Auftragserfassung
Aufträge erfassen, ohne jede Position einzutippen
E-Mails, Faxe, PDFs und Webshop-Bestellungen landen automatisch im ERP. Ihr Innendienst prüft nur noch Ausnahmen. Die KI erkennt Artikel, Mengen und Kundendaten und ordnet alles dem richtigen Vorgang zu. Entlastung dort, wo der Engpass am größten ist.
Herausforderung
Warum manuelle Auftragserfassung im Großhandel zum Engpass wird
Im Fachgroßhandel kommen Bestellungen über alle Kanäle: E-Mail, Fax, Telefon, Webshop. Jede Position muss von Hand ins ERP. Das kostet Zeit, bindet Fachkräfte und produziert Fehler.
Kanalvielfalt ohne Struktur
Bestellungen per E-Mail, Fax, PDF-Anhang, EDI und Webshop. Jedes Format anders, jeder Kanal manuell. Ihr Innendienst tippt jede Position einzeln ins System.
Fehleranfällig und langsam
Falsche Artikelnummern, verwechselte Mengen, fehlende Preiszuordnungen. Jeder Tippfehler zieht Rückfragen, Korrekturen und Verzögerungen nach sich.
Fachkräfte am Limit
Die erfahrenen Leute im Innendienst verbringen ihre Zeit mit Dateneingabe statt mit Beratung und Problemlösung. In Zeiten knapper Personaldecken ein Engpass, den Sie sich nicht leisten können.
Lösung
So funktioniert automatische Auftragserfassung
Unsere KI liest eingehende Bestellungen aus allen Kanälen, erkennt Artikel, Mengen und Konditionen und überträgt die Daten direkt ins ERP. Ihr Team prüft nur noch Ausnahmen.
Multikanal-Erkennung
E-Mails, PDF-Anhänge, Faxe, EDI-Nachrichten und Webshop-Bestellungen werden automatisch erfasst und klassifiziert. Kein Kanal bleibt außen vor.
Artikelzuordnung per KI
Die KI erkennt Artikelnummern, Beschreibungen und Maßangaben und ordnet sie Ihrem Sortiment zu. Auch bei abweichenden Bezeichnungen oder Tippfehlern des Kunden.
ERP-Integration in Echtzeit
Erkannte Aufträge werden direkt im ERP angelegt: Positionen, Mengen, Preise, Liefertermine. Kein Export, kein Import, keine Zwischenschritte.
Ausnahmen statt Routine
Ihr Innendienst sieht nur noch die Fälle, die eine manuelle Prüfung erfordern. Standardaufträge laufen durch, ohne dass jemand eine Taste drückt.
Kennzahlen
Was Sie erwarten können
Automatisierungsquote bei Standardaufträgen
pro Auftrag statt 15-20 Minuten manuell
weniger Erfassungsfehler
bis zum ersten produktiven Ergebnis
Ablauf
In drei Schritten zur automatischen Auftragserfassung
Kein Großprojekt. Wir starten mit Ihren häufigsten Bestellformaten und erweitern schrittweise.
Analyse Ihrer Bestellkanäle
Wir erfassen, über welche Kanäle und in welchen Formaten Bestellungen eingehen. E-Mail, Fax, Webshop, EDI. Dabei identifizieren wir die Formate, die am häufigsten vorkommen.
Pilotphase mit echten Aufträgen
Die KI wird mit Ihren realen Bestellungen trainiert und im Parallelbetrieb getestet. Erst wenn die Ergebnisse stimmen und Ihr Team sicher ist, schalten wir live.
Go-live und Erweiterung
Nach dem produktiven Start erweitern wir auf weitere Kanäle und Formate. Die KI lernt kontinuierlich dazu und verbessert die Trefferquote mit jedem Auftrag.
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Gespräch statt Verkaufspitch
Wie viele Aufträge erfasst Ihr Innendienst noch von Hand?
In einem unverbindlichen Gespräch schauen wir uns an, welche Bestellkanäle in Ihrem Haus den meisten manuellen Aufwand verursachen und wo Automatisierung sofort Entlastung bringt.
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