Mehrere Eingangskanäle, ein gemeinsamer Prüfprozess
Beispielszenario, kein Kundenfall: Am Morgen liegen Bestellungen per Fax, E-Mail und Telefon vor; weitere Aufträge kommen über Webshop oder Messenger. Wie stark diese Kanäle den Innendienst belasten, zeigen Belegzahl, Bearbeitungszeit, Rückfragen und Korrekturen im eigenen Haus.
Im technischen Fachgroßhandel ist die kanalübergreifende Auftragserfassung deshalb ein sinnvoller Prüfkandidat für Automatisierung.
Welchen Aufwand erzeugt der Medienbruch?
Jeder Kanalwechsel bedeutet manuelle Arbeit. Ein Fax muss gelesen, interpretiert und ins ERP getippt werden. Eine E-Mail-Bestellung muss geöffnet, die Artikelnummern herausgesucht und übertragen werden. Bei telefonischen Bestellungen schreibt jemand mit und gibt die Daten anschließend ein.
So funktioniert die automatische Erfassung
Die Lösung ist kein neues ERP-System. Im Pilot prüfen Sie, ob eine Integrationsschicht Vorgänge aus freigegebenen Eingangskanälen aufnehmen, strukturieren und mit dem bestehenden System abgleichen kann.
Schritt 1: Alle Kanäle bündeln
Fax-PDF, E-Mail-Anhang, Webshop-Bestellung oder freigegebene Telefon-Mitschrift können in einem zentralen Eingang zusammengeführt werden. Welche Kanäle automatisch übernommen werden dürfen, wird je Kanal festgelegt.
Schritt 2: Intelligente Dokumentenerkennung
KI kann Dokumente auslesen und Artikelnummern, Mengen, Lieferadressen oder Wunschtermine als Felder vorschlagen. Ob ein Modell mit zusätzlichen freigegebenen Beispielen genauer wird, muss anhand getrennter Testbelege gemessen werden.
Eurostat zählt Textanalyse, Spracherkennung und KI-gestützte Automatisierung von Arbeitsabläufen zu den erfassten KI-Technologien in Unternehmen.
Schritt 3: Automatischer ERP-Abgleich
Die erkannten Daten werden mit Artikelstamm, Lagerbeständen und Kundenkonditionen abgeglichen. Nur ein fachlich definierter Standardfall darf über den freigegebenen Schreibweg als Auftrag oder Entwurf übergeben werden. Unstimmigkeiten, etwa eine unbekannte Artikelnummer oder eine ungewöhnlich hohe Menge, bleiben zur Prüfung markiert.
Schritt 4: Freigabe und Übergabe
Im Zielbild bearbeitet der Innendienst vor allem Ausnahmen. Welche Standardbestellungen ohne zusätzliche Prüfung weiterlaufen dürfen, legen Regeln, Berechtigungen und die gemessene Pilotqualität fest.
Was sich für den Innendienst ändert
Eine zentrale Frage lautet: "Welche Aufgabe übernimmt das Team mit der frei werdenden Kapazität?" Die Antwort sollte vor dem Pilot konkret festgelegt werden.
Frei werdende Kapazität kann für Kundenberatung, technische Rückfragen, Reklamationen oder neue Angebote eingeplant werden. Ob diese Verlagerung tatsächlich gelingt und wirtschaftlich wirkt, gehört in die Pilotmessung.
Was im Pilot belegt werden muss
Den dazugehörigen Ablauf erläutert unser Prozessmuster zur automatisierten Auftragserfassung.
Welche Kanäle lassen sich automatisieren?
Nicht jeder Kanal ist gleich komplex. Hier eine realistische Einschätzung:
| Kanal | Technischer Ansatz | Entscheidende Prüfung | |-------|---------------------|-------------------------| | E-Mail mit PDF-Anhang | Dokumentenerkennung | Lesbarkeit, Tabellenstruktur, Anhänge | | Fax | Dokumentenerkennung mit OCR | Scanqualität, handschriftliche Ergänzungen | | Webshop | Strukturierte Schnittstelle | Kunden-, Artikel- und Einheitenzuordnung | | Telefon | Mitschrift oder Spracherkennung mit Freigabe | Einwilligung, Akustik, eindeutige Bestätigung | | Messenger | Freigegebener Eingang mit Dokumentenerkennung | Datenschutz, Anhänge, Identität des Absenders |
Starten Sie mit dem Kanal, der in Ihrem Haus ausreichendes Volumen, wiederkehrende Formate und eine belastbare Datenqualität verbindet. Weitere Kanäle folgen erst nach der gemessenen Abnahme des ersten Ablaufs.
Das ERP bleibt das führende System
Die Automatisierung dockt an Ihr bestehendes ERP an. Das führende System bleibt für Artikel, Konditionen, Bestände und Aufträge maßgeblich. Die Integrationsschicht nutzt freigegebene Schnittstellen und schreibt nur definierte Ergebnisse zurück.
Für einen klar abgegrenzten Eingangskanal kann ein Systemwechsel entfallen. Welche Einweisung, Konfiguration oder Datenanpassung dennoch nötig ist, wird im Pilot festgelegt.
Was es kostet und was es bringt
Die Rechnung braucht Ihre eigenen Werte:
- Ist-Kosten: Belegzahl multipliziert mit Bearbeitungszeit und internem Vollkostensatz
- Fehlerkosten: Zahl der Korrekturen multipliziert mit dem gemessenen Aufwand je Fall
- Pilotnutzen: Differenz derselben Werte vor und nach dem Pilot
- Gesamtkosten: Einrichtung, Betrieb, interne Mitarbeit und Wartung
Eine Amortisation darf erst aus diesen Werten abgeleitet werden. Pauschale Branchenquoten ersetzen diese Rechnung nicht.
Der erste Schritt
Sie müssen nicht alles auf einmal automatisieren. Starten Sie mit dem Kanal, der nach Ihrer Messung den meisten wiederkehrenden Aufwand verursacht. Vergleichen Sie danach Bearbeitungszeit, Ausnahmen und Korrekturen mit der Ausgangslage.
Wenn Sie wissen möchten, wie das konkret für Ihren Betrieb aussehen kann, sprechen Sie mit uns. Wir schauen uns Ihre Situation an und zeigen Ihnen, wo der größte Hebel liegt.
Geschäftsführer und Berater für den technischen Fachgroßhandel