Die Ausgangslage
Ein mittelständischer Elektrogroßhändler in NRW mit 120 Mitarbeitern bearbeitete täglich rund 400 Bestellungen per Fax, E-Mail und Telefon. Jede Bestellung wurde manuell ins ERP-System eingegeben. Das bedeutete: Fehler, Verzögerungen und frustrierte Mitarbeiter.
Die Herausforderung
Die Auftragserfassung band fünf Vollzeitkräfte. Jeder Auftrag durchlief im Schnitt drei Bearbeitungsschritte, bevor er im System war. Die Fehlerquote lag bei 4,2 %. Jeder fehlerhafte Auftrag kostete das Unternehmen durchschnittlich 180 Euro an Nachbearbeitung und Retouren.
Unsere Lösung
Gemeinsam mit Conveso hat das Unternehmen einen dreistufigen Automatisierungsprozess implementiert:
1. Intelligente Dokumentenerkennung
Eingehende Bestellungen, ob PDF, Fax oder E-Mail, werden automatisch erkannt und strukturiert. KI extrahiert Artikelnummern, Mengen, Lieferadressen und Wunschtermine.
2. Automatischer ERP-Abgleich
Die extrahierten Daten werden automatisch mit dem Artikelstamm, Lagerbeständen und Kundenkonditionen abgeglichen. Bei Unstimmigkeiten wird der Auftrag zur manuellen Prüfung markiert.
3. One-Click-Bestätigung
Mitarbeiter prüfen nur noch Ausnahmen. Standardaufträge laufen vollautomatisch durch, von der Erfassung bis zur Auftragsbestätigung an den Kunden.
Die Ergebnisse
Nach drei Monaten im Produktivbetrieb:
- 40 Stunden pro Woche eingespart in der Auftragserfassung
- Fehlerquote von 4,2 % auf 0,3 % reduziert
- Bearbeitungszeit pro Auftrag von 8 Minuten auf 45 Sekunden
- Drei Mitarbeiter konnten in wertschöpfendere Aufgaben wechseln
Was andere daraus lernen können
Automatisierung muss nicht komplex sein. Mit dem richtigen Partner und einer klaren Analyse der bestehenden Prozesse lassen sich oft innerhalb weniger Wochen messbare Ergebnisse erzielen.
Der wichtigste Schritt? Anfangen, aber richtig.
