Ein Industriekunde bestellt zugeschnittene Edelstahlrohre und fordert dazu ein Abnahmeprüfzeugnis 3.1. Im Angebot steht die Anforderung nur im Freitext. Nach dem Zuschnitt liegen mehrere Restlängen im Lager, die Charge ist auf dem Lieferschein nicht eindeutig und das Zeugnis steckt im Postfach des Einkaufs. Jetzt muss der Innendienst klären, welches Dokument tatsächlich zu welcher Lieferposition gehört. Eine ähnliche Werkstoffbezeichnung reicht dafür nicht.
Kurzantwort
Ein Abnahmeprüfzeugnis 3.1 lässt sich im Technischen Handel nur verlässlich weitergeben, wenn die Anforderung bereits im Angebot als Positionsmerkmal erfasst wird. Bei Wareneingang und Lagerbewegung müssen Artikel, Hersteller, Charge oder Schmelze und Zeugnisnummer verbunden bleiben. Vor der Auslieferung prüft eine verantwortliche Person, ob Dokument, Werkstoff, Prüfergebnisse und konkrete Lieferposition übereinstimmen. Fehlt diese Zuordnung, darf das System kein passendes Zeugnis vermuten.
Was ist ein Abnahmeprüfzeugnis 3.1?
Die DIN EN 10204 ordnet Prüfbescheinigungen für metallische Erzeugnisse. Die Ausgabe DIN EN 10204:2005-01 ist laut DIN Media, abgerufen am 28. September 2026, aktuell. Im Tagesgeschäft wird ein Abnahmeprüfzeugnis 3.1 oft verkürzt als „3.1-Zeugnis“, „Materialzeugnis 3.1“ oder „Werkszeugnis 3.1“ bezeichnet. Normgerecht ist „Abnahmeprüfzeugnis 3.1“.
Die folgende Kurzfassung hilft bei der Prozesswahl, ersetzt aber weder den Normtext noch die für das konkrete Produkt geltende Spezifikation:
| Bescheinigung | Inhalt in Kurzform | Was der Vertrieb vor dem Angebot klären muss |
|---|---|---|
| Werksbescheinigung 2.1 | Bestätigung der Übereinstimmung mit der Bestellung, ohne Prüfergebnisse | Reicht dem Kunden die reine Bestätigung? |
| Werkszeugnis 2.2 | Bestätigung mit Ergebnissen aus nichtspezifischer Prüfung | Akzeptiert der Kunde Ergebnisse, die nicht der konkreten Lieferung zugeordnet sind? |
| Abnahmeprüfzeugnis 3.1 | Bestätigung mit Ergebnissen aus spezifischer Prüfung, validiert durch einen vom Fertigungsbereich unabhängigen Abnahmebeauftragten des Herstellers | Welche Erzeugnisspezifikation, Werkstoffgüte und Prüfwerte sind gefordert? |
| Abnahmeprüfzeugnis 3.2 | Spezifische Prüfergebnisse mit zusätzlicher Bestätigung durch den Abnahmebeauftragten des Bestellers oder einen amtlich bestimmten Prüfer | Wer muss die Abnahme begleiten, und ist dieser zusätzliche Umfang bestellt? |
Der Dokumenttyp allein beantwortet noch nicht, ob das gelieferte Material für den vorgesehenen Einsatz passt. Entscheidend ist der Abgleich mit Bestellung und Produktspezifikation. Dazu gehören beispielsweise Werkstoffbezeichnung, Abmessung, Charge oder Schmelze, Prüfgrundlage und geforderte Ergebnisse. Ein PDF mit der Überschrift „3.1“ ist deshalb noch kein Freigabenachweis für jede Position.
Warum gehört die 3.1-Anforderung schon ins Angebot?
Wird das Zeugnis erst nach der Lieferung angefordert, beginnt eine rückwirkende Suche. Der Lieferant muss prüfen, ob das Material noch einer Charge zugeordnet werden kann. Das Lager muss nachvollziehen, aus welchem Bund, Coil oder Stab die gelieferte Teilmenge stammt. Der Vertrieb muss klären, ob die Dokumentation im vereinbarten Preis und Lieferumfang enthalten war. Das kostet Zeit und kann ohne lückenhafte Kennzeichnung unlösbar werden.
In der Angebotserstellung sollte die Anforderung deshalb auf Positionsebene stehen. Sinnvolle Pflichtangaben sind:
- verlangter Bescheinigungstyp und zugrunde gelegte Norm;
- Produkt- oder Kundenspezifikation mit Version;
- geforderte Prüfwerte und gegebenenfalls zusätzliche Prüfungen;
- Sprache, Dateiformat und gewünschter Übergabekanal;
- Bedarf je Position, nicht nur als allgemeiner Kopftext;
- Umgang mit Teillieferungen, Zuschnitt und mehreren Chargen;
- Termin, zu dem das Dokument vorliegen muss;
- Preis, Beschaffungsvorlauf und verantwortliche Freigabe.
Der Technische Handel und MRO sollte außerdem trennen, ob der Kunde das Zeugnis bereits zur Angebotsprüfung, vor Versand oder erst zusammen mit der Lieferung benötigt. Diese Zeitpunkte lösen unterschiedliche Sperren aus. Eine Versandfreigabe darf beispielsweise nicht erteilt werden, wenn das vereinbarte Dokument noch fehlt oder die Chargenzuordnung ungeklärt ist.
Abnahmeprüfzeugnis 3.1: Wie läuft der Prozess ab?
Ein belastbarer Ablauf verbindet Vertrieb, Einkauf, Wareneingang, Lager und Dokumentenübergabe. Das ERP bleibt führend für Auftrag, Artikel, Menge und Belegstatus. Charge oder Schmelze müssen dort oder in einem angebundenen Lagerbestand eindeutig referenzierbar sein. Das Dokumentenmanagement hält das unveränderte Original und seine Zuordnungen.
- Anforderung erfassen: Der Innendienst übernimmt Bescheinigungstyp, Spezifikation, Prüfwerte und Übergabezeitpunkt in die Kundenauftragsposition.
- Beschaffbarkeit prüfen: Der Einkauf klärt vor der Zusage, ob Hersteller oder Lieferant das geforderte Zeugnis für die bestellte Ausführung und Menge bereitstellen kann.
- Bestellung eindeutig auslösen: Die Anforderung wird positionsbezogen an den Lieferanten übertragen. Freitext ohne Artikel- und Spezifikationsbezug reicht nicht.
- Wareneingang zuordnen: Ware, Lieferantenbestellung, Lieferschein, Charge oder Schmelze und eingegangenes Zeugnis werden verbunden. Abweichungen führen in einen Klärfall.
- Zuordnung im Lager erhalten: Bei Umlagerung, Anbruch, Zuschnitt oder Teilung bleibt sichtbar, aus welchem gekennzeichneten Ausgangsmaterial die Teilmenge stammt.
- Vor Auslieferung prüfen: Das System stellt Dokument und Lieferposition zusammen. Eine verantwortliche Person prüft Identität, Vollständigkeit und die vereinbarten Werte.
- Kontrolliert übergeben: Der Kunde erhält die freigegebene Datei über den vereinbarten Kanal. Zeugnisnummer, Auftragsposition, Lieferposition, Zeitpunkt und Empfänger werden protokolliert.
Der Innendienst braucht dafür keinen zweiten Artikelstamm. Er braucht eine vollständige Sicht auf Status und Ausnahmen: „Zeugnis angefordert“, „eingegangen“, „Charge zugeordnet“, „fachlich geprüft“ und „an Kunden übergeben“. Nur der freigegebene Stand darf in eine verbindliche Lieferzusage einfließen.
Welche Zuordnung muss das System speichern?
Ein Dateiname wie zeugnis_final.pdf trägt den Prozess nicht. Auch eine reine Verknüpfung mit der allgemeinen Artikelnummer ist zu grob, wenn derselbe Artikel aus mehreren Chargen geliefert wird. Mindestens folgende Bezüge sollten nachvollziehbar sein:
- Hersteller, Lieferant und Herstellerartikel;
- interne Artikelnummer und gegebenenfalls Kundenartikelnummer;
- Werkstoffbezeichnung sowie relevante Produktspezifikation;
- Charge, Schmelze, Los oder eine andere eindeutige Materialkennung;
- Lieferantenbestellung, Wareneingangsposition und Lieferschein;
- Zeugnisnummer, Dokumenttyp, Aussteller und Eingangsdatum;
- Kundenauftrag, konkrete Lieferposition und tatsächlich gelieferte Menge;
- fachliche Prüfung, Abweichungsgrund und Freigabezeitpunkt.
GS1 Germany beschreibt die Chargennummer als wichtigen Bezug für die produktbezogene Führung und Sperrung in den Systemen des Geschäftspartners. Bei chargenreinen Originalpaletten kann sie unter anderem über Transportetikett, Lieferavis oder Lieferschein übertragen werden. Diese Empfehlung zur Rückverfolgbarkeit stammt vom 1. September 2008 und wurde am 28. September 2026 abgerufen. Für den Zeugnisprozess folgt daraus kein bestimmtes Datenformat, wohl aber eine klare Regel: Die Charge darf beim Wechsel zwischen Beleg, Lagerplatz und Kundenlieferung nicht verloren gehen.
Bei der ERP- und Systemintegration sollten Lese- und Schreibrechte getrennt bleiben. Ein Dienst kann Dokumente erkennen, mögliche Bezüge vorschlagen und fehlende Felder markieren. Er darf aber keine unsichere Chargenzuordnung stillschweigend festschreiben. Für jede Änderung bleiben alter Wert, neuer Wert, Quelle, Bearbeiter und Zeitpunkt sichtbar.
Was ist bei Zuschnitt und Teillieferung zu beachten?
Zuschnitt ist der kritische Übergang vom beschafften Ausgangsmaterial zur ausgelieferten Teilmenge. Sobald ein Stab, Rohr, Blech oder Profil geteilt wird, muss der Bezug zur ursprünglichen Kennzeichnung erhalten bleiben. Das kann über eine neue Lagereinheit, eine nachvollziehbare Zuschnittbuchung und eine eindeutige Kennzeichnung am Reststück geschehen. Wie genau dies erfolgen muss, hängt von Produkt, Spezifikation, Anwendungsfall und geltenden technischen Regeln ab.
Die aktuelle Muster-Verwaltungsvorschrift Technische Baubestimmungen 2025/1 zeigt einen konkreten Anwendungsfall. Anlage C 2.4/2 verlangt dort, wo die Technischen Baubestimmungen eine Prüfbescheinigung nach EN 10204 fordern, ihre Beifügung zum Lieferschein. Werden die betroffenen Metallbauprodukte beim Händler geteilt, müssen die Teile unverwechselbar gekennzeichnet und die Teilungen dokumentiert werden. Das ist keine pauschale Regel für jedes Metallprodukt. Es zeigt aber, warum Zeugnis, Kennzeichnung und Teilungsnachweis in einem belastbaren Handelsprozess zusammengehören.
Bei Teillieferungen kann ein Zeugnis mehrere Lieferpositionen abdecken. Umgekehrt kann eine Position Material aus mehreren Chargen enthalten und dadurch mehrere Zeugnisse benötigen. Der Prozess muss beide Fälle abbilden. Eine starre Regel „ein Auftrag gleich ein PDF“ erzeugt spätestens bei Restmengen und Nachlieferungen falsche Zuordnungen.
Welche Fälle brauchen eine menschliche Freigabe?
Vollständige Daten erlauben viel Vorbereitung, aber nicht jede Entscheidung. Eine fachlich verantwortliche Person sollte mindestens übernehmen, wenn:
- Charge oder Schmelze auf Ware, Lieferschein und Zeugnis nicht übereinstimmen;
- nur ein Werkszeugnis 2.2 vorliegt, obwohl 3.1 vereinbart wurde;
- der Kunde zusätzliche Prüfwerte oder eine Bescheinigung 3.2 verlangt;
- die gelieferte Werkstoffbezeichnung von Bestellung oder Kundenspezifikation abweicht;
- eine Position aus mehreren Chargen zusammengestellt wurde;
- eine Kennzeichnung nach Zuschnitt, Umlagerung oder Rücklagerung fehlt;
- eine Datei ersetzt wurde, ohne dass Version und Freigabe nachvollziehbar sind;
- der Kunde das Zeugnis nachträglich anfordert und der Lieferbezug nicht mehr zweifelsfrei belegbar ist.
Im letzten Fall ist eine klare Aussage besser als eine scheinbar passende Datei. Der Innendienst sollte dokumentieren, welche Zuordnung fehlt, beim Lieferanten gezielt nachfragen und dem Kunden keinen Nachweis zusagen, dessen Bezug nicht belegt ist.
Welche Kennzahlen zeigen den Nutzen?
Ein Pilot benötigt keine pauschale Einsparungsannahme. Messen Sie denselben abgegrenzten Ablauf vor und nach der Änderung:
- Anteil der zeugnispflichtigen Positionen mit vollständiger Anforderung vor Angebotsfreigabe;
- Anteil der Wareneingänge mit eindeutiger Dokument- und Chargenzuordnung;
- Zeit vom Kundenwunsch bis zur freigegebenen Übergabe;
- Zahl der Rückfragen zwischen Vertrieb, Einkauf und Lager je Vorgang;
- Zahl der Lieferpositionen, die wegen fehlender oder unklarer Dokumente gesperrt bleiben;
- Zahl nachträglich korrigierter Zeugniszuordnungen;
- Anteil der Zuschnitte und Teillieferungen mit lückenloser Herkunftsreferenz.
Die Auswertung sollte nach Artikelgruppe, Lieferant und Ausnahmegrund getrennt werden. So erkennen Sie, ob das Problem in der Angebotserfassung, beim Dokumenteneingang, in der Lagerkennzeichnung oder bei der Übergabe entsteht.
Wie starten Sie einen begrenzten Pilot?
Wählen Sie eine Produktgruppe mit regelmäßigem Zeugnisbedarf, einen Lieferanten und einen typischen Weg vom Angebot bis zur Auslieferung. Nehmen Sie neben geraden Fällen mindestens einen Zuschnitt, eine Teillieferung, zwei Chargen, ein fehlendes Dokument und einen abweichenden Bescheinigungstyp in die Testfälle auf. Der Pilot beginnt im Lesemodus: Das System stellt Zuordnungen und Lücken dar, die Fachkraft bestätigt oder korrigiert.
Der nächste sinnvolle Schritt für die Vertriebsleitung ist eine Stichprobe aus den zuletzt ausgelieferten Positionen mit 3.1-Anforderung. Können Sie für jede Position innerhalb weniger Minuten Bestellung, Charge, Originalzeugnis, Prüfung und Übergabe belegen? Conveso grenzt mit Ihrem Team den kleinsten belastbaren Ablauf und seine Messpunkte ab. Dafür können Sie ein unverbindliches Prozessgespräch vereinbaren.
Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel