Im Fachgroßhandel entscheidet die konkrete Installation
Wenn eine Warenwirtschaft Einkauf, Verkauf, Disposition und Finanzbuchhaltung führt, muss eine KI-Komponente diese Zuständigkeit respektieren. Für SHK, Elektro und Technischen Handel sind dabei vor allem Artikel, Einheiten, Konditionen und Freigaben wichtig.
Die entscheidende Frage lautet: Welche dokumentierten Schnittstellen bietet Ihre Version für den gewählten Prozess, und welche Aktionen dürfen darüber ausgeführt werden?
Welche Voraussetzungen ERP und KI verbinden
Schnittstellenumfang, Datenobjekte und Schreibrechte können sich nach Version, Lizenz und Konfiguration unterscheiden. Lassen Sie sich deshalb die für Ihre Installation gültige Dokumentation vom Anbieter oder Ihrem Systempartner bestätigen.
Für HTTP-basierte Schnittstellen definiert die OpenAPI Specification eine herstellerneutrale, maschinenlesbare Beschreibung.
Konkret zu klären sind:
- Dokumentierte Schnittstellen für die benötigten Stamm- und Bewegungsdaten
- Schreibrechte und Freigaben für Aufträge, Bestellungen oder Buchungsvorschläge
- Datenqualität bei Artikelstämmen, Konditionen, Einheiten und Referenzen
- Organisationseinheiten und Berechtigungen bei mehreren Gesellschaften oder Standorten
Für einen klar abgegrenzten Prozess prüfen wir, ob die bestehende Installation führend bleiben kann und welche Erweiterungen nötig sind. Die technische Machbarkeit muss für Ihre Installation bestätigt werden.
Anwendungsfall 1: Auftragserfassung über eine dokumentierte Schnittstelle
Wenn Bestellungen per E-Mail, PDF oder Fax eintreffen und von Hand übertragen werden, entsteht ein messbarer Aufwand. Erheben Sie Belegzahl, Bearbeitungszeit, Rückfragen und Korrekturen je Kanal.
Wie es mit KI funktioniert:
- KI liest eingehende Bestellungen (E-Mail-Anhang, Fax-PDF, EDI)
- Positionen werden extrahiert und Artikelnummern aus dem freigegebenen Artikelstamm zugeordnet
- Verfügbarkeit und Konditionen werden über den freigegebenen Datenweg geprüft
- Eindeutige Angaben werden als Auftragsvorschlag bereitgestellt
- Unbekannte Artikel, Mengenkonflikte und Sonderkonditionen landen beim Innendienst
Was Sie prüfen müssen: Sind Artikelstamm, Einheiten und Kundenreferenzen vollständig genug für eine eindeutige Zuordnung? Gibt es einen dokumentierten Weg für Auftragsvorschläge und eine getrennte Testumgebung?
Wo es hakt: Staffelpreise, kundenspezifische Konditionen und Rahmenverträge müssen aus dem führenden System kommen. Eine erkannte Artikelnummer reicht nicht für einen freigegebenen Auftrag.
Anwendungsfall 2: Disposition mit ERP-Daten als Basis
Wenn Ihre Disposition mit festen Bestellpunkten und Sicherheitsbeständen arbeitet, kann ein separates Prognosemodell alternative Vorschläge berechnen. Ob vorhandene Funktionen denselben Bedarf bereits abdecken, sollten Sie vor einer Erweiterung mit dem Systempartner klären.
Wie es funktioniert:
- KI nutzt freigegebene Verkaufshistorien, Bestandsdaten und offene Bestellungen aus dem führenden System
- Saisonale Muster und Trends werden erkannt (Heizperiode, Bausaison, Förderprogramme)
- Bestellvorschläge werden berechnet und über einen freigegebenen Weg als Entwurf bereitgestellt
- Der Disponent gibt frei, statt selbst zu rechnen
Vergleichen Sie für eine Pilotwarengruppe Lagerwert, Lieferfähigkeit, Fehlmengen, Notbestellungen und manuellen Prüfaufwand. Pauschale Ergebnisquoten ersetzen diesen Rückvergleich nicht.
Anwendungsfall 3: Rechnungsverarbeitung und Kontierung
Der manuelle Abgleich von Eingangsrechnung, Bestellung und Wareneingang kann messbare Prüfzeit binden. Die E-Rechnungspflicht 2025/2026 verändert zusätzlich Formate und technische Abläufe.
Wie der Ablauf aussehen kann:
- KI-OCR liest Rechnungen in PDF, ZUGFeRD und XRechnung
- Automatischer 3-Wege-Match: Bestellung, Lieferschein, Rechnung
- Kontierungsvorschlag auf Basis historischer Buchungen
- Freigegebener Buchungsvorschlag für die Finanzbuchhaltung im führenden System
- Abweichungen landen in einer Ausnahmeliste
Was Sie prüfen müssen: Welche Kontierungsregeln, Kostenstellen und Steuerkennzeichen sind über die dokumentierte Schnittstelle verfügbar? Welche Abweichungen dürfen nie automatisch gebucht werden?
Welche Aufgaben außerhalb strukturierter ERP-Daten liegen
Unstrukturierte E-Mails, Scans und Freitexte brauchen eine andere Verarbeitung als strukturierte ERP-Daten. Ob Ihre Installation dafür bereits passende Module bietet, muss anhand des aktuellen Funktionsumfangs geprüft werden.
Typische Aufgaben für diese Prüfung sind:
- Freitextbestellungen interpretieren: Eine Beispielangabe wie "20 Stück Bohrer HSS 6,5" dem richtigen Artikel zuordnen
- Saisonale Muster erkennen: Heizperiode, veränderte Wärmepumpennachfrage und Bausaison prognostizieren
- PDF-Rechnungen lesen: OCR und strukturierte Datenextraktion aus Bildern und Scans
- Preislisten verschiedener Formate einlesen: Excel, CSV und PDF aus der eigenen Lieferantenbasis
Eine externe KI-Komponente ist nur sinnvoll, wenn sie hier einen klaren Zusatznutzen bietet, sich kontrolliert anbinden lässt und keine vorhandene Funktion doppelt.
Eine KI-Lösung sollte Ergebnisse im bestehenden Arbeitsablauf bereitstellen, ihre Quellen zeigen und Ausnahmen eindeutig an die verantwortliche Rolle übergeben.
Pilotaufbau statt pauschalem Praxisversprechen
Das folgende Vorgehen ist kein Kundenfall. Es zeigt, wie ein klar abgegrenzter Pilot aufgebaut werden kann.
Ausgangslage:
- Ein Eingangskanal und ein eindeutig abgegrenzter Belegtyp
- Dokumentierte Felder, Geschäftsregeln und Ausnahmen
- Freigegebener Lesezugriff und ein kontrollierter Weg für Entwürfe
- Ausgangswerte für Bearbeitungszeit, Korrekturen und Rückfragen
Conveso grenzt einen solchen ersten Integrationspilot mit dokumentierten Messpunkten ab. Nach 14 Tagen werden dieselben Kennzahlen erneut erhoben. Nur die gemessene Differenz gilt als Ergebnis.
Fazit: Bestehendes ERP und KI, kein Entweder-oder
Das ERP bleibt das führende System. Eine KI-Komponente dockt nur dort an, wo ein dokumentierter Integrationsweg und ein messbarer Nutzen vorliegen. Der Schlüssel liegt in klaren Berechtigungen, Prüfregeln und einem getesteten Rückfallweg.
Wenn Sie wissen wollen, wo der größte Integrationshebel liegt: Sprechen Sie mit uns. Kein Verkaufsgespräch, sondern ein technisches Erstgespräch, in dem wir gemeinsam auf Ihre Prozesse schauen.
Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel