Conveso Industry Report

Manuelle Datenerfassung kostet Kanzleien bis zu 25% ihrer Arbeitszeit – während Mandanten schnellere, digitalisierte Lösungen erwarten.

Führende Kanzleien steigern ihre Produktivität um 35% durch KI-gestützte Dokumentanalyse, senken Prozesskosten um 28% und schaffen 40% mehr Beratungszeit pro Mandant durch automatisierte Buchhaltung, Tax-Workflows und Audit-Automation.

Prozessineffizienzen, die Wachstum und Mandantenzufriedenheit bremsen

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer verlieren im Durchschnitt monatlich 60-90 Stunden pro Mitarbeiter durch doppelte Dokumentenerfassung, Medienbrüche und überholte Kommunikation. Die folgenden sechs Pain Points zeigen, wo Kanzleien aktuell die größten Wachstumsbremsen erleben.

Manuelle Belegerfassung frisst 12-15 Stunden pro Woche und Mitarbeiter

  • 25% der Arbeitszeit für Dokumentenerfassung und Ablage
  • Fehlerquote in Datenerfassung bei 7% (OCR ungenutzt)
  • Mandanten reichen Belege unstrukturiert ein
  • Freigaben und Rückfragen per E-Mail – unübersichtlich
  • Wertvolle Arbeitszeit statt Beratungstätigkeit

Prozesse zwischen Tax, Accounting und Payroll laufen parallel statt integriert

  • 3 Systeme (DATEV, Personalwirtschaft, DMS) ohne Echtzeit-Schnittstellen
  • Daten werden mehrfach manuell erfasst
  • Koordination verteilt auf Kanzleileitung, Mandantenmanagement, Sekretariat
  • Abweichungen führen zu Rückfragen und Fristproblemen
  • 40-60 Minuten Overhead pro Mandant und Monat

Jährliche Abschlussprüfung nimmt 40% zu viele Stunden durch manuelle Stichproben

  • 40% der Audit-Zeit entfällt auf manuelle Belegprüfung
  • Repetitive Prüfpfade ohne Risikoorientierung
  • Workpapers doppelt gepflegt (Tools + Excel)
  • Automatisierungsanteil erst 15%, Potenzial: 60%
  • Unzureichende Mandanten-Datenintegration (Bank, ERP-Systeme)

Kommunikation mit Mandanten verursacht 150 E-Mail-Wechsel pro Projekt

  • Durchschnittlich 150 E-Mails pro Jahr und Mandant
  • 50% davon Dokumentanfragen oder Statusabfragen
  • E-Mails zwischen Kanzlei, Mandant, Dritten unstrukturiert
  • Dubletten, falsche Versionen kosten 3-5 Stunden pro Woche
  • Hoher Betreuungsaufwand senkt Beratungszeit

Reporting, Fristen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen verursachen Engpässe

  • Fristenmanagement außerhalb Fachsysteme (Excel)
  • Engpässe bei Monatsabschluss, Lohn- und Umsatzsteuertermine
  • Fehlerhafte Abgaben durch Überlastung, doppelte Arbeiten
  • Fehlende Transparenz über Status und Verantwortlichkeiten
  • Stress belastet Mitarbeiterzufriedenheit und Qualität

Fachkräftemangel verschärft sich durch ineffiziente Tools und Überlastung

  • Fachkräftemangel: 13.000 offene Stellen in Steuerberatung 2025 (DStV)
  • 18% Fluktuationsrate (VDZ)
  • Monotone Tätigkeiten erhöhen Unzufriedenheit
  • Fehlende Automatisierung verschärft Kapazitätsengpass
  • Kanzleien lehnen Neukunden aus Ressourcenmangel ab

Intelligente Kanzlei-Automatisierung für mehr Beratung und weniger Administration

Führende Kanzleien nutzen KI-gestützte Automatisierung, die Buchhaltung, Prüfungen und Kommunikation orchestriert – für Compliance, Zeitgewinn und Mandantenbindung auf einem neuen Niveau.

KI-basierte Belegerkennung & automatische Buchungserstellung

  • KI liest Belege automatisch aus E-Mail, Upload oder Scanner
  • Automatische Konto-Vorschläge durch Machine Learning
  • Fehlerhafte oder doppelte Belege werden markiert
  • 40-60% Zeitersparnis je Buchungsvorgang
  • Mitarbeiter prüfen nur noch Sonderfälle und Ausnahmen
Impact Berechnung

Ausgangssituation:

  • Kanzlei mit 25 Mitarbeitern
  • 1.200 Mandate, 750.000 Belege/Jahr
  • Ø Zeit für einen Beleg: 45 Sekunden
  • Fehlerquote 7%

Berechnung:

  • Bearbeitungszeit halbiert (45s → 18s) = -60%
  • 750.000 × 27s = 5.625 Stunden eingespart
  • Kostenansatz 42€/h = 236k€ Direktersparnis
  • Fehlerkosten (7% × 42€/Fehler × 52.500 Belege): 154k€ → -90% = 138k€
  • Gesamt: ~374k€ Einsparung, abzüglich 120k€ Implementierung = 254k€

Fehlerquote

-90%

End-to-End Workflow Automation für Tax & Accounting

  • End-to-End-System verbindet Tax, Payroll, Accounting mit Shared Data Layer
  • Automatische Weitergabe Elemente (z. B. Lohn → Steuer → Reporting)
  • Fristenmanagement integriert, automatische Erinnerungen
  • 30% weniger administrative Abstimmung
  • Fehler durch doppelte Datenerfassung nahezu eliminiert
Impact Berechnung

Ausgangssituation:

  • 25-Mitarbeiter-Kanzlei, 1.200 Mandate
  • Administrative Nebentätigkeiten: 1.200 Stunden/Monat
  • Fristenfehler 7% aller Mandate

Berechnung:

  • Prozesskosten -28%: 1.200h × 42€ × 0,28 = 14.100€/Monat = 169k€/Jahr
  • Fristenfehler 7% → 0,3%: 84 auf 4 Mandate reduziert, 80 Fälle weniger à 800€ Strafe = 64k€
  • Preis neuer Softwarelösungen: 45k€ Implementierung, 20k€ Betrieb

Accounting

213k€

Audit AI – automatisierte Prüfungsunterstützung für Audit-Teams

  • KI analysiert >100 Prüfungsmerkmale in Echtzeit
  • Anomalien werden automatisch markiert und priorisiert
  • Workpaper mit Prüfungsnachweisen automatisch generiert
  • Stichprobenauswahl risikoorientiert statt zufällig
  • Mandantenintegration: automatisierter Datenimport (Bank, ERP, Buchhaltung)
Impact Berechnung

Ausgangssituation:

  • Audit-Team 10 Prüfer, 350 Prüfungsmandate
  • Ø Prüfungsdauer: 150h pro Mandat
  • 70% der Zeit für Datenprüfung / Workpapers

Berechnung:

  • Audit-Time -30% bei 10 Prüfern à 1.500h/Jahr = 4.500h
  • 4.500h × 55€/h = 247k€ Einsparung
  • Prüfungsqualität: -15% Nacharbeit, -20% Reviewer-Aufwand = 90k€

Qualitätssteigerung

+337k€

Mandanten-Portal mit Chat-Kommunikation und Dokumentaustausch

  • Mandantenportal ersetzt E-Mail-Kommunikation
  • Chatfunktion mit Dokumenteinteilung pro Thema/Mandat
  • Sichere Cloud-Ablage für alle Finanzdokumente
  • Mandantenstatus immer sichtbar: „in Prüfung“, „freigegeben“, „übermittelt“
  • Digitale Signaturen integriert
Impact Berechnung

Ausgangssituation:

  • 1.200 Mandate, 2,5 E-Mails/Tag/Mandat = 900k E-Mails/Jahr
  • Bearbeitungszeit pro E-Mail: 2,5 Minuten
  • Inbound-Kommunikationskosten: 900k × 2,5min × 42€/h = 1,575M€

Berechnung:

  • E-Mail-Aufkommen -70% = 630k E-Mails weniger
  • Zeitersparnis: 630k × 2,5min × 42€/h = 1,1M€
  • Implementierung 150k€, Betrieb 60k€

Email Verarbeitung

1,04M€

RiskHub – Echtzeit-Compliance und Risikoüberwachung

  • AI-Modul überwacht alle Fristen, Abgabestände, Richtlinienverletzungen
  • Alarmiert zuständige Sachbearbeiter automatisch per In-App-Notification
  • Risikoclustering nach Mandantenprofilen
  • Berichte in Echtzeit für Kanzleileitung und Qualitätsmanagement
  • Automatische Nachweise für Berufsrecht und Datenschutz
Impact Berechnung

Ausgangssituation:

  • 1.200 Mandate
  • Fristenverletzung 7% → 0,3% Ziel
  • Ø Schaden je Verstoß: 800€
  • Kanzleiliche Revisionsaufwände: 240h/Monat à 45€

Berechnung:

  • Fristverletzungen 84 → 4 = -80 Fälle × 800€ = 64k€
  • Revisionseinsparung: 240h × 12 × 45€ = 129k€
  • Mitarbeiterentlastung 1.440h = 60k€

Revisionskosten

-200k€

Smart Workforce Planning für Steuerkanzleien

  • KI bewertet Bearbeitungsstände in Echtzeit
  • Workload-Vorhersage für 4 Wochen, dynamische Umverteilung
  • Automatische Kapazitätsplanung: Wer bearbeitet was, wann?
  • Visualisierung von Engpässen und Prioritäten
  • Alerts für drohende Überlastung, Urlaubsplanung integriert
Impact Berechnung

Ausgangssituation:

  • 25 Mitarbeiter, 42€/h
  • Überstunden: 220h/Monat à 42€ = 111k€/Jahr
  • Projektverzögerungen mindern Effizienz um 12%

Berechnung:

  • Effizienzsteigerung +18% = ~2.000 produktive Stunden mehr
  • Wert: 2.000 × 42€ = 84k€
  • Überstundenkosten -70%: 111k€ × 0,7 = 77k€
  • Implementierung 60k€, Betrieb 25k€

Überstunden

-75k€

Smart Workforce Planning für Steuerkanzleien

-75k€

RiskHub – Echtzeit-Compliance und Risikoüberwachung

-200k€

Mandanten-Portal mit Chat-Kommunikation und Dokumentaustausch

1,04M€

Audit AI – automatisierte Prüfungsunterstützung für Audit-Teams

+337k€

End-to-End Workflow Automation für Tax & Accounting

213k€

KI-basierte Belegerkennung & automatische Buchungserstellung

-90%

Jährliche Einsparung

3,91M€

Berechnen Sie Ihr Digitalisierungspotenzial

Kanzlei-Digitalisierungscheck: Wie viel Potenzial verschenken Sie durch manuelle Prozesse?

  • Excel-Tool analysiert Kanzlei-Effizienz in 8 Minuten – 6 Kennzahlen eingeben
  • Sofort-Berechnung: Zeitersparnis + Kosteneffizienz + Mandantenbindung in €
  • ROI-Kalkulation inkl. Prozessautomatisierung und Workflow-Digitalisierung
  • Bonus: Checkliste mit 10 Quick Wins für digitale Steuerprozesse
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Unsere Implementierungsmethodik

Systematische Transformation zur Smart Tax Firm in drei Phasen

Wir kombinieren tiefes Kanzlei-Know-how mit moderner Automatisierungs-Technologie. Unser Ansatz unterscheidet sich fundamental: Statt einzelne Tools einzuführen, entwickeln wir eine integrierte Kanzleilandschaft aus digitaler Buchhaltung, automatisierter Steuerprüfung und schlanker Mandantenkommunikation. Erste Effizienzgewinne ab Woche 2.

1

Workflow & Prozessanalyse Kanzlei

Analyse Dokumentenflüsse: Belegeingang, Verarbeitung, Freigabe, Archivierung Identifikation Automatisierungspotenziale in Tax, Accounting, Payroll Bewertung IT-Landschaft (DMS, DATEV, Lexware, E-Mail) Messung administrativer Aufwände und Leerlaufzeiten Opportunity Map: Quick Wins (z.B. OCR-Automatisierung, eAkten)

Kontakt aufnehmen
2

Pilotierung mit Top-Mandanten

Start mit digitalisierungsaffinen Mandanten (z. B. E-Commerce, Start-ups) 2-Wochen-Sprints: Automatisierte Belegerkennung, KI-Prüfroutinen, Workflow-Digitalisierung Anwenderschulungen und Kanzleiprozess-Coaching Review: Rücklaufquote, Effizienz, Mandantenzufriedenheit Nach 8-10 Wochen: Validierter Business Case mit messbarer Einsparung

3

Rollout auf Kanzlei und Audit-Teams

Rollout auf alle Teams (Tax, Audit, Payroll, Advisory) Integration automatischer Risikoanalyse und Audit-Algorithmen Dashboarding: Echtzeit-Auslastung, Fristenüberwachung, Mandantenstatus Kontinuierliche Prozessoptimierung durch KI-Empfehlungen Nach 12 Monaten: 35% Produktivitätssteigerung, 40% mehr Beratungsleistung

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