ROI von KI im Großhandel: So rechnen Sie den Business Case

Warum ein Business Case mit dem Ausgangswert beginnt

Ob sich KI-Automatisierung im Großhandel rechnet, lässt sich nicht mit einer allgemeinen Quote beantworten. Entscheidend sind Ihre Belegmengen, Bearbeitungszeiten, Ausnahmefälle, internen Kosten und der tatsächlich nutzbare Effekt.

Ein Business Case braucht deshalb drei getrennte Ebenen:

• Gemessener Ausgangswert: Was kostet der Prozess heute?
• Geprüfte Veränderung: Welche Zeit, Fehler oder Bestände verändern sich im Pilot tatsächlich?
• Vollständige Investition: Welche einmaligen, laufenden und internen Kosten entstehen?

Das AI Risk Management Framework des NIST behandelt Messen und laufendes Verwalten als eigene Funktionen über den Lebenszyklus eines KI-Systems. Für den Business Case bedeutet das: Die Rechnung endet nicht mit dem Go-live.

Welche Werte Sie vor dem Pilot erheben sollten

Wählen Sie einen klar abgegrenzten Prozess, zum Beispiel die Auftragserfassung. Erfassen Sie für eine repräsentative Stichprobe:

| Messwert | Einheit | Abgrenzung | |---|---|---| | Vorgangsvolumen | Bestellungen und Positionen je Tag | Eingangskanäle getrennt ausweisen | | Aktive Bearbeitungszeit | Minuten je Vorgang | Wartezeit separat messen | | Ausnahmen | Anteil und Grund | Fachlich berechtigte Ausnahmen nicht als Fehler zählen | | Korrekturen | Zahl und Aufwand | Nur nachträgliche Berichtigungen erfassen | | Interner Vollkostensatz | Euro je Stunde | Personalkosten und zurechenbare Gemeinkosten dokumentieren | | Systemkosten | Euro je Jahr | Lizenzen, Betrieb, Überwachung und Wartung einbeziehen |

Schätzungen können eine erste Spanne liefern. Vor einer Investitionsentscheidung sollten die entscheidenden Variablen jedoch gemessen oder durch Angebote belegt sein.

Modellrechnung für die Auftragserfassung

Das folgende Beispiel ist frei konstruiert. Es ist kein Kundenfall, kein Preisangebot und keine Ergebniszusage.

Annahmen zum Ausgangswert

• 300 Bestellungen pro Arbeitstag
• 250 Arbeitstage pro Jahr
• 6 aktive Bearbeitungsminuten je Bestellung
• 48 Euro interner Vollkostensatz je Stunde

Damit entstehen rechnerisch 75.000 Bestellungen pro Jahr. Die aktive Bearbeitungszeit beträgt 7.500 Stunden. Multipliziert mit 48 Euro ergeben sich 360.000 Euro modellierte Personalkosten pro Jahr.

Annahmen zur Veränderung

Für die Sensitivitätsrechnung wird angenommen, dass strukturierte Erfassung und Ausnahmeprüfung die aktive Bearbeitungszeit um 35 Prozent reduzieren. Dieser Wert ist eine Rechenannahme und muss im Pilot ersetzt werden.

35 Prozent von 360.000 Euro entsprechen 126.000 Euro rechnerischem Kapazitätswert pro Jahr. Der Betrag ist keine automatische Einsparung. Er wird nur wirtschaftlich wirksam, wenn die frei werdende Zeit produktiv genutzt oder tatsächlich kostenwirksam verändert wird.

Annahmen zu den Kosten

| Modellposition | Annahme | |---|---:| | Einmalige externe und interne Einführungskosten | 85.000 Euro | | Laufende Kosten pro Jahr | 36.000 Euro | | Rechnerischer Kapazitätswert pro Jahr | 126.000 Euro | | Rechnerischer Nettoeffekt pro Jahr | 90.000 Euro |

Unter diesen bewusst vereinfachten Annahmen beträgt die rechnerische Amortisationszeit rund 11,3 Monate: 85.000 Euro geteilt durch 90.000 Euro, multipliziert mit zwölf Monaten.

Weitere Nutzenhebel richtig berechnen

Andere Prozesse brauchen andere Kennzahlen. Pauschale Einsparquoten sind dafür keine belastbare Grundlage.

Disposition: Vergleichen Sie Lagerwert, Lieferfähigkeit, Fehlmengen, Notbestellungen und manuellen Prüfaufwand für dieselbe Artikelgruppe. Ein niedrigerer Bestand ist nur dann ein Nutzen, wenn die gewünschte Lieferfähigkeit erhalten bleibt.

Angebotserstellung: Messen Sie aktive Bearbeitungszeit, Wartezeit, Zahl der Änderungsschleifen und Auftragsquote. Eine schnellere Erstellung ist nicht automatisch mehr Umsatz.

Preiskalkulation: Prüfen Sie Durchlaufzeit von der Lieferantenänderung bis zur Freigabe, Zahl der Korrekturen und realisierte Marge. Eine Preisempfehlung braucht klare Leitplanken und Zuständigkeiten.

Reklamationsbearbeitung: Erfassen Sie Fälle, aktive Zeit, Gutschriften, Transport und wiederkehrende Ursachen. Automatisierung sollte die Ursachenanalyse nicht durch eine schnellere Verwaltung des Fehlers ersetzen.

So bauen Sie die Entscheidung belastbar auf

1. Prozess und Messgrenze festlegen. Benennen Sie Anfang, Ende, Eingangskanäle und beteiligte Rollen.

2. Ausgangswert messen. Verwenden Sie dieselbe Definition für Standardfall und Ausnahme. Dokumentieren Sie Stichprobe und Zeitraum.

3. Kosten vollständig erfassen. Berücksichtigen Sie externe Leistungen, interne Projektzeit, Schnittstellen, Betrieb, Überwachung, Schulung und Wartung.

4. Szenarien statt Einzelwert rechnen. Stellen Sie konservative, mittlere und günstige Annahmen gegenüber. Eine Investition sollte nicht nur im günstigsten Fall tragen.

5. Gemessene Pilotwerte einsetzen. Ersetzen Sie Annahmen durch Zeitdaten, Fehler, Ausnahmen und Kosten aus dem Testbetrieb.

6. Nutzung der Kapazität klären. Frei werdende Zeit ist zunächst Kapazität. Legen Sie fest, ob sie für Beratung, schnellere Bearbeitung, Wachstum ohne zusätzliche Stellen oder eine andere konkrete Aufgabe genutzt wird.

Was im Business Case oft fehlt

Einige Effekte lassen sich nicht direkt in Euro übersetzen. Sie sollten trotzdem mit beobachtbaren Größen verbunden werden:

• Arbeitsqualität: Korrekturen, Rückfragen und unterbrochene Vorgänge
• Geschwindigkeit: Durchlaufzeit vom Eingang bis zur fachlichen Freigabe
• Verlässlichkeit: Abweichungen, Reklamationen und dokumentierte Ursachen
• Nutzbarkeit: Akzeptierte, geänderte und abgelehnte Systemvorschläge
• Betriebsrisiko: Ausfälle, manuelle Ersatzwege und Zeit bis zur Wiederherstellung

Den ersten Pilot nach 14 Tagen auswerten

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Fynn Governatori

Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel