E-Rechnungspflicht 2026: Was Großhändler jetzt wissen und tun müssen

Was seit dem 1. Januar 2025 gilt

Für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern wurde die umsatzsteuerliche E-Rechnung neu geregelt. Eine E-Rechnung ist seitdem ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF gilt als sonstige Rechnung.

Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums, Stand März 2026, genügt dafür grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Eine weitergehende elektronische Verarbeitung ist umsatzsteuerlich nicht vorgeschrieben, kann betrieblich aber sinnvoll sein.

Die Übergangsfristen für die Ausstellung

Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller weiterhin eine sonstige Rechnung verwenden. Eine Papierrechnung ist in diesem Zeitraum möglich. Ein anderes elektronisches Format, etwa ein PDF per E-Mail, setzt grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus.

Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsregel bis zum 31. Dezember 2027. Auch bestimmte EDI-Verfahren können bis Ende 2027 weiterverwendet werden, wenn sie nicht bereits die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.

| Zeitpunkt | Umsatzsteuerlicher Stand nach BMF-FAQ | |---|---| | Seit 1. Januar 2025 | Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können | | Bis 31. Dezember 2026 | Alle Rechnungsaussteller können die allgemeine Übergangsregel nutzen | | Bis 31. Dezember 2027 | Verlängerung für Aussteller bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz und für bestimmte EDI-Verfahren | | Nach der jeweiligen Übergangsfrist | E-Rechnung bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen, soweit keine Ausnahme greift |

Welche Frist gilt, richtet sich nach Umsatz, Umsatzart, Rechnungsaussteller und möglicher Ausnahme. Dieser Beitrag ist eine operative Orientierung und keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

Was der Fachgroßhandel technisch prüfen sollte

Empfang und Lesbarkeit

• Welche strukturierten Formate nimmt das Unternehmen an?
• Kommt der strukturierte Datensatz vollständig an?
• Kann die Buchhaltung ihn menschenlesbar darstellen?
• Wie werden fehlerhafte oder unvollständige Dateien behandelt?

Prüfung und Verbuchung

• Lassen sich Lieferant, Bestellung, Wareneingang und Steuerangaben zuordnen?
• Welche Abweichungen gehen zur fachlichen Freigabe?
• Wer darf Daten ändern, buchen oder zurückweisen?
• Bleibt der Originaldatensatz nachvollziehbar erhalten?

Ausgangsrechnung und Übermittlung

• Kann das führende System ein zulässiges strukturiertes Format erzeugen?
• Sind Pflichtangaben und kundenspezifische Referenzen korrekt zugeordnet?
• Welcher Übermittlungsweg ist mit dem Geschäftspartner vereinbart?
• Wie werden Zustellung, Ablehnung und Berichtigung dokumentiert?

Das Umsatzsteuergesetz schreibt für B2B-Rechnungen keinen allgemeinen Übermittlungsweg vor. Eine Leitweg-ID betrifft insbesondere bestimmte Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und ist nicht für jede B2B-Rechnung erforderlich.

Sonderfälle sauber abgrenzen

Sammelrechnungen: Das BMF bestätigt, dass mehrere Leistungen eines Kalendermonats unter den genannten Voraussetzungen zusammengefasst werden können.

Berichtigungen: Wenn eine E-Rechnung verpflichtend ist, muss grundsätzlich auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Während der Übergangsfristen gelten die dort beschriebenen Erleichterungen.

Bauleistungen und Anlagen: Detaillierte Angaben können unter den vom BMF beschriebenen Voraussetzungen in einer menschenlesbaren Anlage stehen, wenn der strukturierte Teil eindeutig darauf verweist.

B2G und B2B: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können eigenen Grenzwerten, Plattformen und Identifikatoren unterliegen. Prüfen Sie beide Regelwerke getrennt.

Checkliste für den eigenen Prozess

1. Rechnungsarten erfassen: Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Gutschrift, Berichtigung, Abschlag und Sammelrechnung getrennt aufnehmen.
2. Rechtsfall zuordnen: Inland, B2B oder B2G, Ausnahme und Übergangsregel dokumentieren.
3. Formate testen: Struktur, Pflichtfelder, Anlagen und menschenlesbare Darstellung mit repräsentativen Belegen prüfen.
4. Stammdaten prüfen: Steuerkennzeichen, Geschäftspartner, Zahlungsdaten und erforderliche Referenzen kontrollieren.
5. Freigaben festlegen: Standardfall, Abweichung und Zurückweisung mit Verantwortlichen definieren.
6. Aufbewahrung klären: Den strukturierten Teil in seiner ursprünglichen Form erhalten und die jeweils geltenden Aufbewahrungsregeln beachten.
7. Geschäftspartner einbeziehen: Übermittlungsweg, Ansprechpartner und Behandlung fehlerhafter Belege abstimmen.

Automatisierung fachlich messen

Strukturierte Rechnungsdaten können die Rechnungsverarbeitung unterstützen. Möglich sind Zuordnung zu Bestellung und Wareneingang, regelbasierte Abweichungsprüfung und vorbereitete Freigaben. Ob dadurch Aufwand oder Fehler sinken, muss mit dem eigenen Ausgangswert belegt werden.

Messen Sie mindestens:

• aktive Bearbeitungszeit je Standardfall und Ausnahme
• vollständig zugeordnete und manuell geklärte Belege
• Korrekturen nach der Verbuchung
• abgelehnte Dateien und deren Ursache
• Zeit bis zur fachlichen Freigabe

Was jetzt zu tun ist

Prüfen Sie zuerst, welche Übergangsregel auf Ihre Ausgangsrechnungen zutrifft und ob der Empfang bereits belastbar funktioniert. Danach folgen Format, Stammdaten, Sonderfälle, Freigabe und Aufbewahrung.

Wenn Sie den technischen Ablauf mit Ihren Belegen prüfen möchten, sprechen Sie uns an. Für steuerliche und rechtliche Einzelfragen sollten Sie qualifizierte Beratung einbeziehen.

Fynn Governatori

Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel