Fünf Kanäle, ein Chaos
Kennen Sie das? Morgens um halb acht stapeln sich die Faxe, das E-Mail-Postfach quillt über, und der Innendienst telefoniert gleichzeitig Bestellungen ab. Dazu kommen Aufträge über den Webshop und per WhatsApp. Fünf Kanäle, fünf verschiedene Formate, ein überarbeitetes Team.
Im technischen Fachgrosshandel ist das Alltag. Und genau hier liegt einer der grössten Hebel für Automatisierung: die Auftragserfassung über alle Kanäle hinweg.
Warum der Medienbruch so teuer ist
Jeder Kanalwechsel bedeutet manuelle Arbeit. Ein Fax muss gelesen, interpretiert und ins ERP getippt werden. Eine E-Mail-Bestellung muss geöffnet, die Artikelnummern herausgesucht und übertragen werden. Bei telefonischen Bestellungen schreibt jemand mit und gibt die Daten anschliessend ein.
Diese Zahlen sehen isoliert betrachtet harmlos aus. Aber rechnen Sie das auf 400 Bestellungen pro Tag hoch, und der Aufwand wird greifbar. Bei einem mittelständischen Elektrogrosshändler mit dieser Auftragsmenge sind das über 50 Stunden manuelle Erfassung pro Woche. Fünf Stellen, die nichts anderes tun als tippen.
So funktioniert die automatische Erfassung
Die Lösung ist kein neues ERP-System. Es ist eine Schicht, die sich zwischen Ihre Eingangskanäle und Ihr bestehendes System legt. Wir nennen das bei Conveso den "intelligenten Briefkasten".
Schritt 1: Alle Kanäle bündeln
Egal ob Fax-PDF, E-Mail-Anhang, Webshop-Bestellung oder Telefon-Mitschnitt: alle eingehenden Aufträge landen in einem zentralen Eingangsordner. Das passiert automatisch, ohne dass der Innendienst etwas tun muss.
Schritt 2: Intelligente Dokumentenerkennung
KI liest die Dokumente und erkennt, was bestellt wird. Artikelnummern, Mengen, Lieferadressen, Wunschtermine. Dabei lernt das System mit der Zeit: Stammkunden bestellen oft in ähnlichen Mustern, und das System wird bei jeder Bestellung treffsicherer.
Schritt 3: Automatischer ERP-Abgleich
Die erkannten Daten werden mit Ihrem Artikelstamm, den Lagerbeständen und den Kundenkonditionen abgeglichen. Stimmt alles? Dann geht der Auftrag direkt ins System. Gibt es Unstimmigkeiten, etwa eine unbekannte Artikelnummer oder eine ungewöhnlich hohe Menge, wird der Auftrag zur Prüfung markiert.
Schritt 4: Bestätigung mit einem Klick
Ihr Innendienst arbeitet nur noch mit Ausnahmen. Standard-Bestellungen laufen vollautomatisch durch. Das Team prüft lediglich die markierten Fälle und bestätigt mit einem Klick.
Was sich für den Innendienst ändert
Die häufigste Frage, die wir bei Conveso hören: "Und was machen meine Leute dann?" Die Antwort: das, wofür Sie sie eigentlich eingestellt haben.
Statt stundenlang Faxe abzutippen, beraten Ihre Mitarbeiter Kunden. Sie klären technische Rückfragen, bearbeiten Reklamationen proaktiv und kümmern sich um Angebote für neue Projekte. Alles Aufgaben, die direkt zum Umsatz beitragen.
Praxisbeispiel: Elektrogrosshändler in NRW
Mehr zu diesem Praxisbeispiel finden Sie in unserem ausführlichen Case.
Welche Kanäle lassen sich automatisieren?
Nicht jeder Kanal ist gleich komplex. Hier eine realistische Einschätzung:
| Kanal | Automatisierungsgrad | Aufwand | |-------|---------------------|---------| | E-Mail mit PDF-Anhang | 90-95 % | Gering | | Fax | 85-92 % | Mittel (OCR-Qualität variiert) | | Webshop | 100 % | Minimal (strukturierte Daten) | | Telefon | 70-80 % | Höher (Speech-to-Text + Interpretation) | | WhatsApp/Messenger | 80-90 % | Mittel |
Der pragmatische Ansatz: Starten Sie mit den Kanälen, die das höchste Volumen und die beste Datenqualität haben. Meistens sind das E-Mail und Fax. Telefon und Messenger folgen in einer zweiten Phase.
Ihr ERP bleibt, wie es ist
Ein Punkt, der unseren Kunden besonders wichtig ist: die Automatisierung dockt an Ihr bestehendes ERP an. Ob GWS, Sage oder Oxaion, das System, mit dem Ihr Team arbeitet, bleibt. Die KI-Schicht kommuniziert über Schnittstellen mit Ihrem ERP und schreibt die Aufträge direkt hinein.
Kein Systemwechsel. Keine Umschulung. Keine Migrationsprojekte.
Was es kostet und was es bringt
Die ehrliche Rechnung für einen mittelständischen Grosshändler mit 200-500 Bestellungen pro Tag:
- Investition: Einrichtung und Anbindung, danach monatliche Nutzungsgebühr
- Amortisation: Typischerweise innerhalb von vier bis sechs Monaten
- Laufende Ersparnis: 30-50 Stunden pro Woche an manueller Erfassungsarbeit
- Nebeneffekt: Fehlerquote sinkt auf unter 1 %, Durchlaufzeit pro Auftrag von Minuten auf Sekunden
Die genauen Zahlen hängen von Ihrem Auftragsvolumen und Ihrer Kanalverteilung ab. In einem kurzen Gespräch können wir das für Ihre Situation einschätzen.
Der erste Schritt
Sie müssen nicht alles auf einmal automatisieren. Starten Sie mit dem Kanal, der den meisten Aufwand verursacht. Meistens ist das der Fax- und E-Mail-Eingang. In wenigen Wochen sehen Sie erste Ergebnisse, und Ihr Team spürt die Entlastung sofort.
Wenn Sie wissen möchten, wie das konkret für Ihren Betrieb aussehen kann, sprechen Sie mit uns. Wir schauen uns Ihre Situation an und zeigen Ihnen, wo der grösste Hebel liegt.
