Die typische Ausgangslage
Bestellungen erreichen einen Elektrogroßhändler per Fax, E-Mail, Telefon und Webshop. Sobald Mitarbeiter Angaben aus diesen Kanälen von Hand ins ERP übertragen, entstehen wiederkehrende Prüfschritte, Rückfragen und Korrekturen.
Das technische Muster erläutert unser Überblick zur automatisierten Auftragserfassung.
Die Herausforderung
Der Aufwand hängt vom Belegvolumen, den Eingangskanälen, der Datenqualität und den Regeln im ERP ab. Eine belastbare Ausgangslage entsteht deshalb aus den eigenen Vorgängen: Bearbeitungszeit, Zahl der Rückfragen, Korrekturen und Anteil eindeutig zuordenbarer Positionen.
Ein belastbares Prozessmuster
Der folgende Ablauf zeigt ein fachliches Prozessmuster. Er ist kein Kundenfall und enthält keine pauschale Erfolgsquote.
1. Intelligente Dokumentenerkennung
Eingehende Bestellungen, ob PDF, Fax oder E-Mail, werden automatisch erkannt und strukturiert. KI extrahiert Artikelnummern, Mengen, Lieferadressen und Wunschtermine.
Eurostat zählt Textanalyse und KI-gestützte Automatisierung von Arbeitsabläufen zu den erfassten KI-Technologien in Unternehmen.
2. Automatischer ERP-Abgleich
Die extrahierten Daten werden automatisch mit dem Artikelstamm, Lagerbeständen und Kundenkonditionen abgeglichen. Bei Unstimmigkeiten wird der Auftrag zur manuellen Prüfung markiert.
3. Freigabe und Ausnahmeprüfung
Eindeutige Vorgänge können nach den festgelegten Regeln weiterverarbeitet werden. Unklare Artikel, Mengen, Konditionen oder Lieferadressen bleiben mit Originalbeleg und Begründung in der Prüfung.
Welche Ergebnisse Sie messen sollten
- Bearbeitungszeit: vom Eingang bis zur vollständigen ERP-Erfassung
- Ausnahmequote: Anteil der Vorgänge, die eine fachliche Entscheidung brauchen
- Korrekturquote: Anteil der Aufträge, die nach der Erfassung berichtigt werden
- Rückfragen: Zahl der Klärungen mit Kunden und internen Stellen
Was andere daraus lernen können
Der Nutzen lässt sich erst mit einer eigenen Ausgangsmessung belegen. Starten Sie mit einem klar abgegrenzten Kanal, dokumentieren Sie die Ausnahmen und vergleichen Sie dieselben Kennzahlen vor und nach dem Pilot.
Für die technische Anbindung zeigt unsere Seite zur Implementierung die nächsten Schritte.
Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel