Beispielhaftes Prozessmuster, kein Kundenfall: Eine Projektanfrage im Elektrogroßhandel enthält zahlreiche Positionen, technische Rückfragen und kundenspezifische Konditionen. Wenn Artikelsuche, Verfügbarkeitsprüfung und Freigabe nacheinander von Hand laufen, kann sich das Angebot verzögern. Den tatsächlichen Aufwand zeigen Bearbeitungs- und Wartezeit im eigenen Prozess.
Die Angebotserstellung verbindet Daten und Entscheidungen aus Innendienst, Einkauf, Lager und Preislogik. Darin unterscheidet sie sich von der reinen Auftragserfassung: Ein Angebot muss nicht nur korrekt erfasst, sondern auch fachlich und kaufmännisch freigegeben werden.
Warum dauert ein Angebot im Fachgroßhandel so lange?
Die reine Kalkulation ist nur ein Teil des Ablaufs. Hinzu kommen Artikelsuche, Verfügbarkeitsprüfung, Konditionsermittlung, Abstimmung mit dem Einkauf, Rückfragen beim Kunden und Formatierung.
| Schritt | Eigener Messwert | Mögliche Verzögerung | |---|---|---| | Anfrage erfassen und strukturieren | Minuten je Anfrage | Unstrukturierte Anfragen (Freitext, Telefon) | | Artikel zuordnen und Verfügbarkeit prüfen | Minuten je Position | Veraltete Artikelnummern, Alternativsuche | | Preise und Konditionen ermitteln | Minuten je Angebot | Sonderkonditionen, Staffelpreise, Projektpreise | | Interne Abstimmung (Einkauf, Lager) | Wartezeit | Ausstehende Rückmeldungen | | Angebot formatieren und versenden | Bearbeitungszeit | Unterschiedliche Kundenformate | | Nachfassen und Änderungen einarbeiten | Zahl und Dauer der Schleifen | Geänderte Mengen, Alternativwünsche |
Wo entsteht der eigentliche Engpass?
Wo der Engpass liegt, zeigen Bearbeitungszeit, Wartezeit und dokumentierte Rückfragen. Mögliche Ursachen sind unstrukturierte Anfragen, komplexe Konditionen, Verfügbarkeitsprüfungen und Änderungsschleifen.
Unstrukturierte Anfragen
Anfragen können per E-Mail, Telefon, Messenger oder als Foto einer handschriftlichen Stückliste eintreffen. Je nach Kanal muss der Innendienst die gewünschten Artikel, Mengen und Termine zunächst strukturieren. Eine mögliche Freitext-Anfrage lautet beispielsweise: "die gleichen Fittings wie letztes Mal, aber in 28er".
Konditionen-Dschungel
Im Fachgroßhandel gibt es nicht einen Preis pro Artikel. Es gibt Listenpreise, Kundenkonditionen, Staffelpreise, Projektpreise, Sondervereinbarungen und Rahmenverträge. Dazu kommen zeitlich befristete Aktionen und herstellergebundene Konditionen. Für ein Angebot mit 50 Positionen muss der Innendienst potenziell 50 verschiedene Preislogiken berücksichtigen.
Verfügbarkeit als Unsicherheitsfaktor
"Können Sie bis Dienstag liefern?" Diese Frage kann mehrere Prüfschritte auslösen: Lagerbestand, Zulauftermine, Alternativen und gegebenenfalls eine Rückfrage beim Lieferanten. Wie viel Durchlaufzeit dabei entsteht, muss im eigenen Angebotsprozess gemessen werden.
Änderungsschleifen
Ändert ein Kunde eine Position, Menge oder Ergänzung, können Kalkulation, Verfügbarkeit und Freigabe erneut geprüft werden müssen. Wie oft solche Schleifen auftreten, gehört in die Ausgangsmessung.
Trennen Sie Bearbeitungszeit und Wartezeit. Eine technische Automatisierung verkürzt keinen Freigabeweg, wenn Zuständigkeiten oder Grenzwerte ungeklärt bleiben.
Was kostet eine langsame Angebotserstellung?
Die Prozesskosten pro Bestellung lassen sich mit den eigenen Zeit- und Kostendaten berechnen. Dasselbe gilt für die Angebotserstellung. Relevant sind Bearbeitungszeit, Wartezeit, Zahl der Änderungsschleifen und die tatsächliche Auftragsquote.
Modellrechnung, keine Branchenkennzahl: Angenommen, ein Angebot bindet 45 Minuten Arbeitszeit, der intern angesetzte Vollkostensatz beträgt 55 Euro pro Stunde und das Haus bearbeitet 40 Angebote an 250 Arbeitstagen. Dann ergeben sich rund 41 Euro direkte Arbeitskosten je Angebot und 412.500 Euro pro Jahr. Ersetzen Sie jede Annahme durch den Messwert Ihres Hauses.
Opportunitätskosten: Diese sind schwerer zu beziffern. Frei werdende Kapazität hat nur dann einen wirtschaftlichen Wert, wenn vorab festgelegt und später belegt wird, wofür sie genutzt wird, etwa für Projektangebote, Akquise oder Cross-Selling.
Verlorene Aufträge: Eine lange Reaktionszeit kann die Zuschlagschance beeinträchtigen. Ob und in welchem Umfang das geschieht, zeigt nur die Verbindung aus Angebotsdauer, Auftragsquote und dokumentiertem Absagegrund.
Messen Sie Ihre Angebotsdurchlaufzeit vom Eingang der Anfrage bis zum Versand. Trennen Sie aktive Bearbeitung und Wartezeit. Beides braucht unterschiedliche Maßnahmen.
