Conveso Industry Report

Dokumentationslast bindet 40% Ihrer Pflegezeit – während Patienten warten und Abrechnungen scheitern.

Führende Klinikgruppen reduzieren administrative Belastung um 60%, steigern Bettenauslastung auf über 92% und verkürzen Abrechnungszyklen von 3 Wochen auf 48 Stunden durch intelligente Prozessautomatisierung.

Strukturelle Engpässe im Klinik- und Reha-Alltag

Deutsche Krankenhäuser verlieren jährlich über 8 Milliarden Euro durch ineffiziente Ressourcensteuerung, verzögerte Abrechnungen und hohe Personalfluktuation. Die folgenden sechs systemischen Herausforderungen verhindern, dass Ihre Einrichtung ihr volles medizinisches und wirtschaftliches Potenzial entfaltet.

Fragmentierte Dokumentation bindet 35-40% der Pflegezeit

  • 35-40% der Arbeitszeit für administrative Tätigkeiten statt Patientenversorgung
  • Mehrfacherfassung: Papier → Excel → KIS → Abrechnungssystem
  • 10 Stunden pro Woche und Pflegekraft für redundante Dokumentation
  • Fehleranfälligkeit und Zeitverzug durch manuelle Übertragung
  • Hauptursache für Arbeitsunzufriedenheit und Fluktuation bei Pflegekräften

Intransparente Bettensteuerung führt zu Auslastungslücken und Überbelegung

  • Belegungsquote 75-82% statt möglichen 88-92% durch ineffiziente Steuerung
  • Stationsübergreifende Kapazität erst nach manueller Rückfrage bekannt
  • Notfallüberbelegungen erzeugen Personalüberlastung und Qualitätsverluste
  • Verspätete Aufnahmen wegen fehlender Echtzeit-Transparenz
  • Fehlende Prognosen für Verlegungen (Intensiv, OP, Reha)

Fehlerhafte Kodierung und verzögerte Abrechnung kosten 5-10% Erlöse

  • Abrechnungszyklus 3-4 Wochen statt möglichen 3-5 Tagen
  • 5-10% Erlösverlust durch unvollständige oder fehlerhafte Kodierung
  • Kodierende müssen Rückfragen stellen, Nachweise fehlen
  • Verzögerte Geldeingänge belasten Liquidität
  • Ablehnungen durch Kostenträger wegen fehlender Leistungsnachweise

Ineffiziente Patientenpfade verlängern Verweildauer unnötig

  • Verweildauer 15-20% länger als medizinisch notwendig
  • Doppelte Diagnostik (Labor, Imaging) durch fehlende Synchronisation
  • “Hot-Spot”-Effekte in Diagnostik erzeugen Warteschleifen
  • Patientenverlegungen zwischen Stationen verzögert
  • Jeder zusätzliche Tag kostet 400-600€ ohne Mehrerlös

Abteilungsübergreifende Kommunikation auf niedrigem Digitalisierungsniveau

  • Übergaben per Telefon, Fax oder handschriftliche Protokolle
  • Kritische Patienteninformationen oft nicht rechtzeitig geteilt
  • Missverständnisse und Verzögerungen zwischen Klinikbereichen
  • Risiko für Qualität und Rechtssicherheit
  • Ineffizienter Austausch kostet täglich Stunden

Fehlende Transparenz über Kosten, Fallsteuerung und Erlöspotenziale

  • Kosten pro Patient, Erlöse je DRG nur nachlaufend verfügbar
  • Verweildauer pro Indikation erst nach Entlassung auswertbar
  • Prozessverantwortliche auf verzögerte Reports angewiesen
  • Steuernde Eingriffe passieren zu spät
  • Geschäftsführung arbeitet mit veralteten Daten

Intelligente Automatisierung für Patientenfokus und wirtschaftliche Stabilität

Führende Klinikgruppen nutzen KI-gestützte Systeme, die nicht nur administrative Last reduzieren, sondern medizinische Teams befähigen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – Patientenversorgung auf höchstem Niveau.

Digitale Patientenakte mit intelligenter Kontextsteuerung und Spracherkennung

  • Alle Daten einmalig digital erfasst: Vitaldaten, Medikation, Befunde, Aufklärung
  • Schnittstellen zu Labor, Radiologie, Medizintechnik binden Befunde direkt ein
  • KI-Prompts erkennen fehlende oder unplausible Informationen
  • KI-Prompts erkennen fehlende oder unplausible Informationen
  • Spracherkennung ermöglicht Dokumentation während Patientenkontakt
  • Dokumentationszeit sinkt von 35-40% auf 12-15% der Arbeitszeit
Impact Berechnung

Ausgangssituation:

  • Akutklinik 300 Betten, 850 Mitarbeiter
  • 200 Pflegekräfte à 50k€ Jahreskosten
  • 35% Arbeitszeit für Dokumentation = 17,5h/Woche
  • Aktuelle Dokumentationskosten: 200 × 50k€ × 0,35 = 3,5M€

Berechnung:

  • Reduktion Dokumentationszeit von 35% auf 12% = -23 Prozentpunkte
  • Einsparung: 200 Pflegekräfte × 50k€ × 0,23 = 2,3M€
  • Zusätzlich: Fehlerreduktion -70% spart 300k€ Nachbesserung
  • Plus: Fluktuation -20% spart 200k€ Recruiting
  • Implementierung 800k€, Betrieb 150k€

Personalkosten

-2,8M€

Prädiktive Betten- und Personalplanung mit Machine Learning

  • ML analysiert historische Auslastung, Einweisungsmuster, Saisonalität
  • Prognose geplante und Notfallaufnahmen tagesaktuell
  • Dienstpläne automatisch angepasst an prognostizierte Auslastung
  • Behandlungsfenster optimiert, Überbelegungen verhindert
  • Bettenauslastung steigt von 78% auf 88%
Impact Berechnung

Ausgangssituation:

  • 300 Betten, Auslastung 78%
  • Pflegesatz 400€/Tag
  • Personalkosten 35M€ jährlich

Berechnung:

  • Auslastung 78% → 88% = +12,8% mehr Patiententage
  • 300 Betten × 365 Tage × 0,128 × 400€ = 5,6M€ Mehrerlös
  • Personaloptimierung: -8% durch Dienstplaneffizienz = 2,8M€
  • Implementierung 400k€, Betrieb 120k€

Personalkosten

-8M€

KI-basierte Leistungscodierung und Erlösoptimierung

  • KI durchsucht kontinuierlich digitale Dokumentation
  • Schlägt fehlende kodierbare Prozeduren und Diagnosen vor
  • Fehler- und Lückenprüfung läuft vor Abrechnung
  • Maximiert Fallerlöse, schließt Abrechnungslücken
  • Rückfragen der Krankenkassen -80%
Impact Berechnung

Ausgangssituation:

  • 300 Betten, 12.000 Fälle/Jahr
  • Durchschnittlicher Erlös 4.500€
  • Erlösverlust 5% durch Kodierfehler = 2,7M€
  • Abrechnungszyklus 21 Tage

Berechnung:

  • Erlösverlust von 5% auf 1,5% reduziert = 3,5 Prozentpunkte
  • 12.000 Fälle × 4.500€ × 0,035 = 1,89M€ Mehrerlös
  • Abrechnungszyklus 21 → 3 Tage = Liquidität +18 Tage
  • Implementierung 300k€, Betrieb 100k€

Erlössteigerung

+1,8M€

Automatisierte Patientenlogistik und Workflow-Steuerung

  • Zentrales Modul plant Patientenwege über alle Stationen
  • Ressourcen (Bett, Therapie, OP-Slot) nach Verfügbarkeit zugeordnet
  • Wartezeiten und Aufenthaltsdauer sinken messbar
  • Behandlungen pro Tag steigen
  • Diagnostik und Therapie synchronisiert
Impact Berechnung

Ausgangssituation:

  • 12.000 Fälle/Jahr
  • Durchschnittliche Verweildauer 8,2 Tage
  • Zielverweildauer 7,2 Tage
  • Pflegesatz 400€/Tag

Berechnung:

  • Verweildauer 8,2 → 7,2 Tage = -12%
  • Freigewordene Kapazität: 12.000 Fälle × 1 Tag = 12.000 Tage
  • Zusätzliche Fälle möglich: 12.000 / 7,2 = 1.667 Fälle
  • Mehrerlös: 1.667 × 7,2 × 400€ = 4,8M€
  • Implementierung 350k€, Betrieb 100k€

Durchsatz

4,35M€

Interdisziplinäre Kommunikationsplattform mit Audit-Trail

  • Zentrale Plattform für alle behandelnden und administrativen Teams
  • Befunde, Therapiepläne zeit- und ortsunabhängig verfügbar
  • Übergaben automatisch dokumentiert
  • Priorisierte Alerts für sichere Zusammenarbeit
  • Rechtssichere Dokumentation mit Audit-Trail
Impact Berechnung

Ausgangssituation:

  • 850 Mitarbeiter
  • Kommunikationsaufwand 2h/Tag/MA
  • Fehler durch Kommunikationslücken: 150 Vorfälle/Jahr

Berechnung:

  • Kommunikationseffizienz +40%: 850 × 2h × 0,4 = 680h/Tag eingespart
  • Bei 50€/h Durchschnittskosten = 34k€/Tag = 12,4M€/Jahr (unrealistisch hoch)
  • Fehlerreduktion -65%: 150 → 52 Vorfälle, Kostenreduktion 300k€
  • Implementierung 250k€, Betrieb 80k€

Kostenreduktion

300k€

Echtzeit-Steuerungsdashboards für Management

  • Integration: Betriebswirtschaftliche, medizinische, organisatorische KPIs
  • Echtzeit-Anzeige: Belegung, Personaleffizienz, Kosten pro Tag, Erlöse
  • Engpassanalysen (Bottlenecks in Diagnostik)
  • Steuernde Maßnahmen kurzfristig einleitbar
  • Prognosen für Kapazitäten und Personalbedarfe
Impact Berechnung

Ausgangssituation:

  • 300 Betten, 48M€ Umsatz
  • Steuerung auf Basis nachlaufender Monatsberichte
  • Reaktionszeit auf Probleme: Wochen

Berechnung:

  • Früherkennung Erlöspotenziale: +2% durch bessere Steuerung
  • 48M€ × 0,02 = 960k€ Mehrerlös
  • Personaloptimierung durch Echtzeit-KPIs: 300k€
  • Implementierung 200k€, Betrieb 60k€

Erlösoptimierung

+800k€

Echtzeit-Steuerungsdashboards für Management

+800k€

Interdisziplinäre Kommunikationsplattform mit Audit-Trail

300k€

Automatisierte Patientenlogistik und Workflow-Steuerung

4,35M€

KI-basierte Leistungscodierung und Erlösoptimierung

+1,8M€

Prädiktive Betten- und Personalplanung mit Machine Learning

-8M€

Digitale Patientenakte mit intelligenter Kontextsteuerung und Spracherkennung

-2,8M€

Jährliche Einsparung

3,91M€

Berechnen Sie Ihr Optimierungspotenzial

Ressourcen-Effizienzcheck: Wo verlieren Sie Kapazität, Personal und Erlöse?

  • Excel-Tool analysiert Ihr Einsparpotenzial in 8 Minuten – 5 Kennzahlen eingeben
  • Sofort-Berechnung: Personalentlastung + Bettenauslastung + Liquiditätsverbesserung
  • ROI-Kalkulation mit Amortisation + Benchmark mit führenden Klinikgruppen
  • Bonus: Quick-Win-Checkliste für sofortige Prozessentlastung
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Unsere Implementierungsmethodik

Systematische Transformation zu Digital Healthcare Excellence in drei Phasen

Wir kombinieren tiefes Healthcare-Know-how mit modernster Automatisierungstechnologie. Unser Ansatz unterscheidet sich fundamental: Statt generischer KIS-Implementierung entwickeln wir mit Ihren Fach- und Pflegekräften praxistaugliche Lösungen, die medizinische Qualität steigern und gleichzeitig entlasten. Jede Phase liefert messbare Ergebnisse – spürbare Entlastung ab Woche 3.

1

Clinical Process & Resource Mapping

Workshops mit Pflege, Ärzten, Controlling analysieren Patientenpfade und Dokumentationsflüsse Zeitstudien identifizieren administrative Belastung und Medienbrüche Bewertung Bettensteuerung, Personalallokation, Abrechnungsprozesse Detaillierte Opportunity-Map mit priorisierten Automatisierungspotenzialen Quick Wins (digitale Visite, automatische Kodierung) vs. strategische Transformation

Kontakt aufnehmen
2

Pilotierung auf Modellstation

Start auf einer Pilotstation (typisch: internistische oder chirurgische Station) 3-Wochen-Sprints: Digitale Dokumentation, Ressourcenplanung, Kodierautomatik Enge Begleitung der Pflegekräfte: Training, Feedback, Optimierung Review nach Sprint: Zeitersparnis gemessen, Akzeptanz evaluiert Nach 9-12 Wochen: Validierter Business Case, bereite Teams für Rollout

3

Klinikweiter Rollout & Kontinuierliche Optimierung

Schrittweiser Rollout auf alle Stationen und Fachabteilungen Etablierung Continuous-Improvement: Dashboards für Prozessqualität und Ressourceneffizienz Entwicklung zusätzlicher KI-Agenten: Entlassmanagement, Personalprognose, OP-Planung Quartalsweise Reviews: System wächst mit veränderten Anforderungen Nach 12 Monaten: Messbar höhere Bettenauslastung, entlastetes Personal, schnellere Liquidität

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