert Produktklassen und technische Merkmale. BMEcat transportiert elektronische Katalogdaten. DATANORM überträgt Artikel- und Stammdaten zwischen Marktpartnern und Handwerkssystemen. Der Beitrag zu BMEcat, ETIM, DATANORM und ECLASS ordnet Austauschformat und Klassifikation ausführlich ein.
In einem SHK-Datenfluss können mehrere Bausteine nebeneinander bestehen. Das ERP führt beispielsweise Artikelnummer, Einheit, Preis und Bestand. Das PIM führt freigegebene Texte, Merkmale und Medien. Ein BMEcat- oder DATANORM-Export versorgt einen bestimmten Empfänger. VDI 3805 ergänzt die Daten, die eine TGA-Anwendung für Auswahl und Planung benötigt.
Die IT sollte deshalb nicht fragen, welcher Standard alle anderen ersetzt. Die belastbare Frage lautet: Welche Anwendung benötigt welchen Inhalt, in welcher Version, von welcher freigegebenen Quelle und über welchen Übergabeweg?
Wie docken VDI-3805-Produktdaten an ERP, PIM und Planungssoftware an?
Ein kontrollierter Datenfluss beginnt bei der Quelle und endet nicht mit einem erfolgreichen Download. Der BDH verweist für aktuelle Herstellerdatensätze auf ein zentrales Portal für VDI-3805-Daten. Die BDH-Webapplikation beschreibt die Einbindung von Herstellerdaten in Anwendungen, beispielsweise über Webservices für Planung, CAD, CAE und Simulation. Ob ein bestimmter Hersteller, Datensatz oder Dienst für den eigenen Zweck verfügbar und freigegeben ist, muss am konkreten Fall geprüft werden.
Vor einem eigenen Import sollte die IT klären, ob die vorgesehene Planungssoftware aktuelle Daten bereits direkt vom Hersteller oder über den BDH bezieht. Dann kann eine zusätzliche Kopie beim Großhandel mehr Pflege erzeugen, ohne den Kundenprozess zu verbessern. Ein eigener Datenfluss ist vor allem dort sinnvoll, wo der Großhandel selbst Artikelbezug, Auswahl oder Übergabe verantwortet.
Wenn der Großhandel einen solchen Datenkanal betreibt, bleiben die Zuständigkeiten im Zielbild getrennt:
- Quellsystem: Der Originaldatensatz des Herstellers wird mit Quelle, Abrufzeitpunkt, Richtlinienblatt und erkennbarem Versionsstand gesichert.
- Prüfschicht: Eine technische Prüfung kontrolliert Struktur, erwartete Inhalte und Fehler. Das Original wird dabei nicht überschrieben.
- Zuordnung: Eine Mappingtabelle verbindet Herstellerprodukt und Variante mit der internen Artikelnummer. Unsichere Treffer bleiben offen.
- Fachliche Abnahme: Produktdatenverantwortliche prüfen technische Inhalte und Testfälle. Die IT prüft Übertragung, Protokollierung und Rückfallweg.
- Veröffentlichung: Nur freigegebene Zuordnungen gelangen in PIM, Kundenanwendung oder Planungsdienst.
- Aktualisierung: Ein neuer Herstellerstand erzeugt einen Änderungsvorschlag. Alter und neuer Stand bleiben bis zur Freigabe vergleichbar.
Beim Andocken an ERP und Fachsysteme sollte jede Information genau ein führendes System haben. Eine separate VDI-3805-Ablage darf nicht unbemerkt zu einem zweiten Artikelstamm werden. Die Pflege von Artikelstammdaten bleibt für kaufmännische Identität, Einheiten und veröffentlichte Sortimentsdaten zuständig. Technische Planungsdaten werden über stabile Referenzen damit verbunden.
Wie prüfen Sie eine VDI-3805-Schnittstelle Schritt für Schritt?
Beginnen Sie mit einem echten Nutzungsszenario. „VDI 3805 unterstützen“ ist als Anforderung zu ungenau. Benennen Sie Produktgruppe, Datenquelle, empfangende Anwendung und die Handlung, die dort möglich sein soll.
Danach folgt ein begrenzter Prüflauf:
- Wählen Sie einen Hersteller, eine Produktgruppe und eine überschaubare Zahl tatsächlich geführter Artikel.
- Dokumentieren Sie Quelle, Richtlinienblatt, Dateistand und Ansprechpartner.
- Legen Sie die eindeutigen Schlüssel für Herstellerprodukt, Variante und internen Artikel fest.
- Prüfen Sie Struktur und die nach dem zutreffenden Richtlinienblatt erwarteten Inhalte, bevor Daten in ein Zielsystem geschrieben werden.
- Testen Sie typische Produkte, Varianten und bewusst fehlerhafte Zuordnungen in einer getrennten Umgebung.
- Vergleichen Sie Anschlussdaten, Einheiten und Geometrien mit der freigegebenen Herstellerunterlage.
- Prüfen Sie eine Aktualisierung. Ein geänderter Datensatz darf keinen neueren, bereits freigegebenen Stand zurücksetzen.
- Dokumentieren Sie Freigabe, Veröffentlichung und Rückfallweg.
Zum Test gehört auch der Fehlerfall. Was geschieht, wenn der Datensatz fehlt, eine Artikelnummer geändert wurde oder das Zielsystem eine Geometrie nicht verarbeitet? Die Schnittstelle muss den Fall sichtbar halten. Sie darf weder eine ähnliche Variante stillschweigend einsetzen noch einen unklaren Wert in den Artikelstamm schreiben.
Welche Ausnahmen brauchen eine fachliche Freigabe?
Ein Mensch muss entscheiden, sobald eine technische Regel keine eindeutige Zuordnung liefert. Das betrifft insbesondere:
- mehrere passende Datensätze zu einer internen Artikelnummer
- ein Datensatz ohne belastbare Verbindung zum geführten Herstellerartikel
- abweichende Einheiten oder Anschlussangaben zwischen Quelle und Zielsystem
- eine neue Produktvariante, für die noch keine Mappingregel freigegeben ist
- ein Herstellerwechsel bei technisch ähnlichen, aber nicht identischen Artikeln
- Löschungen, ersetzte Datensätze oder ein Rücksprung auf einen älteren Stand
- Nutzungsrechte oder Empfängerbedingungen, die für den vorgesehenen Kanal unklar sind
Die Freigabe sollte alten Wert, neuen Wert, Quelle, Grund, Zeitpunkt und verantwortliche Person festhalten. So lässt sich später unterscheiden, ob ein Fehler vom Herstellerdatensatz, vom Mapping oder von der Zielanwendung stammt.
Welche Kennzahlen zeigen den Nutzen im Tagesgeschäft?
Die Zahl heruntergeladener Datensätze sagt wenig über einen funktionierenden Prozess aus. Sinnvoller sind Kennzahlen, die Zuordnung, Datenqualität und Betrieb abbilden:
- Anteil der geführten Pilotartikel mit eindeutig zugeordnetem Herstellerdatensatz
- Anteil der Datensätze, die Strukturprüfung und erwartete Inhalte nach dem zutreffenden Richtlinienblatt bestehen
- offene Zuordnungen und fachliche Klärfälle je Produktgruppe
- Zeit vom Eingang eines neuen Stands bis zur fachlichen Freigabe
- abgewiesene Rücksprünge, Löschungen oder widersprüchliche Änderungen
- Fehler in der Zielanwendung nach Datenquelle und Ursache
- Anteil der Aktualisierungen, die ohne manuelle Korrektur veröffentlicht werden können
Für den Business Case zählen nur Schritte, die heute wirklich Aufwand oder Fehler verursachen. Wenn Kunden und Planungsanwendungen die Daten nicht nutzen, schafft ein breiter Import keinen messbaren Effekt. Wenn dagegen Produktzuordnungen regelmäßig manuell geklärt werden oder technische Daten mehrfach gepflegt werden, kann ein sauber abgegrenzter Datenfluss Bearbeitungszeit und Rückfragen sichtbar machen.
Wie starten Sie einen begrenzten VDI-3805-Pilot?
Wählen Sie eine Produktgruppe mit vorhandenen Herstellerdaten und einem konkreten Empfänger. Nehmen Sie nur Artikel auf, die Ihr Haus tatsächlich führt. Legen Sie vorab fest, welche Zuordnung, welches technische Feld und welcher Aktualisierungsfall als bestanden gelten.
Die IT verantwortet Schnittstelle, Protokollierung und Rückfallweg. Die Produktdatenverantwortlichen prüfen Artikelbezug und fachliche Inhalte. Ein Anwender der Planungssoftware nimmt die Ergebnisse anhand realer Testfälle ab. Erst wenn dieser Weg für Neuanlage, Änderung und Fehlerfall trägt, folgt eine weitere Produktgruppe.
Für die Vorbereitung genügt ein Arbeitsgespräch mit einem echten Herstellerdatensatz, der aktuellen Artikelzuordnung und dem vorgesehenen Zielsystem. So wird sichtbar, ob der Engpass in der Quelle, im Mapping oder in der technischen Übergabe liegt. In einem Gespräch zu Ihrem Produktdatenfluss lässt sich daraus ein begrenzter Pilot mit klaren Testfällen und Messgrößen ableiten.
Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel