Ein pauschaler Branchenwert beantwortet nicht, was eine Bestellung in Ihrem Haus kostet. Bestellweg, Positionszahl, Rückfragen, Kommissionierung und Korrekturen unterscheiden sich zu stark. Belastbar wird die Rechnung erst, wenn Sie Zeit und Kosten am eigenen Vorgang messen.
Dieser Beitrag zeigt eine nachvollziehbare Methode. Alle Zahlen im Rechenbeispiel sind ausdrücklich Annahmen und keine Kunden- oder Branchenwerte.
Was zählt zu den Prozesskosten pro Bestellung?
Prozesskosten umfassen die internen Aufwände zwischen Bestelleingang und abgeschlossenem Vorgang. Dazu gehören aktive Bearbeitungszeit, Systemkosten, Rückfragen, Korrekturen und die fachliche Prüfung. Warenwert, Fracht und andere direkt zurechenbare Leistungskosten sollten Sie getrennt ausweisen.
Für den Personalanteil liefern die amtlichen Arbeitskostendaten von Destatis eine nachvollziehbare externe Vergleichsbasis.
Für eine erste Messung reichen sechs Blöcke:
| Prozessschritt | Zu erhebender Wert | Abgrenzung |
|---|---|---|
| Bestellannahme und Erfassung | Aktive Minuten je Auftrag | Eingang lesen, Daten strukturieren, ERP-Entwurf anlegen |
| Artikel- und Konditionsprüfung | Aktive Minuten je Position | Zuordnung, Einheit, Preis und Freigabe prüfen |
| Verfügbarkeit und Rückfragen | Minuten und Zahl der Schleifen | Wartezeit separat von aktiver Zeit erfassen |
| Lager und Versand | Aktive Minuten je Auftrag | Kommissionierung, Kontrolle und Bereitstellung |
| Rechnung und Nachbereitung | Aktive Minuten je Auftrag | Rechnung, Ablage und notwendige Klärungen |
| Korrekturen und Retouren | Aufwand je Ausnahme | Nur tatsächlich angefallene Fehler- und Rücklaufkosten |
Die Auftragserfassung ist dabei ein eigener Messpunkt. Sie sollte nicht mit Lager- oder Versandkosten vermischt werden, wenn Sie später den Nutzen einer Automatisierung prüfen wollen.
Wo entstehen die versteckten Kosten?
Die reine Eingabezeit ist nur ein Teil der Rechnung. Besonders wichtig sind Aufwände, die nicht im Standardprozess auftauchen.
Medienbrüche bei der Bestellannahme. Erfassen Sie die aktive Bearbeitungszeit getrennt nach E-Mail, PDF, Fax, Telefon, Portal und EDI. So erkennen Sie, welcher Kanal bei vergleichbaren Aufträgen zusätzlichen Aufwand erzeugt.
Rückfragen wegen unklarer Bestelldaten. Dokumentieren Sie Anlass, aktive Bearbeitungszeit und Zahl der Schleifen. Die Wartezeit bis zur Antwort ist für die Durchlaufzeit wichtig, aber keine Arbeitszeit und gehört deshalb in eine eigene Kennzahl.
Korrekturen nach Fehllieferungen. Ordnen Sie Rücktransport, Neukommissionierung, Expressversand, Gutschrift und interne Bearbeitung dem auslösenden Vorgang zu. Erst dann wird sichtbar, welche Fehlerarten wirtschaftlich relevant sind.
Preisfehler und Konditionsabweichungen. Nicht aktuelle Einkaufskonditionen können Margenabweichungen auslösen. Erfassen Sie, wann solche Abweichungen erkannt werden und welcher Korrekturaufwand entsteht. Das Thema hängt eng mit kontrollierter Stammdatenpflege zusammen.
Schätzungen aus Interviews helfen bei der Auswahl der Messpunkte. Für den Business Case sollten Sie die Bearbeitungszeit anschließend an einer repräsentativen Stichprobe erfassen.
So rechnen Sie die Kosten je Bestellung
Die Grundformel lautet:
Prozesskosten je Bestellung = zurechenbare Personal- und Systemkosten des Messzeitraums geteilt durch die Zahl abgeschlossener Bestellungen.
Modellrechnung mit ausdrücklichen Annahmen
Annahmen: 300 Bestellungen pro Arbeitstag, 250 Arbeitstage, 18 aktive Bearbeitungsminuten je Bestellung und ein interner Vollkostensatz von 48 Euro je Stunde.
Rechnung: 18 Minuten geteilt durch 60, multipliziert mit 48 Euro, ergeben 14,40 Euro Personalkosten je Bestellung. Bei 75.000 Bestellungen im Jahr sind das rechnerisch 1.080.000 Euro.
Einordnung: Systemkosten, Lagerarbeit, Korrekturen und Retouren sind in diesem Beispiel noch nicht enthalten. Die Werte sind frei gewählte Modellannahmen und keine Aussage über ein reales Unternehmen.
Rechnen Sie Standardfälle und Ausnahmen getrennt. Ein Mittelwert kann sonst verdecken, dass wenige komplexe Aufträge einen großen Teil des Aufwands verursachen.
Fünf Ansatzpunkte für die Prozessprüfung
Technik, Datenqualität und fachliche Regeln wirken gemeinsam auf den Prozess. Fünf Ansatzpunkte lassen sich getrennt prüfen:
1. Auftragserfassung automatisieren
Bestellungen per E-Mail, PDF oder Fax können strukturiert und mit Kunden-, Artikel- und Konditionsdaten abgeglichen werden. Eindeutige Vorgänge werden zur Übergabe vorbereitet, Ausnahmen bleiben mit Originalbeleg beim Innendienst. Messen Sie Zeit und Korrekturquote vor und während des Piloten.
2. Artikelzuordnung durch KI absichern
Falsche Artikelnummern, veraltete Bezeichnungen und fehlende EAN-Codes erschweren die Zuordnung zwischen Kundenbestellung und ERP-Artikel. Legen Sie Schwellenwerte und fachliche Prüfregeln fest. Die Trefferquote muss anschließend mit Ihren freigegebenen Testbelegen gemessen werden.
3. Rückfragen durch Plausibilitätsprüfung reduzieren
Plausibilitätschecks können ungewöhnliche Mengen, gesperrte Artikel oder fehlende Pflichtangaben markieren. Ihr Fachteam entscheidet, ob ein Hinweis tatsächlich eine Rückfrage auslöst. Erfassen Sie Fehlalarme und zusätzlichen Prüfaufwand getrennt.
4. Preise und Konditionen automatisch aktuell halten
Einkaufspreise, Staffelrabatte und Sonderkonditionen können aus freigegebenen Lieferantenunterlagen übernommen und vor der Verbuchung geprüft werden. Mehr dazu zeigt der Beitrag zur Stammdatenpflege.
5. Prozesskennzahlen messen und steuern
Für die erste Prozessmessung eignen sich drei Kennzahlen:
- Kosten pro Bestellposition: Setzt den erfassten Aufwand ins Verhältnis zum Vorgangsvolumen.
- Fehlerquote in der Auftragserfassung: Anteil der Aufträge, die nach Erfassung korrigiert werden müssen.
- Rückfragequote: Anteil der Bestellungen, bei denen der Innendienst beim Kunden nachfragen muss.
Mit diesen drei Werten lassen sich Prozessschritte für eine genauere Prüfung priorisieren.
Wo anfangen?
Der Einstieg sollte einen Bestellweg, eine Datenquelle und klar benannte Freigaben umfassen.
Conveso-Pilotauswertung nach 14 Tagen
Ausgangswert: Messen Sie Bearbeitungszeit, Korrekturen und Rückfragen für den abgegrenzten Bestellweg.
Prüfablauf: Strukturieren Sie die Belege, gleichen Sie Pflichtfelder ab und legen Sie fest, welche Ausnahmen beim Fachteam bleiben.
Auswertung nach 14 Tagen: Vergleichen Sie dieselben Kennzahlen mit dem dokumentierten Ausgangswert. Der ROI-Rechner hilft, Ihre eigenen Annahmen transparent zu rechnen.
Der Pilot liefert nur dann eine belastbare Entscheidungsgrundlage, wenn Stichprobe, Messweg und Ausnahmen vor dem Start festgelegt sind.
Das Gespräch lohnt sich
Wenn Sie Ihre Prozesskosten mit eigenen Daten abgrenzen und einen konkreten Bestellweg prüfen möchten, sprechen wir gerne darüber. Konkret, branchenbezogen und ohne pauschale Ergebniszusage.
Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel