Individuelle KI-Lösung oder Standardsoftware im Großhandel: Was passt wann?

Die Frage, die jeder Großhändler stellt

Sie haben erkannt, dass manuelle Prozesse im Innendienst, Einkauf oder Rechnungswesen zu viel Zeit kosten. KI-Automatisierung ist die Richtung. Aber welcher Weg?

Auf dem Markt finden Sie drei Optionen:

1. Standardsoftware (z. B. Workist, Caya, Tangro)
2. Plattform-Lösungen (z. B. UiPath, Automation Anywhere)
3. Individuelle Entwicklung (z. B. Conveso, spezialisierte IT-Dienstleister)

Jeder Weg hat Berechtigung. Keiner ist pauschal besser. Die Frage ist: Was passt zu Ihrem Unternehmen, Ihren Prozessen und Ihrem ERP?

Standardsoftware: Schnell, aber nicht immer passend

Was Standardsoftware gut kann

Anbieter wie Workist oder Caya haben eine klare Stärke: Sie funktionieren schnell. Onboarding in Wochen statt Monaten. Fertige Oberfläche, dokumentierte API, Support-Team. Für bestimmte Anwendungsfälle ist das der richtige Weg.

Workist beispielsweise hat sich auf automatische Auftragserfassung spezialisiert. Das System liest Bestellungen aus E-Mails, erkennt Positionen und übergibt sie ans ERP. Das funktioniert gut, wenn:

• Ihre Bestellungen einem einheitlichen Format folgen
• Ihr ERP eine Standard-Schnittstelle hat, die Workist unterstützt
• Sie branchenübergreifende Prozesse automatisieren (nicht nur Großhandel)
• Das Auftragsvolumen den Investitionsrahmen rechtfertigt

Wo Standardsoftware an Grenzen stößt

Der technische Fachgroßhandel hat Eigenheiten, die branchenübergreifende Software nicht immer abbildet:

• Freitextbestellungen mit Branchenjargon: "20 Stück Bohrer HSS 6,5 lang" oder "die gleichen Fittings wie letztes Mal". Diese Zuordnung erfordert Sortiments- und Kundenkenntnis.
• Komplexe Konditionssysteme: Staffelpreise, kundenspezifische Konditionen, Rahmenverträge. Im Großhandel sind Preisstrukturen selten linear.
• Branchenspezifische ERP-Systeme: GWS gevis, proALPHA, STREIT. Nicht jede Standardsoftware hat fertige Anbindungen für diese Systeme.
• Fax als relevanter Kanal: Im SHK-Großhandel sind 20 bis 30 Prozent der Bestellungen noch Fax. Nicht jeder Anbieter verarbeitet das zuverlässig.
• Kombination mehrerer Prozesse: Auftragserfassung allein reicht oft nicht. Wenn Sie auch Disposition, Rechnungsverarbeitung und Preispflege automatisieren wollen, brauchen Sie entweder mehrere Standardlösungen (die dann untereinander integriert werden müssen) oder eine durchgängige Lösung.

Plattform-Lösungen: Mächtig, aber aufwendig

RPA-Plattformen (Robotic Process Automation) wie UiPath oder Automation Anywhere bieten die Werkzeuge, um fast jeden Prozess zu automatisieren. Das klingt verlockend, hat aber einen Haken: Sie brauchen jemanden, der die Automatisierung baut und wartet.

Wann Plattform-Lösungen Sinn machen:

• Sie haben ein internes IT-Team mit Entwicklungskompetenz
• Sie automatisieren viele verschiedene Prozesse jenseits des Großhandels
• Budget und Zeit für ein eigenes Automatisierungsprojekt sind vorhanden

Wann nicht:

• Ihr IT-Team hat zwei bis drei Personen und kümmert sich um den laufenden Betrieb
• Sie suchen eine fertige Lösung, nicht ein Werkzeug zum Selberkomponieren
• Sie wollen Ergebnisse in Wochen, nicht in Monaten

Für die meisten mittelständischen Großhändler sind RPA-Plattformen überdimensioniert. Der Aufwand für Einrichtung und Wartung übersteigt den Nutzen.

Individuelle Entwicklung: Passgenau, aber nicht immer nötig

Individuelle Lösungen werden auf Ihre Prozesse, Ihr ERP und Ihre Branche zugeschnitten. Das ist der Ansatz, den wir bei Conveso verfolgen. Aber ehrlich: Es ist nicht immer der richtige.

Wann individuelle Entwicklung Sinn macht

• Branchenspezifische Prozesse: Ihr Geschäftsmodell hat Eigenheiten, die Standardsoftware nicht abbildet (Konditionssysteme, Sortimentslogik, Handwerkerportal-Anbindung)
• ERP-Systeme ohne Standard-Konnektoren: GWS gevis, STREIT, ältere proALPHA-Versionen. Individuelle Integration ist oft der einzige Weg.
• Mehrere Prozesse gleichzeitig: Auftragserfassung, Disposition, Rechnungsverarbeitung und Preispflege aus einem Guss, statt vier verschiedene Tools
• Langfristige Weiterentwicklung: Die Lösung wächst mit Ihren Anforderungen. Neue Datenquellen, neue Kanäle, neue Prozesse, ohne Anbieterwechsel.

Wann Standardsoftware die bessere Wahl ist

• Ein einzelner, klar definierter Prozess: Wenn Sie nur Auftragserfassung automatisieren wollen und Ihr ERP eine Standard-Schnittstelle hat
• Schneller Proof of Concept: Wenn Sie in zwei Wochen sehen wollen, ob Automatisierung grundsätzlich funktioniert
• Begrenztes Budget: Wenn der niedrige fünfstellige Bereich die Obergrenze ist

Wir haben erst Standardsoftware probiert. Die konnte unsere Konditionslogik nicht abbilden. Am Ende haben wir doppelt bezahlt.

Der ehrliche Vergleich

| Kriterium | Standardsoftware | Plattform (RPA) | Individuelle Lösung | |---|---|---|---| | Time-to-Value | 2-4 Wochen | 3-6 Monate | 6-12 Wochen | | Branchenanpassung | Begrenzt | Theoretisch unbegrenzt | Voll | | ERP-Integration | Standard-ERPs | Manuell konfiguriert | Passgenau | | Mehrere Prozesse | Mehrere Tools nötig | Möglich, aber aufwendig | Aus einem Guss | | Internes IT-Team nötig | Wenig | Viel | Wenig | | Langfristige Kosten | Lizenz + Anpassungen | Lizenz + Wartung + Personal | Projekt + Betrieb | | Skalierbarkeit | Begrenzt durch Produktrahmen | Hoch | Hoch |

Der richtige Weg: Drei Fragen zur Entscheidung

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, beantworten Sie drei Fragen:

1. Wie branchenspezifisch sind Ihre Prozesse?

Wenn Ihre Auftragserfassung, Disposition oder Preispflege Eigenheiten hat, die nur im Fachgroßhandel vorkommen (Freitext-Bestellungen, Fax, branchenspezifische Konditionssysteme), wird Standardsoftware Kompromisse erfordern.

2. Wie viele Prozesse wollen Sie automatisieren?

Wenn es nur um einen Prozess geht, kann Standardsoftware der schnellere Weg sein. Wenn Sie drei oder vier Bereiche gleichzeitig angehen, wird die Integration mehrerer Standardtools oft teurer als eine durchgängige Lösung.

3. Welches ERP-System haben Sie?

Bei SAP Business One oder Microsoft Dynamics gibt es breite Anbieter-Unterstützung. Bei GWS gevis, STREIT oder älteren proALPHA-Versionen ist die Auswahl an Standardlösungen mit fertiger Anbindung deutlich kleiner.

Fazit

Es gibt keine pauschale Antwort. Aber es gibt die richtige Antwort für Ihre Situation. Wenn Sie unsicher sind, welcher Weg zu Ihrem Großhandel passt: Sprechen Sie mit uns. Wir schauen gemeinsam auf Ihre Prozesse und geben eine ehrliche Einschätzung, ob Standardsoftware, Plattform oder individuelle Lösung bei Ihnen den größten Hebel hat. Auch wenn die Antwort nicht wir sind.