Wie sieht automatisierte Angebotserstellung aus?
Automatisierung bedeutet hier, klar definierte Routineschritte vorzubereiten und Ausnahmen zur fachlichen Entscheidung weiterzugeben. Welcher Anteil dafür geeignet ist, zeigt der Pilot.
Eurostat führt Textanalyse und KI-gestützte Workflow-Automatisierung als betriebliche KI-Technologien in Unternehmen.
Anfragen automatisch strukturieren
Eine eingehende E-Mail-Anfrage kann automatisch analysiert werden: Welcher Kunde fragt an? Welche Artikel sind gemeint? Welche Mengen? Bei Freitext-Anfragen schlägt die KI Zuordnungen zum Artikelstamm mit Konfidenzwerten und Alternativen vor. Uneindeutige Angaben bleiben für die Sachbearbeiterin sichtbar.
Preise und Konditionen automatisch ermitteln
Das System kann kundenspezifische Konditionen, Staffelpreise und Rahmenverträge nach definierten Regeln prüfen und Positionen kalkulieren. Sonderkonditionen oder abgelaufene Vereinbarungen bleiben in der manuellen Prüfung. Welche weiteren Freigaben nötig sind, legt der Fachbereich fest.
Verfügbarkeit aus dem führenden System
Freigegebene Lagerbestände, Zulauftermine und Alternativartikel können aus dem führenden System abgefragt werden. Bei fehlender Verfügbarkeit kann die Lösung Alternativen mit Datenstand, Lieferzeit und Preisdifferenz zur Prüfung vorschlagen.
Änderungen strukturiert verarbeiten
Bei einer Beispielanweisung wie "Position 7 auf 200 Stück erhöhen und Position 12 streichen" kann die Lösung die gewünschten Änderungen strukturieren. Kalkulation, Verfügbarkeit und Angebot werden anschließend nach den festgelegten Regeln neu geprüft; der Innendienst gibt das Ergebnis frei.
Modellrechnung mit ausdrücklichen Annahmen
Annahmen: 40 Angebote pro Arbeitstag. Für die Rechnung werden vor dem Pilot 75 Minuten je Angebot und in einem angenommenen Testablauf mit vorstrukturierter Anfrage und drei manuell geprüften Ausnahmen 10 Minuten angesetzt.
Rechnung: Die Differenz beträgt 65 Minuten je Angebot. Bei 40 Angeboten sind das rechnerisch rund 43 Arbeitsstunden pro Tag über das gesamte beteiligte Team.
Einordnung: Das ist eine Modellrechnung und keine Ergebniszusage. Erst ein Pilot mit Ihren Anfragen, Regeln und Freigaben zeigt die tatsächliche Differenz.
Fünf Schritte zur automatisierten Angebotserstellung
Nicht alles auf einmal. Ein klar abgegrenzter Einstieg macht Wirkung und Ausnahmen sichtbar.
1. Durchlaufzeit messen
Bevor Sie automatisieren, brauchen Sie eine Baseline. Messen Sie für zwei Wochen: Wie lange dauert ein Angebot vom Eingang bis zum Versand? Wie viele Änderungsschleifen gibt es? Welcher Anteil wird zum Auftrag? Diese Zahlen sind Ihr Maßstab.
2. Größten Kanal identifizieren
Welcher Eingangskanal verursacht den meisten manuellen Aufwand? Ermitteln Sie das aus Volumen, Bearbeitungszeit und Zahl der Rückfragen. Starten Sie mit einem ausreichend häufigen und klar abgrenzbaren Fall.
3. Artikelzuordnung automatisieren
Prüfen Sie, wie viele Positionen heute eindeutig zugeordnet werden und wie lange unklare Positionen dauern. Automatisieren Sie zunächst nur Zuordnungen, die sich anhand fester Schlüssel oder belastbarer Konfidenzwerte prüfen lassen.
4. Konditionsermittlung anbinden
Im zweiten Schritt die Preislogik automatisieren: Kundenkonditionen, Staffeln, Rahmenverträge. Das System kalkuliert, der Mensch prüft Ausnahmen.
5. Ergebnisse messen und ausweiten
Nach dem vereinbarten Messzeitraum werden Durchlaufzeit, Auftragsquote und Feedback des Innendiensts verglichen. Eine Ausweitung auf weitere Kanäle oder Angebotstypen folgt nur, wenn die festgelegten Abnahmekriterien erfüllt sind.
Angebotserstellung mit eigenen Kennzahlen bewerten
Ob die Reaktionszeit die Auftragsquote beeinflusst, lässt sich im technischen Fachgroßhandel nur mit den eigenen Angebotsdaten prüfen. Vergleichen Sie Durchlaufzeit, Verfügbarkeit, Preisstellung und dokumentierte Absagegründe.
Ein Pilot kann zeigen, ob strukturierte Erfassung und vorbereitete Prüfungen Prozesskosten, Reaktionszeit oder verfügbare Kapazität verändern. Pauschale Wirkungszusagen lassen sich daraus nicht ableiten.
Die kommerzielle Prozessseite zur Angebotserstellung zeigt Eingangskanäle, Systemweg, Ausnahmen, Freigaben und Pilotmessung im Zusammenhang.
Wenn Sie wissen möchten, wo in Ihrem Angebotsprozess der größte Hebel liegt, sprechen wir gerne darüber. 20 Minuten, konkret auf Ihre Situation bezogen, unverbindlich.
Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel